Systeemstoringen meest besproken onderwerp tijdens Dag van de Declarant

Alle aangevers zijn inmiddels gemigreerd naar het nieuwe Douaneaangiften Management Systeem (DMS) 4.0. Driekwart van de bedrijven is aangesloten op DMS 4.1. De uitdagingen om over te gaan op het nieuwe systeem lagen vaak niet aan de kant van de Douane maar vooral bij derde partijen zoals IT-bureaus. Door gebrek aan mankracht en middelen maken bedrijven vaak ook andere keuzes bij het prioriteren van projecten.

Probleem apart

De livegang van de Douane Vervoer Applicatie (DVA) was vorige week een probleem apart. Dit systeem was op 29 november klaar voor implementatie, maar vanwege een grote storing werd het pas op 31 november geïmplementeerd. Het lijkt erop dat de oorzaak van de door de Douane als prioriteit 1 genoemde storing niet bij de douanesystemen zelf lag, maar aan een netwerk en de koppelingen met systemen van de Belastingdienst. Voor bedrijven was dit alles helaas moeilijk te begrijpen. De IT-werkgroep van het Overleg Douane Bedrijfsleven, waar ook evofenedex bij is aangesloten, gaat bespreken hoe dit voorkomen kan worden. Wat is plan B als er weer systemen uitvallen?

Proof of Union Status

Een derde IT-probleem is de Proof of Union Status (PoUS). Dit is het Europese systeem waarmee de Douane de uniestatusbewijzen T2L en T2LF afgeeft en controleert. De Douane gedoogt tot nu toe om op de oude manier te blijven werken. Dit is vooral van toepassing op bedrijven die veel van zulke documenten opmaken en voor wie het gebruik van PoUS zonder koppeling met eigen systemen tot veel handmatige administratieve handelingen leidt. Echter, evofenedex heeft recent signalen ontvangen dat de autoriteiten van sommige landen (zoals Cyprus en Griekenland) geen T2L- en T2LF-documenten meer accepteren die in andere systemen dan PoUS zijn opgemaakt. evofenedex toetst dit momenteel bij de Douane en vraagt bij de Europese Commissie een update over de ontwikkelingen rond de connectiviteit van PoUS met bedrijfssystemen.

Communicatie vanuit Douane

“De Douane beseft soms niet volledig de pijn waarmee ondernemers te maken hebben als er storingen zijn”, aldus Ridvan Taci, die als de voorzitter van de Alliantie Douane Software deelneemt aan het Overleg Douane Bedrijfsleven. Samen met Godfried Smit praatte Taci de declaranten bij over alle actualiteiten. Smit is secretaris-generaal van de European Shippers' Council, de Europese verladersorganisatie, en vertegenwoordigt evofenedex in Brussel. Hij gaf aan dat de communicatie over de storingen in de IT-systemen vanuit de Douane veel te wensen overlaat. “Die communicatie moet specifieker en meer gericht zijn op de doelgroep. De informatiewens van de manager is bijvoorbeeld een andere dan die van de vakspecialist. Daarnaast moet de crisiscommunicatie beter op orde worden gebracht. Deze moet vooral empathischer en vollediger worden.”

Positie declarant

Andere onderwerpen die gisteren op de Dag van de Declarant in Veenendaal aan de orde kwamen waren de maatregelen die zijn voorgesteld om (drugs)criminaliteit tegen te gaan en waar je allemaal tegenaan loopt als je een CBAM-rapportage moet indienen. Dat laatste is nu actueler dan ooit want vanaf het derde kwartaal van 2024 moet je CBAM-goederen aangeven aan de hand van actuele waarden van hun CO₂-uitstoot. De deadline voor deze rapportage was op 31 oktober jongstleden.

In de middag lieten de bezoekers zich verder informeren over onderwerpen als de EUDR (ontbossingswet), oorsprong, exportcontrol en sancties en de (veranderende) positie van de declarant binnen organisaties. “Als dagvoorzitter van dit nuttige en gezellige evenement ben ik er trots op dat we weer zo’n aansprekend programma hebben kunnen samenstellen. Dat hier in Nederland behoefte aan is, blijkt uit het feit dat declaranten in zulke grote getalen naar Veenendaal zijn gekomen”, aldus Hans Kokje, bedrijfsadviseur en docent Oorsprong bij evofenedex.

Online declarantennetwerk

Als ondernemersvereniging behartigt evofenedex de belangen van haar leden in het Overleg Douane Bedrijfsleven. Voor declaranten heeft evofenedex de online community voor Declaranten. Hier kun je terecht met al je vragen op het gebied van douaneaangiften. Bovendien delen de leden regelmatig interessante artikelen en wetenswaardigheden met elkaar. Andere relevante netwerken voor leden van evofenedex zijn de Themagroep CBAM, de Community Oorsprong en de Themagroep Ontbossing.