Overgang AGS naar DMS komt eraan

De Europese Unie heeft bij de ingebruikname van het Europese Douanewetboek van de Unie (DWU) besloten het Customs Data Model te gaan gebruiken. Dit datamodel van de World Customs Organization geeft de structuur van berichten aan en legt daarnaast vast welke informatie aan de douane moet worden verstrekt in verschillende gevallen (zoals invoer, uitvoer en opslag). Hoewel dit wetboek al jaren in gebruik is, gaan de hieruit voortvloeiende wijzigingen in de opbouw van de aangifte pas nu in, met behulp van de overgang van AGS naar DMS. Deze overgang betreft invoer, uitvoer en bijzondere regelingen. NCTS (transit) verandert niet.

Voorbereiding overgang in drie stappen

Stap 1. De benodigde informatie achterhalen bij ketenpartners In het nieuwe DMS-systeem wordt meer informatie gevraagd, die momenteel niet vereist is bij een aangifte in AGS. Een voorbeeld hiervan is de informatie over koper-verkoper. Ook moet je straks bij ‘invoer’ de exporteur vermelden en zijn de definities van begrippen gewijzigd. Naast Europese gegevens vraagt de Nederlandse douane ook een aantal nationale gegevens. Vrije tekstvelden, zoals het huidige van vak 44, komen te vervallen. Ook kun je in DMS vermelden dat de geadresseerde in het binnenland een AEO-vergunning heeft. Zo kan de douane straks rekening houden met alle afgegeven vergunningen in de keten, waardoor de supply chains minder worden verstoord. Bedrijven moeten zorgen dat de aangever deze gegevens in de toekomst beschikbaar heeft. Hiervoor moet de aangever goede afspraken met ketenpartners en softwareleveranciers maken. Ook wordt het vak met adresgegevens gesplitst in zes verschillende velden. In de nieuwe software kan het zo zijn dat gegevens die volgens de oude structuur worden ingevoerd bij de douane, in de nieuwe structuur binnenkomen en dat er dan niets hoeft te wijzigen.

Stap 2. De juiste gegevens aan de douane verstrekken De douane heeft de regie over de planning van de overgang van bedrijven. Deze zijn hierbij ingedeeld in groepen, grofweg van relatief eenvoudige naar gecompliceerde aangevers. Om deze planning inzichtelijk te maken, verzoekt de douane bedrijven hun gegevens digitaal in te vullen. Doel hiervan is naast het plannen van de overgang van systemen ook het verifiëren van de gegevens van aangevers in het douanesysteem. Er zijn verschillende mogelijkheden voor de douane om de gegevens te verifiëren. De eerste mogelijkheid is direct bij de aangever of zijn vertegenwoordiger. De tweede mogelijkheid is via de softwareleverancier. De douane kan namelijk zien welke software wordt gebruikt bij een aangifte. Wanneer de verificatie van de gegevens heeft plaatsgevonden en aangevers niet zelf benaderd zijn, is het belangrijk de vinger aan de pols te houden bij de softwareleverancier om te zien of deze weet wanneer de overgang gepland staat.

Stap 3. Contact opnemen met softwareleveranciers Om aangifte te kunnen doen volgens de vereisten van DMS hebben aangevers, bedrijven of hun douaneagent/expediteur, nieuwe aangiftesoftware nodig. De softwareleveranciers zijn hard bezig met het ontwikkelen van de juiste software. Sommige leveranciers zijn daarbij al verder dan andere. Door deze druk hebben ze aangegeven additionele service voor de overgang maar zeer beperkt te kunnen verschaffen. Zo is het pas sinds eind maart voor hen mogelijk de ontwikkelde software te testen in de testomgeving van de douane. Bedrijven doen er dan ook verstandig aan tijdig contact te leggen met hun softwareleveranciers over de aanschaf en testperiode, anders kunnen zij in de situatie terechtkomen dat ze geen aangifte kunnen doen.

Duidelijker en klantvriendelijker

Zeker voor de bedrijven die zelf aangifte doen, kan een korte opleiding of training van nut zijn. Om bedrijven daarbij te helpen, overweegt de douane een training beschikbaar te stellen. Daarnaast wordt een overzicht gemaakt van de belangrijkste verschillen tussen AGS en DMS. Verder werkt de douane eraan informatie op zijn website duidelijker en klantvriendelijker te maken. Ook deze informatie kan je helpen bij de migratie. Ondernemersvereniging evofenedex informeert haar leden zo spoedig mogelijk welke bijscholing zij binnenkort (eventueel samen met douane) kan aanbieden.

Planning migratie

Grofweg is de planning van de overgang als volgt:

• Mei - medio juli 2022: Bedrijven die goederen alleen in opslag (in een douane-entrepot) hebben en invoer doen volgens de normale procedure.
• Medio juli - eind okt 2022: Bedrijven die uitvoer doen of een combinatie van invoer, uitvoer en opslag hebben.
• Vanaf augustus 2022: De laatste groep bedrijven gaat over vanaf augustus 2022. Dit zijn de aangevers met een vereenvoudigde aangifte.

Meer informatie over de overgang van AGS naar DMS vind je hier.

Dit artikel is geschreven door Godfried Smit. Hij is secretaris-generaal van de European Shippers' Council en vertegenwoordigt ondernemersvereniging evofenedex in Brussel. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.