Hoe voorkom je misbruik en andere incidenten met tankpassen?

De tankpas biedt bedrijven en werknemers veel gemak. Er is geen gedoe met bonnetjes of declaraties en er is direct inzicht in de kosten. Maar er schuilen ook risico’s in, zoals skimming; het kopiëren van de betaalgegevens van de tankpas.

Een voorbeeld hiervan is een chauffeur die zijn tankpassen in de cabine liet liggen. Er werd op een gegeven moment ingebroken in deze cabine, maar het leek alsof er niets was meegenomen. Later bleken de tankpassen geskimd te zijn, wat leidde tot een schadepost van 3.700 euro.

Privé tanken

Bedrijven kunnen zich ook vergissen in (nieuwe) werknemers. Een kersverse chauffeur bij een bedrijf liet bekenden voor 24.000 euro privé tanken in slechts vier maanden tijd. En zo zijn er op het internet nog vele verhalen te vinden van werknemers die overgaan tot ongeoorloofde transacties.

Veelal worden deze personen betrapt omdat fleetmanagement software een signaal afgeeft aan de beheerders. Bijvoorbeeld vanwege de frequentie van de tankbeurten, die opeens hoger ligt dan normaal. Of omdat de brandstoftank van het voertuig simpelweg niet zoveel ruimte biedt voor de getankte liters. Of omdat er opeens getankt wordt op een fysieke locatie die ver buiten de reguliere rijroutes ligt.

Controle en instructie

Er zijn diverse methoden waarmee beheerders en pasleveranciers, het oneigenlijk gebruik van tankpassen in de gaten kunnen houden, om zo de veiligheid te waarborgen. Maar het begint altijd met het goed instrueren van de gebruikers. Daarom geven we vijf tips voor beheerders om aan hun chauffeurs mee te geven:

1. Maak duidelijk dat alle tanktransacties strikt gemonitord worden, dat misbruik wordt bestraft en dat de kosten altijd worden verhaald.
2. Instrueer de chauffeurs om pincodes nooit bij de bijbehorende tankpassen te bewaren. Laat ze de tankpas zien als hun eigen pinpas.
3. Laat de chauffeurs nooit, als borg, een tankpas afgeven.
4. Zorg dat chauffeurs de tankpassen altijd goed opbergen en nooit onbeheerd achterlaten.
5. Informeer chauffeurs over de mogelijke financiële en juridische gevolgen van misbruik van een tankpas.

DKV Mobility tankpas

In het buitenland zijn de risico’s op diefstal van tankpassen voor chauffeurs vaak groter. Hierbij kunnen taalbarrières voor problemen zorgen. Om bedrijven, die internationaal vervoeren, te helpen, heeft DKV Mobility, specialist voor brandstofbetalingen in het buitenland en partner van evofenedex, een aantal stevige veiligheidsmaatregelen getroffen. Zo heeft DKV Mobility voor fleetmanagement een nooddienst, die 24/7 bereikbaar is om incidenten op te lossen en/of tankpassen te blokkeren, via de DKV Live Track & Trace. In een online omgeving (DKV Cockpit) kunnen beheerders vrijwel alles instellen, waaronder kaartlimieten en pincodes. Ook is er realtime inzicht in het gebruik van de tankpassen.

Controleer daarom of jouw pasleverancier dit soort services aanbiedt, zodat je financiële schade van tankpasmisbruik kunt beperken.