De vijf belangrijkste documenten bij export

09-05-2017 Bij het exporteren van goederen zijn er talloze documenten nodig. Afhankelijk per land van bestemming, type vervoer en soort product worden de juiste documenten opgesteld. Het correct opstellen en invullen luistert heel nauw, want het kleinste foutje kan grote gevolgen hebben. evofenedex geeft zijn leden graag een goed en helder inzicht in deze 'papierwinkel' en heeft de vijf belangrijkste documenten bij export op een rijtje gezet.

Douanedocumenten

Het Douane aangifte document wordt gebruikt om goederen ter invoer of ten uitvoer aan te geven. Dit document is verplicht en noodzakelijk voor elke goederen zending van en naar landen buiten de EU. Het invullen van dit document is een hele nauwkeurig werk, alle gegevens van de totale zending moeten op een correcte manier worden ingevuld. Denk hierbij bijvoorbeeld aan gewicht, aantal, goederencode of de douanewaarde. Bedrijven zijn ter alle tijde verantwoordelijk voor dit document! Ook wanneer de douanezaken door derden wordt ingevuld.

Oorsprongdocument

Een certificaat van oorsprong (CvO) is, zoals de naam al aangeeft, een document dat de oorsprong van een product aangeeft. Een CvO bewijst dus in welk land een product gemaakt is. Sommige landen buiten de EU vragen om een CvO vanwege handelspolitieke maatregelen, zoals boycotten, importbeperkingen en importquota. In sommige landen hoeven er met een CvO minder of zelfs helemaal geen invoerrechten te worden betaald. Zonder CvO kunnen er moeilijkheden ontstaan wanneer ondernemingen in een bepaald land producten wilt invoeren. Binnen de EU is meestal geen CvO nodig.

Transportdocument

Voor transport over weg, lucht, zee en rails is een verschillend transportdocument nodig. Goederen vervoert over de weg dienen een CMR document te bevatten. Een Master Air Waybill begeleidt gegroepeerde zending bij het transport door de lucht. De Bill of Lading (B/L) is het verschepingsdocument dat oorspronkelijk uitsluitend voor verlading per zeeschip werd gebruikt, maar nu ook voor de binnenvaart geldig is. CIM staat voor ‘Convention Internationale concernant le Transport des Marchandises par Chemins de Fer’. Voor internationaal vervoer over het spoor is de CIM-vrachtbrief het aangewezen document.

Bankdocumenten

De Letter of Credit (ook bekend als L/C, documentair krediet of documentair accreditief) is een verplichting van de bank van de koper om aan de exporteur een bepaald bedrag op een bepaalde datum uit te betalen of een wissel te accepteren. Het is van groot belang dat dit document op tijd bij de juiste persoon terechtkomt. Het maken van een Letter of Credit is een zeer specialistisch werk, dat vaak tot op de komma nauwkeurig moet worden opgesteld. De betaling is namelijk afhankelijk van de juiste interpretatie van dit document.

Exportadministratie

De bijgesloten factuur is van groot belang, hierop wordt onder andere vermeld welke incoterm overeengekomen is, welke overige documenten bij de zending aanwezig zijn, welk btw-tarief van toepassing is en wat de juiste tenaamstelling is van de ontvanger. Wanneer dit ontbreekt of niet correct is ingevoerd dan kunnen er grote problemen ontstaan bij controles door douane en politie.

Cursus

Bedrijven weten vaak niet precies en waarom bepaalde documenten ingevuld worden, hoe het eigenlijk zou moeten en wat de consequenties zijn als het niet goed gebeurt. Met de cursus Documenten bij export wil evofenedex zijn leden inzicht geven in de (elektronische) papierwinkel van export. Neem voor meer informatie gerust contact op met de ledenservice of via tel. 079 3467 346.