Douane-entrepot met eigen ERP-software

Maatwerk in ERP-pakket

Feiteng Europe levert de composietplaten aan klanten in de Europese Unie (EU), het Verenigd Koninkrijk (VK) en Zwitserland. Omdat de invoerrechten voor hun producten in de EU met 7,5 procent redelijk hoog zijn, was snel duidelijk dat een douane-entrepot logistieke voordelen kan bieden. Met een douane-entrepot hoef je immers geen invoerrechten in de EU af te dragen voor wederuitvoer naar niet-EU-landen, zoals het VK en Zwitserland. Voor Feiteng Europe zou een douane-entrepot jaarlijks een besparing van 225.000 euro opleveren. Van Someren zette in november 2023 de aanvraag voor een douane-entrepot in werking, en ontving in april 2024 hiervoor de vergunning. De omschrijving van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing kostte Feiteng Europe de meeste tijd. De Douane stelde twee keer aanvullende vragen en vroeg een aantal zaken vast te leggen in een specifieke rapportage. Daarbij ging het om het movement reference number (MRN) van de gevraagde regeling (bijvoorbeeld de regeling plaatsing onder het douane-entrepot) en de voorafgaande regeling (de regeling waaronder de goederen vielen voordat ze onder de gevraagde regeling werden geplaatst) en de hoeveelheid colli en gewichten, bruto en netto, voor de processen van invoer, opslag, uitvoer en wederuitvoer.

Om aan al deze eisen te kunnen voldoen, was het noodzakelijk maatwerk te ontwikkelen in het ERP-pakket van Feiteng Europe. “Wij werken met Exact Online en alleen de premiumversie daarvan bevat de zogenoemde flexvelden die geprogrammeerd kunnen worden volgens de vereisten van de Douane. De ontwikkeling hiervan duurde vier weken en kostte bijna 5000 euro”, legt Van Someren uit.

Tijdens het traject van de entrepotaanvraag is het belangrijk goed te luisteren naar de Douane en de processen duidelijk te beschrijven zodat de Douane kan zien dat je die beheerst, is de ervaring van Van Someren. “Een groot voordeel hierbij was dat onze goederenstroom vrij eenvoudig is. Als Feiteng Europe importeren wij alles van één leverancier, onze moedermaatschappij uit China. Bovendien liggen er van de 250 artikelen die we in onze portefeuille hebben, slechts 10 tot 15 in het entrepot voor klanten van buiten de EU. Producten die bedoeld zijn voor klanten in de EU klaren we meteen in.”

Achter hek in magazijn

Het entrepot bevindt zich in de vestiging in Venray en bestaat uit een door middel van hekken afgesloten gedeelte van een magazijn. Artikelen die worden opgeslagen in het entrepot krijgen bij binnenkomst een apart groen label, en het artikelnummer heeft een 9 als prefix. Het MRN van inslag (entrepot- boekingen) wordt ook op het label geprint en op de pallet vermeld. Dit nummer is immers nodig bij de uitslag (voorafgaand document). “Alle douaneaangiften worden namens Feiteng Europe door een partner gedaan.

Die deelt de details daarvan met ons, die ik bijhoud in ons ERP-systeem. In Venray ontvangen we een tot twee containers per week, waarvan één container in het entrepot wordt opgeslagen. Het is niet veel werk deze bewegingen te administreren. De uitslag kost meer tijd. Zo bestelt een van onze klanten wekelijks goederen voor vijftien locaties in het Verenigd Koninkrijk”, vertelt Van Someren.

De totale investering voor het krijgen van de entrepotvergunning was ongeveer 6000 euro: 5000 voor softwareontwikkeling en 1000 euro voor het plaatsen van de hekken.

Van Someren: “De grootste investering was de eigen tijd voor de procesbeschrijving en de communicatie met de Douane. Tijdens de aanvraagprocedure hebben we ook contact opgenomen met evofenedex om ons plan konden we sparren over de procedures van de Douane en risico’s waar we niet zelf aan hadden gedacht. Na deze crosscheck konden we vol vertrouwen het aanvraagproces afronden.”