05-09-2024
“Altijd blijven nadenken over Incoterms®”
“Regelmatig overleg met sales voorkomt onduidelijkheden
Hoe bokst een binnendienst op tegen de buitendienst bij ongewenste afspraken met klanten over de ICC Incoterms® 2020? Wat doe je als binnendienstmedewerker om de juiste Incoterms®-regels te hanteren? Anda Thuis van de Soest Medical Group vertelt over haar ervaringen.
Iedere medewerker van een binnendienst zal het herkennen: verkopers die je moet afremmen omdat zij in hun enthousiasme iets te gemakkelijk meegaan in de voorkeur van de klant voor bepaalde leverings- of betalingsvoorwaarden. Bij het ene bedrijf leidt dit tot botsingen, bij het andere komen de binnen- en buitendienst daar in goed overleg altijd uit.
Soest Medical Group (SMG) behoort tot de tweede categorie, aldus Anda Thuis, medewerkster van de afdeling binnendienst, die bij SMG customer care heet. SMG, met 39 werknemers gevestigd in Soest, produceert onder de merknamen ‘Eurotape’ en ‘Somed’ materiaal dat in operatiekamers wordt gebruikt, als onderdeel van een medisch product. Het bedrijf richt zich vooral op de internationale markt.
Anda kwam anderhalf jaar geleden werken bij SMG, zonder enige ervaring met leveringsvoorwaarden. “Daar heb ik echt in moeten duiken. In mijn beleving blijven de Incoterms®-regels een onderwerp waar je over moet blijven nadenken. Juist omdat je af en toe aan nieuwe landen levert en het per land kan verschillen.”
Bij SMG hebben customer care en sales elke maandagochtend overleg, waaraan ook de buitenlandse verkoopagenten digitaal deelnemen. Het gebruik van Incoterms® komt daar af en toe aan de orde. Zonder dat dit tot grote discussie leidt, is de ervaring van Anda. “In het verleden is het incidenteel voorgekomen dat sales zijn eigen weg ging. Maar in de huidige situatie wordt ons advies altijd serieus genomen. We worden als customer care écht gezien.”
Ben jij helemaal op de hoogte van de Incoterms®-regels?
Test nu je kennis en ontvang na afloop alle goede antwoorden in je mailbox.
Oude gewoonten doorbreken
SMG hanteert bij voorkeur de Incoterms®-regels Delivered at Place (DAP) en Free Carrier (FCA). FCA omdat de klant dan zelf het vervoer en de import in zijn eigen land regelt. “Landen buiten Europa die we onvoldoende kennen, koppelen we met FCA aan de betalingsconditie Prepaid. Laatst hadden we een zending naar Algerije en kwamen we erachter dat bedrijven daar maar beperkt aanbetalingen mogen doen. Dan moet je op zoek naar de Incoterms®-regel en de betalingsvoorwaarden die daar het best bij passen. Na veel overleg, en advies van evofenedex, zijn we daar uiteindelijk uitgekomen. Het werd Cost and Freight (CFR) met als betalingsconditie Cash Against Documents”, aldus Anda.
Soms is er een oude afspraak of een ingesleten gewoonte die doorbroken moet worden. Zo leverde SMG aan het Verenigd Koninkrijk altijd op basis van de Incoterms®-regel Delivered Duty Paid (DDP), waar de afhandeling van de import en de kosten van de aflevering bij de verkoper liggen. “Dat hebben we veranderd naar DAP, omdat sinds de Brexit invoerrechten betaald moeten worden en de koper dus zelf de kosten hiervoor draagt. Echt, het blijft belangrijk over de Incoterms®-regels na te denken en deze zo nodig bij te stellen.”
“Laatst kwamen we erachter dat Algerijnse bedrijven maar beperkt aanbetalingen mogen doen”
Medewerkster afdeling Customer care bij Soest Medical Group in Soest.
Evenement was stimulans
Een stimulans daarbij was het bezoek van Anda aan de Dag van de Binnendienst, afgelopen juni in Nunspeet. “Wat ik daar vooral heb opgestoken, is dat als je als bedrijf een nieuwe markt gaat verkennen, je niet moet afwachten tot er eens een order binnenkomt. Het is beter proactief te kijken wat de wetten en regels van dat land zijn, en wat er wel en niet mag. Zoals onze kwestie met Algerije: dat hadden we kunnen weten als we ons daarin hadden verdiept. Je kunt jezelf beter voorbereiden door rekening te houden met specifieke omstandigheden.”
Een andere ‘les’ die Anda heeft geleerd op dit jaarlijkse evenement van evofenedex: vraag je af welke documenten er mee moeten bij een zending. “Daar stoeien we nog weleens mee. Soms verwachten klanten dat je documenten meestuurt, terwijl dat volgens de gekozen Incoterms®-regel of volgens regelgeving en handelsverdragen niet hoeft. Toch doe je dat dan, ook om het zekere voor het onzekere te nemen. Maar de vraag is of het écht nodig is. Daarom onderzoeken we nu bij alle klanten welke documentatie we meesturen, gewoon om die check eens te doen. Je doet vaak jaren hetzelfde, maar doe je het eigenlijk wel goed? Dat is ook iets wat ik van die dag heb meegenomen.”
Frank de Kruif
Getty Images