De vier grootste blunders bij organiseren van zeevracht

1. Verkeerde ICC Incoterms® kiezen

ICC Incoterms® bepalen de verantwoordelijkheden van zowel koper als verkoper bij onder andere het transport van goederen. Een verkeerde keuze kan leiden tot onnodige complicaties en extra kosten. Twee voorbeelden:

• FOB in combinatie met containervervoer

Free on Board, afgekort FOB, is geschikt voor bulkgoederen, maar niet voor containervervoer. Toch wordt deze Incoterm® vaak ten onrechte gebruikt in combinatie met containers. Dit leidt tot onduidelijkheid over de staat van de goederen op het moment dat de container aan boord van het schip wordt geladen.

• Verkoper als shipper bij E- of F-term

Het gebeurt weleens dat de verkopende partij als shipper op de bill of lading staat, terwijl er een E- of F-term is gebruikt. Dit creëert verwarring over wie verantwoordelijk is voor het transport. Bij een E-term (zoals EXW) of F-term (zoals FCA) is het de bedoeling dat de koper het transport regelt vanaf een bepaald punt. Wanneer de verkoper echter als shipper is vermeld, worden de verantwoordelijkheden vermengd, wat voor beide partijen risico’s oplevert.

2. Documenten (en dienstverleners) niet goed controleren

Transportdocumenten niet zorgvuldig controleren kan grote vertragingen en kosten met zich meebrengen. Enkele specifieke voorbeelden:

• Fouten in documentatie bij fruittransport

Voor producten zoals fruit is een ‘phytosanitair certificaat’ vereist. Dit toont aan dat de lading voldoet aan gezondheids- en veiligheidseisen. In een geval kwam de paklijst niet overeen met de vermelde hoeveelheden en moest het certificaat worden aangepast in het land van herkomst, Peru. Dit proces duurde twee weken, waardoor de kwaliteit van de lading aanzienlijk verslechterde.

• Onjuiste reefertemperatuur

Bij geconditioneerde lading, zoals diepvriesproducten, is het cruciaal de temperatuur goed te controleren. Bij een bedrijf werd de temperatuur verkeerd geregistreerd en per ongeluk een min weggelaten bij -18°C, waardoor de container 36 graden te warm was en de lading vernietigd moest worden.

• Blind vertrouwen op ketenpartners

Het is belangrijk zelf grip te houden op het proces en niet volledig te vertrouwen op je partners. Zo stond een container in Kenia, maar zowel de logistiek dienstverlener als de klant waren zich hier niet van bewust, wat leidde tot hoge demurragekosten. De les: vertrouw niet blind op je expediteur en zorg dat je zelf ook inzicht hebt in de processen.

3. Geen goederentransportverzekering afsluiten

Niet een verzekering afsluiten is een risicovolle fout bij zeevracht. Goederen die per schip worden vervoerd, zijn onderhevig aan tal van risico’s. Bijvoorbeeld schade door slecht weer, ongelukken of diefstal. Zonder een goede verzekering kun je als bedrijf te maken krijgen met grote financiële verliezen. Bijvoorbeeld in het geval van een scheepsongeval: als je geen verzekering hebt afgesloten, deel je als bedrijf in de kosten van de berging. De rekening kan wel tienduizenden euro’s bedragen.

Een goederentransportverzekering biedt bescherming tegen dit soort onvoorziene gebeurtenissen en zorgt ervoor dat de financiële impact van verlies of schade beperkt blijft.

4. Negeren van seizoensgebonden pieken

Veel bedrijven houden geen rekening met seizoensgebonden pieken in de vraag naar zeevrachtcapaciteit, zoals rond Chinees Nieuwjaar voor lading vanuit Oost-Azië. Of rond oogstseizoenen in specifieke regio’s. Tijdens dit soort piekperioden is er een verhoogde vraag naar scheepsruimte, wat leidt tot hogere tarieven en langere wachttijden. Bedrijven die seizoensgebonden schommelingen negeren, lopen het risico op vertragingen of extra kosten doordat ze niet tijdig ruimte hebben gereserveerd. Het is daarom cruciaal om vroegtijdig te plannen en te anticiperen op pieken in de vraag. Dit geldt vooral voor sectoren zoals landbouw, mode en elektronica, waar de vraag sterk kan fluctueren.

Conclusie

Het organiseren van zeevracht vraagt om nauwkeurige planning en een goed begrip van de bijbehorende processen en risico’s. De vier genoemde blunders kunnen allemaal leiden tot aanzienlijke vertragingen en extra kosten. Door die fouten te vermijden en proactief te handelen, kunnen bedrijven hun zeevrachtprocessen efficiënter en succesvoller maken.