Maritieme housefilers kunnen zich voorbereiden op ICS2 release 3

Om als housefiler op te kunnen treden moeten duidelijke afspraken worden gemaakt met de betrokken partijen binnen de logistieke keten, zoals carriers, importeurs en exporteurs. De mogelijkheid om via de Shared Trader Interface (STI) housegegevens apart aan te leveren, maakt het noodzakelijk om te bepalen:

• Of de carrier multiple filing toestaat.
• Wie verantwoordelijk is voor het verstrekken van de housegegevens (importeur of exporteur).
• Hoe de informatie-uitwisseling tijdig en correct verloopt.

Het is van belang tijdig te zorgen voor informatieoverdracht omdat, in geval van containers, 24 uur voor laden een volledige ENS moet zijn ingediend, wat in principe is verzorgd door de vervoerder. De ENS kan in zijn plaats worden ingediend door een van de volgende personen (art 127 lid 4 DWU):

• De importeur of ontvanger van de goederen of een andere persoon in wiens naam of voor wiens rekening de vervoerder handelt.
• Eenieder die in staat is de goederen bij het douanekantoor van binnenkomst aan te brengen.

Zie ook: onderdeel 10.00.00, hoofdstuk 3, paragraaf 3.1.2 van het Handboek Douane.

IT-voorbereidingen en software-updates

Een succesvolle overstap op Import Control System 2 (ICS2) release 3 vereist IT-aanpassingen. Dit kan betekenen dat je met je (douane)softwareleverancier moet overleggen over de implementatie van nieuwe functionaliteiten. Voor bedrijven die zelf hun IT beheren, is het cruciaal te begrijpen welke aanpassingen nodig zijn.

Aanvragen deployment window

Om als housefiler operationeel te kunnen zijn, moet je bij de Douane een deployment window aanvragen. Doe dit zo snel mogelijk. Belangrijke aandachtspunten hierbij zijn:

• Het deployment window moet worden aangevraagd in de lidstaat waar het EORI-nummer is geregistreerd.
• Als je een softwareleverancier hebt en hij housefiling bij ICS2 ondersteunt, moet deze een self conformance test uitvoeren. Doe je dit zelf, dan ben je daar als bedrijf zelf verantwoordelijk voor.
• Bij multiple filing moet de carrier in de ENS het EORI-nummer vermelden van de partij die de housefiling uitvoert. Een voorbeeld van multiple filing is uitgewerkt in de Handboek Douane onder: Binnenbrengen via zee in het douanegebied van de Unie.

Praktische zaken

Voor welke regelingen geldt ICS2 release 3? ICS2 release 3 is van toepassing op goederen die per zeevracht de Europese Unie binnenkomen, inclusief transitgoederen en goederen die aan boord blijven.

Hoeveel gegevens bevat de ENS? De ENS bestaat uit 213 gegevenselementen, verdeeld over 45 categorieën.

Wie is aansprakelijk voor de ENS? Elke filer is verantwoordelijk voor het door hem ingevulde deel van de ENS. De Douane kan via EORI-nummers traceren wie welke gegevens heeft aangeleverd.

Tot wanneer kan een ENS worden gewijzigd? Wijzigingen zijn mogelijk tot het moment van aanbrengen van de goederen, tenzij de Douane al een controle heeft aangekondigd of onjuiste gegevens heeft vastgesteld.

Hoe werkt controle en risicoanalyse? Op basis van de ENS worden veiligheidscontroles uitgevoerd door het douanekantoor van eerste binnenkomst. Er zijn drie risiconiveaus:

1. Type A: goederen mogen niet geladen worden
2. Type B: controle bij de eerste haven van de Unie
3. Type C: controle in de loshaven

Actie ondernemen

Gezien de complexiteit van ICS2 release 3 en de impact op housefiling, is het raadzaam de volgende drie stappen te ondernemen:

1. Afspraken maken binnen de keten
2. IT-systemen gereedmaken
3. Een deployment window aanvragen

Portaal voor bedrijven

Het directoraat-generaal Taxation and Customs Union (TAXUD) van de Europese Unie heeft onlangs een portaal ingericht waar bedrijven informatie over ICS2 kunnen vinden. Hier is de informatie uit de portalen van release 1, 2 en 3 samengevoegd. In het nieuwe portaal is informatie te vinden over onderwerpen als systeemspecificaties, trainingsmateriaal en bedrijfscontinuïteit.

Meer informatie is te vinden op de website van de Douane, in het Handboek Douane en in de FAQ van de Europese Commissie. Mocht je vragen hebben waarop nog geen antwoord in deze bronnen beschikbaar is, neem dan gerust contact met evofenedex.