Coronavirus: hoe beperk je de juridische risico’s?

1. Check het productie-, in- en verkoopproces op mogelijke kwetsbaarheid voor het coronavirus (inclusief (sub)leveranciers en klanten). Denk hierbij onder andere aan de schaarste van producten, personeel en vervoer, het afsluiten van en oponthoud bij grenzen of bepaalde gebieden, insolventie, toenemende kosten en schommelende wisselkoersen. In hoeverre kunnen problemen praktisch worden opgelost en/of moet er contractueel iets geregeld worden?

2. Controleer bestaande contracten waarvan de uitvoering (mogelijk) beïnvloed wordt door het coronavirus en check de algemene voorwaarden en andere relevante contractuele afspraken (zoals bijvoorbeeld de eventueel overeengekomen ICC Incoterms^®-regel).

2.1 Wat is er afgesproken ten aanzien van het niet (tijdig) nakomen van leveringsverplichtingen door jouzelf jegens de klant of door de leverancier jegens jou? Zijn er boetebepalingen opgenomen? Heb jij of je klant de mogelijkheid de order te annuleren? Is de schade uitgesloten of beperkt in een uitsluitingsclausule?

2.2 Ga na of er een overmachtsclausule in de algemene voorwaarden en de contracten is opgenomen. Welke voorwaarden zijn daaraan verbonden? Wat zijn de gevolgen van het beroep op overmacht? Wie heeft er vooral belang bij de bepaling? Wordt er een periode genoemd waarbinnen partijen hun verplichtingen kunnen opschorten? Bestaat er een recht de overeenkomst te beëindigen als de overmachtsituatie een bepaalde periode voortduurt; en is dit dan een recht voor beide partijen of slechts voor een van de partijen? In hoeverre kan jij of jouw leverancier een beroep op overmacht doen wanneer er een probleem is bij jouw of zijn leverancier?

Of het coronavirus een geval van overmacht vormt, hangt af van de voorwaarden van de overmachtclausule zelf en de omstandigheden die hebben geleid tot het beroep op overmacht. Als de contracten en algemene voorwaarden niet voorzien in een overmachtsclausule, val je terug op het toepasselijke recht voor een antwoord op de vraag of de leverancier aansprakelijk is voor de niet (tijdige) levering.

3. Houd bij het aangaan van nieuwe contracten rekening met het coronavirus (zie punt 1). Overweeg een op het coronavirus gerichte overmachtsclausule op te nemen met een verplichting tot onderhandeling. Een dergelijke bepaling heeft alleen effect als er ook regels zijn opgenomen over het onderhandelingsproces; een regeling omtrent de trigger, de duur van de onderhandeling, eventuele conflictoplossing en de gevolgen van het mogelijk mislukken van de onderhandeling (bijvoorbeeld recht op beëindiging en verdeling van kosten en schade).

4. Tref schadebeperkende maatregelen en overweeg (zoveel mogelijk vooraf) alternatieve manieren om contractuele verplichtingen na te komen. Zijn er vervangende producten? Kan de productie naar een andere locatie worden verplaatst of kunnen andere transportmiddelen, personen of routes worden ingezet? Wanneer uit deze assessment blijkt dat dit lastig is, bespreek dan met de leverancier en klant of aanpassing van bestaande contracten nodig is en of er in nieuwe contracten rekening mee moet worden gehouden. Voordat je dit gesprek aangaat, is het belangrijk na te gaan of een eventuele aanpassing wel in jouw belang is. Het kan zijn dat je iets kleins wilt regelen, maar dat je daardoor de klant of leverancier een voor jou nadelige mogelijkheid biedt om onder zijn verplichtingen uit te komen.

5. Informeer de klant onmiddellijk over de komende vertraging. Onderhoud vervolgens goed contact met de klant en leverancier over de duur en gevolgen van de vertraging.

6. Bekijk je verzekeringspolis om te zien of er dekking is voor de schade als gevolg van het coronavirus (bedrijfsstagnatieschade). Neem contact op met je verzekeraar als je in je bedrijfsvoering getroffen wordt of dreigt te worden door de gevolgen van het coronavirus.

Voor meer informatie of ondersteuning kun je contact opnemen met de bedrijfsjuristen van evofenedex.