Hoe ga je om met de Russische douane?

Transport naar Rusland is niet moeilijk en er zijn voldoende logistieke dienstverleners die de specifieke eisen van de Russische douane goed kennen. Van kleine zendingen tot volle trucks en van lucht- en zeevracht tot spoorvervoer; bijna alles is mogelijk. Bij het transport is het merendeel van eventuele extra kosten afhankelijk van de Russische douane. Naast wat pieken rond de jaarwisseling en een tekort aan transportvergunningen, vormen wachtdagen bij de douane het leeuwendeel van onverwachte extra kosten.

"Om onverwachte kosten te voorkomen, zijn goede voorbereidingen en duidelijke afspraken met de Russische importeur onmisbaar"

Om dit soort verrassingen zoveel mogelijk te voorkomen, zijn goede voorbereidingen en duidelijke afspraken met de Russische importeur onmisbaar. Wie zorgt waarvoor, wie draagt welke verantwoordelijkheden, hoeveel tijd is er voor inklaren en lossen, en wat zijn de kosten voor eventuele wachtdagen? De knelpunten in de logistiek, en de negatieve reputatie van verschepingen naar Rusland, zitten meestal in de details van de Russische douanedocumentatie. Het is dan ook aan te raden pas te verschepen wanneer de importeur formeel akkoord heeft gegeven dat de goederen kunnen vertrekken.

Stormvloed aan informatie in Russische douaneaangifte

Een Russische douanedeclaratie bevat zeer veel details. Zonder deze details kan de declaratie niet worden ingediend en kunnen de goederen niet worden ingeklaard. Zo moet de declaratie een korte maar allesomvattende productomschrijving bevatten, die dusdanig gedetailleerd is dat deze de opgegeven HS-douanecode bevestigt. Ook dienen zowel de naam van de exporteur als die van de producent te worden geregistreerd. Verder moeten, wederom per individueel product, het land van oorsprong en het netto/bruto gewicht worden opgegeven. De importeur zal vaak vragen naar technische productspecificaties om er zeker van te zijn, en te kunnen bewijzen, dat de opgegeven informatie juist is.

Als exporteur kun je het je Russische partners niet kwalijk nemen dat hun douane zoveel eisen stelt. Je kunt wél verwachten dat je partner de juiste mensen heeft of een professionele logistieke partij aanstelt, die het invoerproces efficiënt begeleidt en op gestructureerde wijze naar de benodigde informatie vraagt. Ter illustratie van hoeveel aandacht en tijd de Russische douaneformaliteiten vragen: exclusief warehousemedewerkers heeft Hellmann 130 werknemers in Rusland. Meer dan de helft van dit team is alleen bezig met inklaringen en douanegerelateerde documentatie.

Douanebrokers in Rusland

Omdat het correct classificeren en declareren van producten een complexe taak is, kiezen veel Russische importeurs ervoor zich bij de douane te laten vertegenwoordigen door een douanebroker. Deze draagt een gedeelde verantwoordelijkheid voor de correctheid van de douanedeclaratie. De brokers kennen de eisen van de Russische douane en kunnen de importeur begeleiden bij het tijdig en gestructureerd verzamelen van de benodigde informatie.

Nadruk op correcte gewichten

In de meeste gevallen evalueert de Russische douane de gedeclareerde waarde van een product door de prijs per kilo te vergelijken met de prijs per kilo van identieke en/of vergelijkbare producten die eerder geïmporteerd zijn. Bij een willekeurige controle is het dus te verwachten dat het gewicht van de goederen (en van de individuele producten) gecontroleerd wordt. Wanneer de gedeclareerde informatie niet correct is, geeft dit vertraging en loopt de importeur (en de douanebroker) het risico op serieuze juridische problemen.

Het is dus belangrijk de juiste gewichten op te geven en deze, indien nodig en mogelijk, specifiek te controleren. Als er toch twijfels zijn en je de gewichten niet kunt controleren, kun je het beste een iets te hoog gewicht opgeven. Dit verlaagt de gemiddelde waarde per kilo maar vrijwaart de importeur ervan dat hij wordt beschuldigd van smokkelen door meer producten (gewicht) te importeren dan hij heeft gedeclareerd.

Dit artikel is geschreven door Wijnand Herinckx, directeur Trade Solutions and Projects bij OOO Hellmann East Europe in Moskou.

Wil je meer weten over douanezaken? evofenedex heeft een breed aanbod van opleidingen om je douanekennis te vergroten. De opleidingen zijn niet specifiek op Rusland gericht, maar geven je de tools om douanezaken in ieder land af te handelen.