Bedrijven maken zich zorgen over beschikbaarheid douanesystemen

De meest gebruikte douanesystemen (DMS, AGS en NCTS) waren van begin mei tot begin juni dit jaar vaak niet beschikbaar blijkt uit de Nationale Helpdesk Douane. Dit werd voornamelijk veroorzaakt door storingen of onderhoud. In de periode van 6 mei tot en met 4 juni 2024 vonden de volgende storingen plaats:

• 06-05-24 7.23 - 13.24 uur: DMS in- en uitvoer, opslag – storing;
• 06-05-24 7.56 - 11.15 uur: AGS in- en uitvoer – storing;
• 14-05-24 6.30 - 12.00 uur: DMS in- en uitvoer, opslag; DTV; Deco; AGS in- en uitvoer – gepland onderhoud;
• 21-05-24 12.45 - 15.00 uur: DMS in- en uitvoer, opslag – gepland onderhoud;
• 28-05-24 9.30 uur - 29-05-24 7.00 uur: DMS in- en uitvoer, opslag; AGS in- en uitvoer; DTV – storing;
• 28-05-24 9.30 uur - 30-05-24 9.06 uur: NCTS – storing;
• 28-05-24 14.18 uur - 29-05-24 7.00 uur: Deco – storing;
• 30-05-24 8.20 - 10.11 uur: AGS in- en uitvoer; DMS in- en uitvoer, opslag; DTV; Deco – storing;
• 31-05-24 3.15 - 5.17 uur: NCTS – storing;
• 31-05-24 12.00 - 14.00 uur: NCTS – storing;
• 03-06-24 6.37 uur - 04-06-24 8.00 uur: DMS in- en uitvoer, opslag – storing;
• 03-06-24 10.30 - 15.00 uur: AGS in- en uitvoer – storing;
• 04-06-24 12.00 – 14.00 uur: DMS in- en uitvoer, opslag – storing.

Bij elkaar opgeteld, betekent dit dat DMS in- en uitvoer 65 uur onbeschikbaar was (waarvan 7 uur gepland onderhoud en 58 uur storing). AGS in- en uitvoer was 36,5 uur onbeschikbaar (5 uur gepland onderhoud en 31,5 uur storing). NCTS had 52 uur te maken met storing.

Impact beslist groot

Voor sommige bedrijven betekende dit ruim een werkweek waarin ze geen productie konden draaien. “Zendingen liepen soms vertraging tot twee dagen op en er was veel stress en werkdruk om de achterstanden op te lossen”, aldus Agnieszka Brodacz, specialist Customs & Trade Compliance bij evofenedex. “Omdat de noodprocedure helaas vaak niet werkt, hebben bedrijven geen andere keuze dan te wachten totdat de storing is verholpen of het onderhoud klaar is. Het Nederlandse bedrijfsleven vraagt zich af of het in een land dat zich de logistieke hotspot van Europa noemt wel acceptabel is dat douanesystemen zo vaak niet beschikbaar zijn.”

De Douane meet de beschikbaarheid van douanesystemen, maar drukt deze alleen uit in de vorm van een percentage: het aantal uren dat het systeem wel of niet beschikbaar was. Brodacz: “De actuele impact van het uitvallen van douanesystemen op de Nederlandse economie, en op het vertrouwen van het bedrijfsleven in de beschikbaarheid van deze systemen, is moeilijk in cijfers uit te drukken, maar is beslist groot.”

Informatie delen

In het Communicatieprotocol Onbeschikbaarheid van de Douane is te lezen dat de Douane bij het onverwachts niet beschikbaar zijn van systemen, de volgende vier zaken communiceert:

1. Datum en aanvangstijdstip van de verstoring
2. Welke douaneprocessen door de verstoring geraakt worden
3. Eventuele aanpassingen in de werkwijze (bijvoorbeeld inzet noodprocedure)
4. Indien bekend, de oorzaak van de verstoring

De in de eerste drie punten genoemde informatie wordt vaak netjes aangegeven. Voor wat betreft punt 4, werd – zelfs na de grote storing tussen 28 en 30 mei 2024 – geen informatie over de mogelijke oorzaak gedeeld. Dit ondanks herhaaldelijke verzoeken van de IT-werkgroep van het Overleg Douane Bedrijfsleven (waarvan ook evofenedex deel uitmaakt) dit te doen.

Wanneer verbeteringen?

De systemen van de Douane (de groene tak) draaien op hetzelfde platform als de systemen van de Belastingdienst (de blauwe tak). Het is inmiddels duidelijk dat de werking van deze systemen elkaars prestaties kan beïnvloeden. De Douane heeft gepland de douanesystemen (groen) op een apart platform te plaatsen. Het gaat echter nog even duren voordat deze wijziging zijn doorgevoerd, omdat de IT- resources momenteel met andere projecten bezig zijn.

evofenedex heeft deze situatie meerdere malen geëscaleerd naar de directeur die bij de Douane verantwoordelijk is voor de automatisering, naar directeur-generaal Nanette van Schelven van de Douane en zelfs naar staatssecretaris Aukje de Vries voor Toeslagen en Douane. Als resultaat hiervan zal de Douane zo snel mogelijk een toelichting geven over de huidige prestatieproblemen en laten weten wanneer het bedrijfsleven verbeteringen kan verwachten.