Vrachtbrief

De vrachtbrief heeft een aantal functies:

• schriftelijk bewijs van de vervoerovereenkomst
• ontvangstbewijs
• biedt de informatie die nodig is om de goederen te kunnen vervoeren
• vertegenwoordigt de goederen bij vervoer over water
• kan bijdragen aan het bewijs dat terecht het btw-nultarief is toegepast
• geeft aan welke vervoervoorwaarden van toepassing zijn

Schriftelijk bewijs van de vervoerovereenkomst

De afspraken tussen opdrachtgever (de afzender) en vervoerder moeten bij voorkeur schriftelijk in een vervoerovereenkomst zijn vastgelegd. Bij incidentele transporten wordt hiervoor de vrachtbrief gebruikt. Sluiten opdrachtgever en vervoerder vaker een overeenkomst, dan is het aan te raden deze vast te leggen in een contract.

Ook als opdrachtgever en vervoerder een contract hebben gesloten, behoudt de vrachtbrief zijn waarde als schriftelijk bewijs. Hij dient dan als bewijs voor een bepaalde opdracht.

Ontvangstbewijs

De vervoerder neemt de goederen in ontvangst en tekent de vrachtbrief af. Met de vrachtbrief kan de opdrachtgever aantonen dat hij de goederen aan de vervoerder heeft geleverd. De leveringsafspraak tussen koper en verkoper op basis van de Incoterms 2010 kan de opdrachtgever daartoe verplichten.

Bij aflevering op de plaats van bestemming tekent de ontvanger voor ontvangst van de goederen zoals ze zijn omschreven op de vrachtbrief. Wanneer de goederen geheel of gedeeltelijk beschadigd zijn of verloren zijn gegaan, moet hij dat op de vrachtbrief aantekenen door een voorbehoud of opmerking maken.

Alle delen van de vrachtbrief zijn voorzien van hetzelfde unieke nummer, waarmee wordt aangetoond dat de levering/ontvangst hoort bij een bepaalde zending.

Informatiedrager

Op de vrachtbrief staat welke goederen de vervoerder moet vervoeren. Daarnaast is het mogelijk om aan te geven waar de goederen moeten worden afgeleverd én aan wie de vervoerder de nota kan zenden voor de vrachtpenningen.

Een omschrijving van de goederen is van belang om aan te geven of aan speciale verplichtingen moet worden voldaan, zoals bij gevaarlijke (afval)stoffen. De vermelding van het brutogewicht moet onder andere voorkomen dat het voertuig te zwaar wordt beladen.

Verder wordt de vrachtbrief ook gebruikt om speciale instructies te vermelden. Bijvoorbeeld over de omstandigheden van het vervoer (temperatuur) of het tijdstip van afleveren (tijdvensters).

De vrachtbrief en vervoer per schip

Bij vervoer per schip heeft de vrachtbrief (cognossement of Bill of Lading genoemd) nog een functie: hij vertegenwoordigt de goederen. De houder van het cognossement kan uitlevering van de goederen eisen. Dit betekent dat de goederen tijdens het vervoer zonder problemen verkocht kunnen worden. Het cognossement maakt ook betaling met een documentair krediet mogelijk. Dit biedt koper en verkoper grote zekerheid over het nakomen van de koopovereenkomst.

Btw-nultarief

Levering van goederen naar het buitenland is met het zogeheten btw-nultarief belast. De exporteur moet met ’boeken en bescheiden’ aantonen dat de goederen buiten Nederland zijn gebracht. De vrachtbrief die is ondertekend door de buitenlandse ontvanger kan hierin een belangrijke rol spelen.

AVC 2002 (2015)

Op de AVC-vrachtbrief en de gecombineerde AVC/CMR-vrachtbrief wordt verwezen naar de Algemene Vervoercondities 2002 (AVC 2002). Hierdoor zijn de AVC 2002 (2015) van toepassing op dit transport. Dit geldt voor nationaal vervoer, maar ook als aanvulling op de CMR, voor internationaal vervoer.