Terug naar simpel: hoe Wiko bedrijven leert om complexiteit te verslaan

De geboorte van een missie

Vanaf dat moment is het voor Wiko duidelijk dat er in het bedrijfsleven nog veel te versimpelen valt. “Ik zeg niet dat dit allemaal fout is, maar het heeft me wel aan het denken gezet. Dit soort inefficiëntie is in processen en bedrijven geslopen. Complexe dingen simpel maken is vervolgens als een rode draad door mijn carrière gelopen. Iedereen vond dat fantastisch en ik werd keer op keer gevraagd om te helpen. Dat leidde uiteindelijk tot een boek en de trainingen die ik nu geef.”

De titel van zijn boek heet ‘Terug naar Simpel’, en die titel zegt volgens Wiko alles. “Alles wat we ooit zijn gestart was simpel. Ik ken geen proces dat ingewikkeld is begonnen. Maar meestal gaat het daarna mis en wordt vergeten waarom het proces simpel was. Iemand komt langs met een verzoek en we zijn van nature geneigd om geen nee te zeggen en om samen te werken. Dan komt de volgende met een lijst en dan nog iemand met een speciaal verzoek en voor je het weet is het enorm complex geworden. Zie het als een mooi huis waar steeds een dakkapel of verdieping is opgezet. Op een gegeven moment kraakt het fundament en zakt het in.”

Wetgeving als excuus

Wiko merkt dat er vaak van alles wordt bijgesleept om ingewikkelde processen in de lucht te houden. “Dan wordt er gewezen naar wet- en regelgeving, maar als je dan vraagt waar dat precies staat dan blijkt dat toch anders te liggen. Net als de AGV-privacywetgeving, die wordt ook voor van alles en nog wat aangegrepen, terwijl er heel veel zaken ook niet onder vallen. De vraag ‘waarom doen we dit eigenlijk zo’ wordt te weinig gesteld.”

Complexiteit als collectieve gewoonte

Het complexer maken van processen is ook een maatschappelijke trend. “Je ziet het bij bedrijven, maar ook bij de overheid en we weten uit onderzoek dat het alleen maar erger wordt. We gaan steeds ingewikkelder werken en nemen dat voor lief. Laag op laag van managers en andere verantwoordelijken. Bovendien kopiëren mensen elkaar, waardoor het complexe werken ook door anderen wordt overgenomen. Nieuwe collega’s komen binnen en denken: ‘oh zo gaat dat hier’ en passen zich binnen no-time aan.”

Wat kun je doen als bedrijf?

Maar wat kun je als bedrijf zelf doen om minder complex te gaan werken? Wiko: “Je kunt elkaar aanspreken op complexe zaken, maar dat is ook wel een risico, want voor je het weet ben je een betweter. Als ik vraag waarom bepaalde dingen gebeuren binnen een bedrijf krijg ik vaak als antwoord ‘dat we dat al heel lang zo doen’. Maar is dat nog wel steeds de meest efficiënte manier? Denk met elkaar eens na of het niet anders kan. Bijvoorbeeld door in een productieruimte tape altijd op dezelfde plek te leggen. Dan hoeven medewerkers niet steeds te zoeken en is meteen duidelijk of er nog voorraad is.”

Een simpele mindset als sleutel

Versimpelen is vooral een mindset, zegt Wiko. “Dat probeer ik met mijn methodieken te bereiken. Want waar gaat het nu in de kern om? En hoe bereik je dat? Dat kan per bedrijf en persoon echt verschillend zijn. Wat voor jou werkt, kan voor mij niet werken en vice versa. Ik denk dat het goed is om teams hun eigen werkwijze te laten ontwikkelen. En blijf je afvragen of wat we doen nog steeds het beste is.”

Een stofzuiger en miljoenenbesparing

Van dat laatste heeft Wiko een mooi praktijkvoorbeeld. “Ik was onlangs bij een bakkerij en die hadden een concurrent overgenomen. Er was daar een wasstraat voor broodblikken, maar die was niet heel duurzaam en kostte veel stoom, stroom en water. Zij namen contact op met de leverancier en die kwam langs met de meest prachtige machines die een stuk minder verbruik zouden hebben. Ondertussen kwam er een monteur langs voor onderhoud aan de wasstraat en die stelde een belangrijk vraag, namelijk: waarom wassen jullie die blikken eigenlijk? Want in het blik blijft alleen wat stof achter en dat kan je er ook uitzuigen met een stofzuiger. En eventuele resten die achterblijven verbranden bij het bakken in de oven weer. Of die monteur zijn baan nog heeft weet ik niet, maar die bakkerij werkt nu met een stofzuiger en heeft miljoenen bespaard met een simpele vraag.”