Bijtelling voor werknemers

Over dat privé-gebruik moet de werknemer belasting betalen. Die belasting moet de werkgever op het loon/salaris inhouden. Dat hoeft niet als de werknemer een beroep kan doen op een vrijstelling. De belangrijkste vrijstelling geldt als het privé-gebruik beperkt blijft tot maximaal 500 km per kalenderjaar. Ook geldt er een vrijstelling voor bestelauto’s die uitsluitend zakelijk worden gebruikt. De vrije ruimte van 500 privékilometers per kalenderjaar geldt in dat geval niet, maar daar staat tegenover dat er geen rittenregistratie hoeft te worden bijgehouden.

Meer over de vrijstellingen staat op de pagina's 'Geen bijtelling' en '500 Km-vrijstelling'.

Verklaring geen privé-gebruik (personen- en bestelauto)

De werknemer kan op verzoek van de werkgever een 'verklaring geen privé-gebruik' aanvragen bij de belastingdienst. Daarin verklaart de werknemer dat hij niet meer dan 500 km per kalenderjaar privé rijdt met de personen- of bestelauto van de zaak. Aan de hand van deze verklaring is de werkgever niet meer verplicht om de belasting over de bijtelling op het loon/salaris van de werknemer in te houden. Wel moet de werknemer kunnen bewijzen dat met de auto maximaal 500 privékilometers per kalenderjaar worden gereden, bijvoorbeeld door een sluitende rittenregistratie bij te houden.  

De werknemer kan het aanvraagformulier voor de verklaring downloaden van de website van de belastingdienst en na invulling aan deze dienst terugzenden. De belastinginspecteur geeft daarop de verklaring af, die de werknemer overhandigt aan de werkgever. Deze bewaart de verklaring in de loonadministratie.

De werknemer moet een verzoek tot intrekking van de verklaring doen zodra er met de auto meer dan 500 km per kalenderjaar wordt gereden.

Verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto

De werknemer die in een bestelauto van de zaak rijdt, kan bij de belastingdienst een ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’ aanvragen indien hij/zij de bestelauto enkel voor zakelijke ritten en woon-werkverkeer gebruikt. Privéritten zijn niet toegestaan. De vrije ruimte van 500 privékilometers per kalenderjaar geldt niet. Hier staat echter tegenover dat de werknemer dit uitsluitend zakelijke gebruik niet hoeft te kunnen bewijzen. Er hoeft dus geen rittenregistratie te worden bijgehouden. Deze regeling geldt alleen voor bestelauto’s die aan de inrichtingseisen voldoen.

Als de belastingdienst het vermoeden heeft dat de bestelauto toch voor een privérit is gebruikt, kan de inspecteur de werknemer vragen om te bewijzen dat de rit toch zakelijk was. Als de werknemer hier niet in slaagt, wordt aangenomen dat de bestelauto voor meer dan 500 privékilometers is gebruikt en vervalt de verklaring. Vanaf dat moment moet de werkgever maandelijks 1/12 deel van de bijtelling op het salaris inhouden. De bewijsplicht ligt bij de werknemer. Natuurlijk kan de werkgever hem of haar hier wel bij helpen.