Softwarekeuze is meer dan een pakket

Integratie

Een aantal jaar geleden begon Duynie met het project OneDuynie, een traject om alle losse digitale systemen te integreren. Middeldorp: “Doel is om voor alle processen in het bedrijf dezelfde data te kunnen gebruiken. Dat helpt ons om te kunnen groeien en te verbeteren. Daarvoor kozen we Microsoft Dynamics als enterprise resource planning (ERP) en dat werkt goed. Tegelijk kozen we ook voor een transportmanagementsysteem [van een andere aanbieder, red.] om alle transporten te plannen, zowel van het eigenwagenpark als van uitbesteed transport.” Maar Duynie liep tegen diverse uitdagingen aan, wat ervoor zorgde dat het met dat TMS-pakket niet de gewenste verbeterslagen kon maken. “Om de processen zo efficiënt mogelijk te kunnen uitvoeren hebben we gekozen op zoek te gaan naar een andere oplossing.” 

Besloten werd om een projectteam op te zetten vanuit een dwarsdoorsnede van de organisatie, tot aan de werkvloer in de diverse Europese landen toe. “In samenwerking met het projectteam van ICT besloten we het project op te knippen in twee fasen. In de eerste fase gaan we het oude pakket elimineren en zetten we gezamenlijk de minimale eisen voor het volgende pakket op een rij, zodat het bij ons proces past. Door een brede doorsnede van het bedrijf erbij te betrekken, hebben we van begin af aan gezorgd voor draagvlak voor het nieuwe pakket. In fase twee kijken we vooral naar wat we nodig hebben om ook vooruit te kunnen in de toekomst op het gebied van automatisering en efficiëntie in de processen.” 

Adviezen

Om een nieuw, passend TMS-pakket te vinden nam Middeldorp contact op met projectmanager Digitalisering Anneloes van Klaveren van evofenedex. “We hadden behoefte aan een onafhankelijk, extern iemand die meekijkt of wij niets over het hoofd zien en die advies kan geven waar nodig. Al snel kwamen we erachter dat we de minimale requirements voor het plannen van uitbesteed transport in ons ERP-pakket zouden kunnen implementeren. Maar voor het eigenwagenpark bleek dat best lastig te zijn. Met behulp van Anneloes hebben we gekeken wat voor soort TMS we dan eigenlijk nodig hebben. Dat was nuttig, want we wisten door ervaringen uit het verleden dat in verkooppraatjes gouden bergen worden beloofd. Daar moet je doorheen kunnen prikken.”

Met de adviezen ging Duynie aan de slag. “Uiteindelijk bleven er drie soorten TMS-pakketten over die bij ons zouden passen. Dat was prettig vanwege de vele opties die er zijn en het zorgde ervoor dat we ons konden focussen. Bij de drie pakketten kwamen uiteindelijk zeven aanbieders uit de bus die bij ons kunnen passen. Die bedrijven hebben we een ­vragenlijst gestuurd en een offerte gevraagd. Daar bleven drie aanbieders van over die wij interessant vonden.”

Alle drie de aanbieders kwamen een demonstratie geven bij Duynie, legt Middeldorp uit. “Dankzij alle adviezen waren we gewapend met vragen en konden we doorvragen bij de presentaties. Dat resulteerde in twee aanbieders waar wij vertrouwen in hadden. Om daar tussen te kiezen moesten we volgens Anneloes eens gaan kijken bij een klant van beide aanbieders. Dat is een stap die vaak wordt overgeslagen, maar die ik ontzettend waardevol vond. Je kunt dan echt een kijkje nemen in de keuken en zien hoe het TMS bij een ander in de praktijk werkt. Dan kun je ook zien of een systeem echt in de praktijk aansluit bij jouw behoeften.”

Goede klik

Volgens Middeldorp was er bij beide pakketten een goede klik met de leverancier. “Je wilt gewoon geholpen worden als iets niet lukt of als het vastloopt. Dan wil je bijvoorbeeld iemand in Nederland kunnen spreken die je kent en die met je meedenkt en niet een helpdesk in India of zo. Tijdens de bezoeken bij de klanten van de leveranciers konden we ook dat soort vragen stellen. Daar kregen we de bevestiging die we zochten, namelijk dat het met de service gewoon goed zit.”

Middeldorp heeft de bezoeken en het gehele traject samen met de business-analist van de ICT-afdeling gedaan. “We hebben bij die bezoeken screenshots gemaakt en vervolgens alles besproken met de transportplanners. Die konden zich vinden in beide pakketten, dus dat was fijn. Maar we moesten nog wel een keus maken. Het ene pakket draaide op een server op kantoor, het andere was een Saas-pakket, software die draait in de cloud. We besloten te gaan voor het laatste, omdat dit naar ons gevoel meer klaar is voor de toekomst.”

Inmiddels wordt er hard gewerkt aan het implementeren van het pakket. “We kunnen dit goed koppelen aan ons ERP-systeem en we zijn druk bezig met testen en inrichten. Wat ik ook prettig vond aan deze leverancier is dat ze bij de demonstratie hier op kantoor naast een verkoper een developer stuurde. Dat maakte het gesprek erg prettig en hierdoor voelde het niet als een verkoopgesprek, maar als een gesprek over mogelijkheden en oplossingen.”

Hulpvaardig

Ook nu nog loopt Middeldorp tegen zaken aan waarover ze contact heeft. “Ze rekenen geen meerkosten voor extra modules, maar bouwen die dan voor alle gebruikers. Dus dat is erg fijn. Wij rijden bijvoorbeeld ’s nachts door en dat was in de software lastig te plannen. Samen kwamen we tot een simpele oplossing en die is straks beschikbaar voor iedereen. Dus dat is win-win.” 

Ook op de werkvloer wordt er uitgekeken naar de implementatie. “Ik hou de planners op de hoogte van de laatste stand van zaken. Voor het einde van het jaar moet iedereen over zijn, want dan is het einde oefening voor het oude TMS-systeem. De rest van Europa haken we ook aan, zodat we straks overal op dezelfde manier werken.” Dat er met veel vertrouwen wordt uitgekeken naar de komst van het nieuwe TMS heeft ook te maken met het proces. “We hebben gezamenlijk met alle vertegenwoordigers vanuit de businessgroepen het plan ontworpen en zijn gezamenlijk bezig met de uitrol. Ieder projectteamlid is verantwoordelijk voor zijn eigen regio en zorgt dat die betrokken is bij het proces. Dat resulteert in een goede samenwerking, eigenaarschap en draagvlak”, aldus Middeldorp. 

Tot slot heeft ze twee goede adviezen voor bedrijven die worstelen met dezelfde digitale uitdaging. “Het eerste is om de juiste stakeholders in de organisatie bij het projectteam te betrekken. Dat versterkt het draagvlak en maakt de keuze uiteindelijk beter. Het tweede advies is om niet alleen naar het pakket en de softwarematige kant te kijken, maar ook naar de bredere samenwerking met de leverancier. Het moet écht voelen als een partnership.”