Documenten bij luchtvracht

De luchtvrachtagent aan wie je als bedrijf je zending meegeeft, moet aangesloten zijn bij de International Air Transport Association (IATA) en maakt voor zijn transacties met de luchtvaartmaatschappijen gebruik van de Cargo Account Settlement Systems ofwel CASS, een betalingssysteem van IATA. Alle douane- en luchtvrachtdocumenten, zoals de Airwaybill, zijn aangemeld via het vrachtplatform Cargonaut. Deze documenten worden direct doorgeboekt voor de vlucht, zodat de zending bij aanlevering gelijk opgebouwd kan worden bij de afhandelaar. De betreffende agent zorgt dat alle partijen aan de kant van de ontvanger op de hoogte zijn.

Naast het organiseren van luchtvracht tussen verschillende luchthavens, zorgt de agent er samen met zijn lokale agenten voor dat de goederen wereldwijd van deur tot deur afgeleverd en opgehaald kunnen worden. Dit is specialistisch werk, want de agent moet van alles verstand hebben. Is er bijvoorbeeld sprake van een communautaire status (C1) binnen de Europese Unie (EU) of een T1-status daarbuiten? Ook moet hij precies weten waaruit de vracht bestaat en voor wie deze bestemd is.

Borgsom

Naast uitbesteden kun je luchtvracht ook zelf doen. Je begint met een postbus bij de afhandelaar, betaalt daar borg voor, en als je importgoederen binnenkrijgt, wordt de Airwaybill gepost in jouw postbus. De borg dekt minimaal de importkosten en eventuele schade. Zoals het vallen van de vracht vanaf de unit load device ofwel ULD, een pallet of container voor het vervoeren van vracht in vliegtuigen. Voor speciale zendingen als grote machines kun je een compleet chartervliegtuig leasen en zo een vracht van A naar B laten vliegen. Ook de douaneformaliteiten kun je zelf doen. Weet dat je een borgsom moet betalen, die wordt berekend op basis van de maximale waarde en hoeveelheid van de goederen.

Minimaal drie agenten

Bij export gaat het andersom. De fabriek stuurt een e-mail wanneer de vracht klaar is en waar deze naartoe moet. In de luchtvaart wordt hiervoor de ‘Gouden Gids’ AZ Freight gebruikt. De luchtvrachtagent gaat een zo snel mogelijke weg zoeken om de zending binnen maximaal drie dagen op de plaats van bestemming te krijgen; vaak is dat dezelfde dag. Iedere agent weet dit en behoort ook zo te werken. Luchtvracht kan worden vervoerd in een vrachtvliegtuig (full freight) of in de buik van een passagierstoestel (belly cargo), dat kan los of op ULD-niveau. Omdat er wereldwijd heel veel vluchten zijn waar een agent een goede deal uit kan halen, bestaat er geen verschil tussen de vrachttarieven voor passagiers- en vrachtvliegtuigen. Wie een luchtvrachtagent inhuurt, doet er verstandig aan bij minimaal drie agenten een offerte op te vragen, omdat de kosten en levertijden behoorlijk kunnen verschillen.

Veiligheidseisen

Bedrijven die zich bezighouden met internationale handel, krijgen te maken met de securityprogramma’s Authorized Economic Operator op het gebied van douane en Known Consignor (Bekende Afzender) voor luchtvracht, als er goederen door de lucht worden vervoerd. De aanslagen van 11 september 2001 in de Verenigde Staten vormden de aanleiding voor de EU om voor de burgerluchtvaart een basisbeveiligingsniveau te creëren, dat door alle lidstaten moet worden gehandhaafd. Deze securityregels zijn vastgelegd in EU-2015/1998 hoofdstuk 6. Verladers moeten aan de eisen Known Consignor voldoen of moeten de vracht laten scannen en screenen door hun logistiek dienstverlener.

Als je de status Known Consignor wilt hebben, moet je voldoen aan bepaalde veiligheidseisen in de processen. Bovendien moeten alle medewerkers die in aanraking komen met de luchtvracht, de basisopleiding Medewerker luchtvracht met goed gevolg hebben afgerond en in het bezit zijn van een Verklaring Omtrent Gedrag. Het doel van deze regeling is het beschermen van personen en goederen door te voorkomen dat goederen en voorwerpen aan boord worden gebracht die gebruikt kunnen worden voor het plegen van terroristische aanslagen. Hiervoor worden twee methodes gehanteerd:

1. Screening van de vracht

In dit proces zal alle vracht bestemd voor vervoer door de lucht worden gescreend op verdachte en verboden voorwerpen. Dit tenzij de vracht afkomstig is van een ‘erkend agent’ of ‘bekende afzender’, die de daarvoor vastgestelde beveiligingscontroles heeft toegepast. Nadat de screening heeft plaatsgevonden, mag de vracht de keten niet meer verlaten. Door een erkend luchtvrachtagent wordt ongescreende vracht als ‘onbekende vracht’ en dus als onveilig, en gescreende vracht als ‘bekende vracht’ en dus als veilig aangemerkt.

2. Supply Chain Security

De maatregelen die verlader en agent nemen, hebben tot doel te voorkomen dat verboden voorwerpen worden toegevoegd aan identificeerbare luchtvracht en dat de zending veilig wordt overgedragen aan een erkend luchtvrachtagent.

Kortom, krijg je te maken met geïdentificeerde luchtvracht, dan dien je de veiligheidsstatus te hebben van Known Consignor. In een Europese database kun je ook opzoeken welke bedrijven deze status hebben. In Nederland vallen deze bedrijven met hun status onder het ministerie van Justitie en Veiligheid en staan zij onder toezicht van de Koninklijke Marechaussee.

Dit artikel is geschreven door Glenn Gertsch, Aviation Security Trainer & Consultant bij het Nationaal Trainingscentrum Burgerluchtvaart.

Meer weten over luchtvracht? Volg een van onze luchtvrachttrainingen.