Van AGS naar DMS: bereid je goed voor

Met het nieuwe EU-datamodel kunnen de verschillende diensten van de lidstaten onderling beter communiceren. Met het huidige AGS is dit niet mogelijk. De invoer van het nieuwe aangiftesysteem DMS verloopt niet zonder slag of stoot. Het project is grootschalig en complex. En door trage besluitvorming in Brussel is de informatievoorziening vanuit de douane vertraagd. Als bedrijven zich hebben gehouden aan het spoorboekje van de douane, hebben ze hun keuze kenbaar gemaakt aan de douane. Bedrijven konden kiezen uit drie scenario’s:

1. De normale procedure voor de plaatsings- en invoeraangifte, inclusief versimpelde voorafaangifte;
2. Inschrijving in de administratie van de aangever met een aanbrengbericht;
3. Inschrijving in de administratie van de aangever, met ontheffing van het gebruik van het aanbrengbericht in geval van plaatsing. Dit is toegestaan als onderdeel van de ketenregeling.

In scenario 2 en 3 moet je een aanvullende periodieke aangifte indienen. In de praktijk bleek dat bedrijven hun keuze moesten maken op basis van incomplete informatie. Hierdoor hebben nog niet alle bedrijven een keuze doorgegeven.

Gevolgen voor softwareontwikkeling

De vertragingen bij de douane hebben ook grote gevolgen voor de ontwikkeling van de nieuwe aangiftesoftware. Als vertegenwoordiger van de wetgever bepaalt de douane namelijk mede de randvoorwaarden en specificaties van de digitale oplossing en wijze van de digitale communicatie.

Maar wat is de precieze oorzaak van de vertraagde softwareontwikkeling? De douane publiceerde eind juli 2021 pas de Message Implementation Guide (MIG), anderhalf jaar na de beloofde publicatiedatum. De MIG biedt softwareleveranciers duidelijkheid over de wettelijke eisen waaraan de software volgens het DWU moet voldoen. De User Manual MIG is nog niet gepubliceerd. Hierin staat hoe het DMS moet communiceren. Pas na oplevering van de User Manual MIG kunnen softwareleveranciers beginnen aan de volledige ontwikkeling van de software.

Groeiende druk softwareleveranciers

Dit alles zorgt voor een groeiende tijdsdruk bij softwareleveranciers. Want de deadline van 31 december 2022, waarop alle bedrijven over moeten zijn op het DMS, blijft staan. Daarnaast blijkt uit eerdere AGS-projecten dat softwareleveranciers een tweeledige rol hebben. Hun rol van de softwareleverancier beperkt zich niet tot het aanbieden van de oplossing. Aangevers verlangen ook ondersteuning bij de integratie in hun ERP- en/of WMS-omgeving. Door de verloren projecttijd zullen al deze werkzaamheden straks in een zeer korte periode plaatsvinden. En dat is een bijna onmogelijke taak. Hoe voorkom je dat ook jouw bedrijf in de problemen komt?

Vijf tips op me goed voor te bereiden

Omdat de ontwikkel- en overstaptijd steeds korter wordt, doen bedrijven er goed aan alvast te starten met de voorbereidingen. Met de volgende vijf tips zorg je voor een optimale voorbereiding:

1. Zorg dat alle ketenpartners aanhaken Een van de dingen die bedrijven nu al kunnen doen, is hun hele logistieke keten nalopen en de benodigde datacommunicatie in kaart brengen. Op welk moment dient wie over welke data te beschikken? Om hier achter te komen, ga je met alle partijen binnen en buiten je onderneming om tafel. Als je daarna in gesprek gaat met je softwareleverancier, kun je een scherpere indicatie van het benodigde budget krijgen. Zo weet je zeker dat je aan het einde van het jaar genoeg budget overhoudt voor de implementatie van deze (verplichte) software;
2. Praat met je IT- en softwareleverancier Besluit je met je IT- en softwareleverancier om de tafel te gaan zitten, dan kun je meteen duidelijke afspraken maken over de beschikbaarheid van externe krachten. Vraag na wie of wat er nodig is om het overgangsproces straks zo soepel mogelijk te laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan een consultant of andere derde partij maar ook aan andere betrokken afdelingen binnen je onderneming. Heb je dit eenmaal helder, vergeet dan niet ook ondersteuning te reserveren voor de implementatieperiode;
3. Stoom de interne operatie klaar Ook intern kun je de nodige voorbereidingen treffen: namelijk door te kijken welke gevolgen de keuzes hebben voor je onderneming. Stel dat je nu douanezaken afhandelt via GPA of SPA en besluit gegevens voortaan handmatig in te voeren. Of als je (nog) niet de mogelijkheid hebt gehad een bepaalde koppeling te realiseren. Dan is het belangrijk dat je voldoende medewerkers tot je beschikking hebt, die het hele proces goed onder de knie hebben. Hebben medewerkers misschien aanvullende kennis nodig? Zo ja, ga dan na welke organisatie deze kennis via een training kan inbrengen;
4. Regel de juiste vergunningen Een ander belangrijk punt: vergunningen. Het is zonde als een snelle implementatie stukloopt op verkeerde of ontbrekende vergunningen. Omdat de meeste bedrijven voor 1 juli 2021 hun scenariokeuze hebben doorgegeven, is het nu al mogelijk in overleg met de douane na te gaan welke vergunningen vereist zijn voor het door jou gekozen scenario. Let op, de douane is geen adviseur;
5. Houd de regie in eigen handen Onder ‘normale’ omstandigheden kan de softwareleverancier de klant ondersteunen met oplossingen die recht doen aan de persoonlijke situatie van die klant. Het gevaar is dat dit beeld ook voor deze aanpassingen bestaat. Belangrijk is dat ondernemingen daar hun verwachtingen bijstellen. Goede standaard (cloud)oplossingen zijn mogelijk maar maatwerk is ondoenlijk. De tijd tussen ontwikkeling van de software en de implementatie is daarvoor te kort. Als een eenvoudige softwareconversie goed loopt, mogen we samen dik tevreden zijn. In de bovenstaande tips is dat ook als uitgangspunt genomen. Samenvattend: de sleutel tot succes ligt dus in een tijdige start en regie van de aangever zelf gedurende het gehele traject.

De onderdelen van de verandering naar DMS

Douane Nederland geeft aan de de verandering uit vijf onderdelen bestaat.

1. De gegevensvereisten (dataset) van de aangifte wijzigen. Aangevers die nu aangifte doen via AGS moeten straks aangifte doen via DMS, conform de gewijzigde bijlage B van het douanewetboek van de Unie.
2. Er komt een nieuwe functionaliteit in DMS: de verwerking van controlebevindingen. In AGS 3.1 'corrigeerde' de douane altijd de aangifte. Met DMS 4.0 moet de aangever de verbeteringen zélf aanleveren, nadat hij een bericht met de controleresultaten heeft ontvangen vanuit DMS. Goederen worden pas vrijgegeven als de 'gecorrigeerde' aangifte volledig is verwerkt door de douane.
3. Vergunninghouders Inschrijving in de Administratie van de Aangever (IIAA) gaan uiterlijk 1 januari 2023 hun aanvullende aangifte(n) en/of aanbrengberichten versturen met DMS 4.1. Hiermee komt het aangiftedeel van de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) en de Schriftelijke Periodieke Aangifte (SPA) te vervallen.
4. Vergunninghouders IIAA die gebruik gaan maken van de zogenoemde ketenregeling, gaan voor het uitwisselen van controle-informatie, die voorheen in de GPA was opgenomen, gebruikmaken van de zogenoemde auditfile voorraad.
5. De huidige Venue wordt ook vervangen. Vanaf 1 juli 2021 kan voor vereenvoudigde aangiften e-commerce het programma DECO worden gebruikt.

Dag van de Declarant

evofenedex organiseert jaarlijks de Dag van de Declarant. Op deze dag word je bijgepraat over de andere actuele ontwikkelingen op douanevakgebied. Kijk op onze evenementenpagina om je aan te melden voor de volgende editie.

Dit artikel is geschreven door Ridvan Taci. Vanuit zijn functie als business unit manager Import en Export bij Beurtvaartadres behartigt hij de belangen van softwareleveranciers in het Overleg Douane Bedrijfsleven-IT. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.