Ledenvraag | Inklaringsinstructie als machtiging

De vraag die is gesteld:

Wij geven een inklaringsinstructie aan onze koeriersdienst, maar hebben geen machtiging directe vertegenwoordiging afgegeven. Kan de inklaringsinstructie ook als een machtiging worden gezien?

Antwoord van de ledenservice:

Een machtiging (of volmacht) is vormvrij. Dit betekent dat je deze niet per se schriftelijk hoeft af te geven, maar dat is wel handig voor de bewijsvoering. Voor expediteurs is een schriftelijke machtiging, ondertekend door een bevoegde vertegenwoordiger van de onderneming, vaak belangrijk. Een volmacht is immers de basis waarmee expediteurs een bedrijf kunnen vertegenwoordigen bij de Douane. Deze volmacht moet een bedrijf dan ook op de juiste manier afgeven, omdat de expediteur anders zelf aansprakelijk kan worden gesteld als er iets misgaat met de aangifte (artikel 19, lid 1 en artikel 77, lid 3 van Douanewetboek van de Unie). De ‘schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid’ kan in veel gevallen ook voldoende zijn om een bedrijf te binden aan de volmacht voor expeditie. Dit is het geval als de Douane door verklaringen of gedragingen van de vertegenwoordigde onder de gegeven omstandigheden mag aannemen dat er een toereikende volmacht is verleend. Zo kan een bedrijf toch gebonden worden door een douaneaangifte door een expediteur, terwijl het daar niet expliciet opdracht voor heeft gegeven. De onbevoegde machtiging moet dan wel zijn bekrachtigd door de vertegenwoordigde onderneming.

Specifiek voor douaneaangiften kan bijvoorbeeld door betaling van de douane- en/of belastingschuld een aangifte worden bekrachtigd. Als de onbevoegde vertegenwoordigde de douaneschuld voldoet, kan die achteraf niet meer stellen dat de douanevertegenwoordiger onbevoegd was. Een bekrachtiging kan dus niet meer ongedaan worden gemaakt. Kortom: hoewel er aan de werkzaamheden van de koerier in jullie geval geen schriftelijke machtiging voor de inklaring is, kan er dus wel sprake zijn van een machtiging. Simpelweg omdat de handelingen van de vertegenwoordigde onderneming de machtiging tot stand doen komen. Het afgeven van inklaringsinstructies is zo’n handeling.