Zo bereidt Electro Cirkel zich voor op het postcoronatijdperk

Die ontwikkelingen rond corona, daar is geen peil op te trekken. Zag het er in juni nog gunstig uit, hebben we deze zomer weer een coronagolf gehad. Gelukkig heeft dat bij ons niet tot extra ziekteverzuim geleid”, zegt Leslie Toorop, HR-manager van Electro Cirkel. 51 jaar geleden opgericht, levert deze Rotterdamse groothandel verlichtingsproducten en elektronische apparatuur voor de scheepvaart en industrie, en sinds een jaar of tien ook lichtbronnen voor de detailhandel.

Thuiswerkbeleid

Het kantoorpersoneel van Electro Cirkel, zo’n vijftig medewerkers, werkt nu nog deels vanuit huis. De andere medewerkers – ruim veertig - zitten in de logistieke operatie. Ervan uitgaande dat de coronaperikelen binnen afzienbare tijd tot het verleden behoren, is het bedrijf zich op dit moment aan het voorbereiden op de situatie na de crisis. Toen de pandemie anderhalf jaar geleden opdook, is er een COVID-19-team samengesteld vanuit verschillende afdelingen, dat zich boog over vraagstukken rond werken in coronatijd, en dat de genomen besluiten uitrolde in de organisatie. “Bijvoorbeeld dat kantoorpersoneel alleen het magazijn in mocht met toestemming van de manager logistiek. En dat A4-posters met de richtlijnen door het hele bedrijf zijn opgehangen.”

Mindset

Ook het thuiswerken hoorde daarbij, voor medewerkers waarbij de functie het toelaat op afstand te werken. Dat was niet verplicht, maar veel werknemers hebben wel gebruikgemaakt van die mogelijkheid. Het werd gefaciliteerd met monitors en andere middelen die nodig waren, maar echt thuiswerkbeleid was en is er nog niet, erkent Toorop. “Los van dat er al iets meer thuisgewerkt werd, werkte bijna iedereen vóór corona gewoon hier op locatie. We wisten niet beter, maar de afgelopen anderhalf jaar lijkt onze mindset veranderd.” En die veranderde mindset zal volgens Toorop blijven.

Opleiding en ontwikkeling

Voor de lange termijn zit daar natuurlijk veel meer aan vast dan thuis een goed bureau te hebben. “Als we ertoe besluiten thuiswerken beleidsmatig te organiseren, moeten we ons afvragen welke ondersteuning de medewerkers daarbij nodig hebben. Iemand die thuiswerkt, moet zich goed realiseren wat dat betekent voor de uitvoering van zijn functie: voor de communicatie, het leggen van contacten, de manier van vergaderen. Vergaderen via het beeldscherm is heel anders dan aan tafel. En van leidinggevenden vergt dit ook dat ze hun stijl van leidinggeven aanpassen. Wij kunnen wel zeggen: pak wat vaker de telefoon in plaats van te mailen, maar hierbij hebben mensen natuurlijk wel begeleiding nodig.”

Er zal dus een koppeling gemaakt moeten worden met opleiding en ontwikkeling van medewerkers. Want de werknemers moeten getraind worden in de manier van werken die de nieuwe situatie vraagt, zo vindt Toorop, die op dit moment het Handboek HRM van de organisatie aan het actualiseren is.

Hybride

Ook denkt hij na over de vraag hoeveel er thuisgewerkt gaat worden, door wie en wanneer. Want de kans is groot dat de nieuwe manier van werken een hybride vorm gaat krijgen: dat medewerkers deels thuis en deels op kantoor werken. De keuze tussen beide zou Toorop graag bij de medewerkers zelf en hun leidinggevenden leggen. “Als je thuis wilt werken, bespreek dat dan met je leidinggevende, maar maak wel afspraken met hem over de frequentie en de resultaten die hij mag verwachten. Ook dergelijke aspecten moeten we goed vastleggen, want hier zitten natuurlijk ook arbeidsrechtelijke consequenties aan. Want wat als wij vinden dat het werk vraagt om aanwezigheid op kantoor, maar de medewerker daar niet toe bereid is? Aan al deze zaken zullen we in het najaar nadere invulling aan moeten geven; hierover gaan we afspraken met elkaar maken.”

Dit artikel is eerder gepubliceerd in evofenedex Logisticx