Update rond nieuwe werkwijze bij noodprocedure douaneaangifte

Bij een storing in het aangiftesysteem van de Douane treedt de noodprocedure in werking. Bedrijven moeten dan een papieren aangifte doen. Maar deze noodprocedure heeft een aantal knelpunten. Een team van medewerkers van de Douane en het bedrijfsleven, waaronder evofenedex, heeft die knelpunten geïnventariseerd. Dit heeft tot de volgende resultaten geleid:

• Door betere monitoring van het berichtenverkeer bij de douanesystemen kan de Douane sneller een verstoring signaleren en proactief hierover communiceren naar het bedrijfsleven.
• De Douane zet de noodprocedure sneller in na een storing: binnen 30 minuten in plaats van 1 uur.
• De Douane zet meer personeel in om telefonische vragen te beantwoorden over een storing.
• De Douane heeft scripts ontwikkeld voor de beantwoording van vragen over een storing, zodat de medewerkers eenduidige antwoorden geven.
• De Douane meldt in zijn berichtgeving wanneer er een update komt over een storing.

Noodaangifte voor AEO-bedrijven

Tijdens de gesprekken met het bedrijfsleven is de nadrukkelijke wens naar voren gekomen om onderscheid te maken tussen zogeheten AEO-bedrijven en niet-AEO-bedrijven. De wens was om de noodaangifte van AEO-gecertificeerde indieners versneld af te handelen. Het inrichten van een elektronische noodvoorziening viel aanvankelijk buiten de reikwijdte van de opdracht. Reden hiervoor is dat de inrichting van een dergelijke voorziening aanzienlijke inspanning vergt en dus geen quick win is.

Nieuwe werkwijze

Samen met het bedrijfsleven is er nu een nieuwe werkwijze uitgewerkt om de noodaangifte van AEO-gecertificeerde indieners versneld af te handelen via een speciale digitale AEO-postbus. Geselecteerde AEO-indieners kunnen zo via e-mail een noodaangifte indienen, zodat de goederen versneld worden vrijgegeven. De Douane stuurt een nooddocument via een e-mail aan de indiener. Na de storing geldt weer de reguliere werkwijze zoals beschreven in de noodprocedure voor invoer en (weder)uitvoer. De verdere afhandeling bij de terminal verandert niet.

De nieuwe werkwijze moet voldoen aan de waarborgen die gesteld zijn aan het aangifteproces. Ook is het belangrijk dat er wordt voldaan aan de uitgangspunten van de noodprocedure. De Douane zal dit monitoren via cijfermatige analyses.. Zo mogen bedrijven de goederen waarvoor verboden en beperkingen gelden niet via de noodprocedure aangeven. De noodprocedure is alleen bedoeld voor aangiften die niet kunnen wachten tot de storing voorbij is.

Voortgang

Het management van de Douane heeft de nieuwe werkwijze voor de zomer van 2023 goedgekeurd en besproken met vertegenwoordigers van het bedrijfsleven. De Douane en het bedrijfsleven hebben met elkaar afgesproken dat de nieuwe werkwijze geleidelijk en gecontroleerd wordt ingevoerd in de vorm van een pilot. De toepasbaarheid van de noodprocedure voor het gehele logistieke proces wordt dan getoetst. En of er voldoende waarborgen zijn dat een eventuele claim niet onbedoeld terechtkomt bij een andere ketenpartner. In de eerste fase van de pilot doen 2 bedrijven (Neelevat en Loendersloot Global Logistics) mee.

Plan van aanpak

De Douane heeft een plan van aanpak opgesteld en is gestart met het inrichten van de postbus voor het versneld behandelen van noodaangiften. Daarnaast worden de interne werkprocessen aangepast en de monitoring van de effecten van de nieuwe werkwijze opgezet.

Bij de inrichting van de postbus kijkt de Douane naar verschillende opties. De dienst wil op korte termijn een oplossing aanbieden, waarbij rekening wordt gehouden met de overstap naar een nieuwe mailapplicatie voor de Douane. De dienst wil borgen dat de noodprocedure ook in de nieuwe applicatie goed functioneert. Daarnaast moeten de data uit de AEO-postbus worden ontsloten, zodat de Douane het proces goed kan analyseren en monitoren. Daardoor vergt het inrichten van de postbus meer inspanning. De Douane verwacht daardoor wel een robuuster proces en betere monitoring. Daarbij is het ook mogelijk eventuele toekomstige knelpunten op te lossen.