Kawasaki over het nieuwe DMS

Goed verlopen

Toch is de overgang naar DMS bij Kawasaki over het algemeen goed verlopen. Hovius: “Ons voordeel was dat we veel gegevens zelf beheren, van alle onderdelen die we versturen en van alle klanten die we hebben. Dat stond allemaal in onze ERP [enterprise resource planning, red]. Het was dus meer een kwestie van de gegevens ordenen en naar het format van DMS omzetten. Onze eigen IT-afdeling heeft zich daarmee beziggehouden. Tegelijkertijd zijn we voor de aangifte van softwareleverancier veranderd. De overgang zelf is daardoor softwaretechnisch voor ons niet ingewikkeld geweest. Ik kan me voorstellen dat het voor kleinere bedrijven die veel hebben uitbesteed, ingewikkelder is geweest.”

Inmiddels is er na het uitstel bijna een jaar verstreken en ‘draait’ DMS bij Kawasaki ruim voor de nieuwe deadline van 1 december 2024 – de datum waarop het bedrijfsleven volledig moet zijn overgestapt. Het nieuwe systeem bevalt goed, zoals Hovius al zei, al zijn er nog wat losse eindjes en is er die cruciale voorwaarde: als het systeem stabiel is. “Een paar maanden terug lag het systeem er regelmatig lang uit. Niet een halve dag, maar soms drie, vier dagen. Voor uitgaande zendingen kunnen we dan terugvallen op de noodprocedure, maar met inkomende zendingen hebben we een groter probleem. Voordat wij die kunnen opboeken op onze voorraad voor verkoop, moeten we daarvoor goedkeuring krijgen van de Douane. Als het DMS niet functioneert, komt die goedkeuring er ook niet en blokkeert ons systeem automatisch de opboeking. Gelukkig is de Douane de afgelopen maanden erin geslaagd de stabiliteit sterk te verbeteren. Maar het blijft een zorg, omdat storingen direct invloed hebben op onze bedrijfsvoering. Maar ook omdat ze voor ons de mogelijkheden van DMS beperken.”

Precies weten

Waarom dat zo is, hangt samen met de omvang van de goederenstromen. Het ­hoofdkantoor van Kawasaki Europa staat in Hoofddorp, elders in Europa heeft het alleen landelijke verkoopkantoren. De levering van complete units – zoals motorfietsen, jetski’s en ATV’s – is uitbesteed aan een logistiek dienstverlener. Vianen is sinds 1974 verantwoordelijk voor de distributie van losse onderdelen, die grotendeels direct naar de ongeveer 1800 dealers in Europa gaan. “In totaal hebben wij gemiddeld tussen de 70.000 en 80.000 SKU’s [stock keeping units, red.] op voorraad, die we gelijk kunnen uitleveren aan onze klanten. Wat wij niet op voorraad hebben, wordt direct bij een van onze leveranciers besteld en wordt dan met luchtvracht of een koerier ingevlogen”, legt Hovius uit.

Wanneer er in Vianen een zeecontainer binnenkomt, kunnen daar wel 3000 onderdelen in zitten. Voordat die op voorraad mogen worden gelegd om door te verkopen aan de dealers, moeten ze worden aangegeven. Alleen kan de Douane geen aangifte met 3000 items aan. Zo’n container moet worden opgesplitst in meerdere aangiften. In AGS, legt Hovius uit, kon een aangever niet meer dan 99 artikelen per aangifte kwijt. Dat dwong Kawasaki om aan te geven op basis van goederencodes: bijvoorbeeld alle schroefjes onder de noemer ‘werken van ijzer’. DMS, en daar ligt het grote voordeel voor Kawasaki, kan een maximum van 999 artikelen aan.

Hovius: “Dit bood ons de mogelijkheid niet langer op goederencodes te consolideren, maar op onderdeel. Daarmee hadden we direct een andere wens van de Douane getackeld: die wil graag precies weten welk artikel er op een aangifte staat. Dat hadden ze ook in onze AEO-gesprekken [AEO staat voor de status van Authorised Economic Operator, red.] laten weten: jullie moeten preciezer worden in de omschrijving. Geen probleem, want die gegevens, of het een schroefje van 10 of van 15 millimeter is, hebben we in ons systeem. Door die limiet van 99 konden we dat niet eerder gebruiken. Maar in DMS wel.”

999 artikelen

Het systeem van Kawasaki werd daarom omgebouwd voor gebruik van geconsolideerde HS-codes met een algemene omschrijving naar onderdeelniveau met een precieze omschrijving. Totdat de Douane liet weten in de testfase niet verder te gaan dan 250 artikelen. “Daar hadden we wel even een probleem: hadden we net het systeem om­gebouwd, werd het weer deels teruggedraaid”, aldus Hovius. “Wij hadden met de softwareleverancier een prijs per aangifte afgesproken. Als er dan een factor 4 overheen komt, vier aangiften van 250 in plaats van één van 999, is dat een flinke kostenpost.”

Inmiddels is het maximum verhoogd naar 400 artikelen, maar zijn de beloofde 999 nog niet in zicht. “De rem zit er nog steeds op. DMS is het probleem niet, het is een stabiel systeem dat dit aantal aankan. Het probleem schijnt te zitten in de aanhangende systemen waar een koppeling mee moet worden gemaakt. Daar zien wij verder niets van, dat ligt bij de Douane. Ik weet ook dat ze daar keihard aan het werk zijn om voor elkaar te krijgen dat dit geen bottleneck meer is. Maar voorlopig is die er nog wel.”

Verhoging van het maximum is volgens Hovius ook relevant in verband met eventuele controles. “Bij een container met 3000 onderdelen en 400 artikelen per aangifte heb je dus al gauw 8 aangiften. Als er dan één aangifte onder een controle valt, kunnen wij niets doen, want dan wordt de hele container geblokkeerd. Dan moet de Douane eerst komen kijken of alles klopt voordat die hem vrijgeeft. Maar dan ben je zo twee, drie uur verder. En als het tegenzit, komen ze pas de volgende dag. Onze logistiek is daar niet happy mee.”

Bij luchtvracht, per definitie spoedzendingen, luistert dat nog nauwer. Hovius: “Luchtvracht komt meestal op zondagavond op Schiphol aan, waarna we de spullen op dinsdagmorgen 8.00 uur hier binnen hebben. Dan proberen we die onderdelen nog voor 12.00 uur in voorraad te doen, omdat we in het begin van de middag nog een ronde nieuwe orders van klanten hebben. Als er dan een vertraging optreedt, kost dat direct een dag.”

Auditfile Voorraad

Hovius verwacht dat als de stabiliteit volledig onder controle is en het maximum van 999 artikelen per aangifte mogelijk is, DMS naar tevredenheid zal functioneren. Al moet hij een kleine slag om de arm houden. Want al draait DMS al volop bij Kawasaki, de testfase is officieel nog niet voorbij. De Douane voert nog een herzieningsonderzoek uit en dat loopt nog. “In dit entrepot liggen spullen waar nog geen invoerrechten over zijn betaald. Dus het is eigenlijk geld van de Douane dat hier ligt. Daar zijn ze uiteraard zuinig op, en ze willen zekerheid dat wij dat ook zijn. Daarom controleren ze nu eenmalig of onze processen en procedures in orde zijn, voordat we officieel mogen overstappen van AGS naar DMS. We zijn weliswaar AEO-gecertificeerd, maar ook dat moest hier en daar wat worden aangescherpt. Als het goed is, wordt dat snel afgerond. In ieder geval voor 1 december 2024, want dan wil de Douane dat DMS volledig live gaat.”

Daarna wacht er nog een andere klus, want binnen een halfjaar na volledige aansluiting op DMS wil de Douane nog een ander element operationeel hebben: de Auditfile Voorraad. “Met deze auditfile geef je eens in de tien dagen een bestand met de volledige administratie door, waaruit de Douane kan putten. Alles wat je op de Europese markt brengt, is voor de Douane relevant. Want daar zijn invoerrechten aan verbonden en hebben ze controletaken voor uit te voeren”, legt Hovius uit. “Die auditfile is er dan om op terug te vallen als ze meer details willen hebben over een zending. Dat vraagt nog wel wat aandacht, want eigenlijk wil de Douane alles weten over de voorraad. Met tussen de 70.000 en 80.000 SKU’s is er nog wel wat werk aan de winkel.”

Groot verschil

Al met al is er een groot verschil tussen vroeger met AGS en nu met DMS, ziet Hovius. In plaats van de maandaangifte, waarbij de Douane pas zag wat je binnen had gekregen als het alweer weg was en er geen controle meer mogelijk was, is er nu bijna realtime inzage. Zodat de Douane een controle kan uitvoeren voordat iets op voorraad beschikbaar komt. “Dat is totaal anders, want het is dan nog niet vrij voor de verkoop. Nu moeten we wachten op toestemming. Dat hebben we moeten inbouwen in het systeem: zolang we geen goedkeuring hebben van de Douane, kunnen we niks verkopen.”

Voor het bedrijfsleven is dit geen vooruitgang, meent Hovius. “Maar het is wel begrijpelijk. Vroeger was de Nederlandse douane vooruitstrevend en klantgeoriënteerd, namelijk meer gericht op het faciliteren van de handel. Maar in Europa vonden ze dat veel te makkelijk. In veel landen kennen ze de maand­aangifte niet, of een entrepot zoals dit. Dus onder het motto van een gelijk speelveld is dat in het nieuwe Douanewetboek van de Unie allemaal minder geworden. Daar is DMS het directe gevolg van.”

Contact met Douane

Wel hoopt Hovius dat, los van de regels in het wetboek, het contact met de Douane beter wordt. Veel contact is er tijdens de omschakeling naar DMS niet geweest, afgezien van wat gesprekken voor het herzieningsonderzoek. “Er is natuurlijk wel veel contact geweest tussen ons softwarehuis en de Douane. Onze leverancier heeft ons geïnformeerd over de gegevens voor DMS. Af en toe was wat ondersteuning van de Douane voor ons ook welkom geweest, maar dat is niet zo gemakkelijk meer. Vroeger hadden we een klantmanager die wist wat wij doen en de processen kent. Maar de Douane is overgestapt naar een systeem van bedrijfscontactpunten. Daardoor heb je geen vast aanspreekpunt meer en heb je steeds met iemand anders te maken. Dat is weleens lastig.”

Toch is Hovius niet pessimistisch over het functioneren van de Douane op de wat langere termijn. “Als DMS eenmaal goed op de rails staat, verwacht ik dat het beter gaat lopen. Deze overgang heeft niet alleen van onze kant veel investeringen en tijd gevergd, maar ook van de Douane. Nog veel meer waarschijnlijk. Dus dat ze daar af en toe tegen moeilijkheden zijn aangelopen, kan ik begrijpen. Als wij iemand nodig hebben, is het op de huidige arbeidsmarkt heel lang zoeken voordat dat we een goede kracht vinden. Bij de Douane zal dat niet anders zijn. Ook zij zullen moeite hebben met het vinden van de juiste mensen op de juiste plek. Zeker zo’n grote verandering als de omschakeling naar DMS vreet mankracht en energie. Als dat onder controle is, hoop ik dat ze het intern zo op orde hebben dat ze ook weer meer oog voor de klant krijgen.”