Onderzoek naar effectiviteit van cross functional-teams bij verstoringen

De oplossing volgens een deel van de wetenschappelijke literatuur is om teams samen te stellen met vertegenwoordigers van verschillende delen van een organisatie: sales, productie, engineering, inkoop, enzovoort. Zulke cross functional-teams worden geacht snel te kunnen beslissen en beter om te kunnen gaan met veel informatie. Dit komt door hun korte lijnen en toegang tot verschillende bronnen van informatie. Helaas zijn niet alle ervaringen met cross-functional teams positief. Uit onderzoek blijkt dat deze teams met name bij veel onzekerheid en stress minder goed kunnen gaan functioneren. Dit komt doordat een team dan te veel informatie krijgt, die ook niet altijd heel duidelijk is en voor meerdere uitleg vatbaar (denk hierbij bijvoorbeeld aan een weervoorspelling waarin een grote kans op ernstige windstoten en regen staat). Daarbij zijn er aanwijzingen dat zulke problemen verholpen kunnen worden door juiste interne coördinatie binnen een team.

Onderzoek via managementgame

Kortom, het alleen maar hebben van een cross functional-team is onvoldoende, als de interne coördinatie niet goed is georganiseerd. In ons onderzoek hebben we daarom onderzocht hoe cross functional-teams effectief met waarschuwingen voor verstoringen kunnen omgaan.

Het is nogal lastig om dit soort onderzoek bij echte teams te doen. Daarom gebeurt het meeste teamonderzoek via experimenten. Wij hebben gekozen voor een zeer realistische managementgame die vrij goed de complexiteit van echte team nabootst. Tegelijkertijd is door het spelen van een game het makkelijker om deelnemers te observeren en vragenlijsten te laten invullen. En zijn zowel de waarschuwingen, de beslissingen als de gevolgen voor performance relatief makkelijk te meten.

Daarom hebben we gebruikgemaakt van de simulatiegame The Fresh Connection, waarbij een managementteam met vier functionele rollen een organisatie uit de problemen moet halen. Gedurende verschillende rondes die worden gespeeld, ontvangen de teams allerhande waarschuwingen voor verschillende (potentiële) verstoringen. Een waarschuwing heeft bijvoorbeeld betrekking op mogelijke stakingen, een kans op een tornado of aanvallen van piraten. Afhankelijk van eerdere keuzes (bijvoorbeeld de keuze van geproduceerde producten en leveranciers) krijgen de teams een enkele of meerdere waarschuwingen. We hebben gebruikgemaakt van zowel studententeams (over zes ronden) als managementteams (drie ronden). Naast de data uit de game hebben we vragenlijsten gebruikt om de samenwerking en problemen daarin te meten.  

Onze analyses laten zien dat waarschuwingen voor verstoringen inderdaad een negatief effect kunnen hebben op de performance. Teams verschillen in hoe ze daarmee omgaan, en hoe effectief dat is. We concludeerden dat een deel van de teams bij toename van het aantal waarschuwingen slechter presteert. Wij zien aan de data dat deze teams niet meer in staat zijn de hoeveelheid informatie te verwerken en dat de informatie niet bij alle leden bekend is. En dat teamleden door de overmaat aan informatie door de bomen het bos niet meer zien, waardoor de verschillende functionele beslissingen niet worden geïntegreerd.

In effectieve teams daarentegen nemen een of twee teamleden een centrale rol in de informatieverspreiding en besluitvorming als het aantal waarschuwingen toeneemt. Deze teams houden daardoor overzicht over de beschikbare en niet-beschikbare informatie, waardoor het ook duidelijk of en welke informatie moet worden verzameld. En of er eventueel nog meer informatie moet worden verzameld . Deze teams slagen erin om via interne coördinatie problemen te voorkomen en nemen beter geïntegreerde besluiten. Interne coördinatieproblemen gaan met name over zaken als ‘weet iedereen evenveel’ en ‘weten teamleden wie welke informatie heeft en nodig heeft?’ En over zaken als inzicht in de effecten van de eigen beslissingen op die van andere functionele gebieden. Daardoor zijn meer gecentraliseerde teams beter in staat het negatieve effect van de waarschuwingen te verminderen en de organisatie te beschermen tegen negatieve gevolgen van een verstoring. 

We raden organisaties daarom aan om in complexere situaties cross functional-teams meer centraal te laten besluiten, waarbij enkele teamleden (informeel) de besluitvorming kanaliseren. Dat betekent met name overzicht houden over welke informatie beschikbaar is bij elk van de leden, en dat duidelijk te delen met de overige leden. En daarnaast duidelijk het overzicht te bewaren over missende informatie over waarschuwingen voor verstoringen. De literatuur suggereert dat vooral leden die emotioneel stabiel zijn, veel commitment hebben en in staat zijn de eigen taak uit te voeren, hier geschikt voor zijn. Daarnaast kunnen managers monitoren of cross functional-teams interne coördinatieproblemen ervaren, omdat dit een indicator is voor mogelijke negatieve effecten op de performance. Alle details en nuances van de theorie en het onderzoek zijn te vinden op deze website.

Over de auteurs

Dit artikel is geschreven door prof. dr. Dirk Pieter van Donk, hoogleraar Operations Management, en dr. Thom de Vries, universitair hoofddocent HRM/Organisatiegedrag. Beiden zijn werkzaam aan de faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen. Het uitgevoerde onderzoek is mede mogelijk gemaakt door subsidie van NGinfra/NWO (nr. 439.20.801) en door de Tijdelijke subsidieregeling onderzoek Topsector Logistiek 2022–2026 van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat.