De Jong Diepvries slimmer door digitalisering

Als de deur van de opslag openzwaait, komt de vrieskou je tegemoet. Het klinkt als een winters tafereel, maar bij De Jong Diepvries in het Zuid-Hollandse Bergschenhoek is dit 365 dagen per jaar de realiteit. Duizenden artikelen liggen daar geduldig te wachten om uitgeleverd te worden. “Vandaag bestellen is vandaag leveren”, aldus eigenaar Stefan de Jong.

“We kregen nieuwe klanten, maakten kennis met nieuwe markten en er ontstond nieuwe business. Het was alsof we onze vrijheid terugkregen"

In 1955 begonnen de vader en oom van De Jong het gelijknamige bedrijf in een pand aan de Coolhaven in Rotterdam. In 1991 verkaste het bedrijf naar Bergschenhoek, waar er al een paar keer werd verhuisd. Sinds eind jaren negentig is er veel veranderd en werd er gedigitaliseerd en geïnnoveerd. “Dat we nu nog bestaan, in tegenstelling tot andere bedrijven, hebben we daaraan te danken”, zegt De Jong.

Rampjaar 1999

De sleutel voor de veranderingen in het bedrijf ligt volgens De Jong en zijn collega Frans Peeters mede in het jaar 1999. “Dat was een rampjaar. Onze grootste klant, die goed was voor zestig procent van de omzet, gaf aan weg te willen. O jee, dachten wij, wat nu? We voerden een vacaturestop in, vervingen geen vrachtauto’s meer en dat soort dingen. Elke euro werd omgedraaid. De klant vertrok uiteindelijk wel, maar dat duurde langer dan gedacht. Op een gegeven moment hadden wij zoiets van: we gaan weer vol investeren en zien wel waar het schip strandt.” De grote klant vertrok uiteindelijk, maar volgens De Jong vulde dat gat zich snel op. 

“We kregen nieuwe klanten, maakten kennis met nieuwe markten en er ontstond nieuwe business. Het was alsof we onze vrijheid terugkregen. Vroeger waren onze klanten ziekenhuizen en bejaardenhuizen waar in de keuken maaltijden werden bereid. Nu worden die instellingen beleverd door cateraars, die wij nu weer indirect via hun groothandels beleveren. En waar er vroeger telefonistes zaten om orders op te nemen, gaat dat nu grotendeels via digitale verbindingen. Orders komen binnen, worden gelopen en bezorgd.”

"Ik grap weleens dat hij de duurste stagiair ooit is geweest."

Dit alles zorgde voor een enorme verandering, aldus Peeters. Hij werkt al tientallen jaren bij het bedrijf. “We werden een leer-bedrijf en gingen werken met stagiaires. Eerst mbo’ers, toen kwamen de hbo’ers en uiteindelijk ook de wo’ers. Digitalisering kreeg mede daardoor een boost. Zo kregen we ruim vijf jaar geleden Jaco Immerzeel als orderpicker over de vloer. Toen liepen we nog met orderlijsten door de vrieskou en hij studeerde bedrijfskundige informatica. Uiteindelijk kwam hij hier een afstudeerstage doen en is hij daarna een tijdje blijven hangen. Na een uitstapje elders is hij nu weer bij ons in dienst op zzp-basis.”

Zelf lopen

Immerzeel zelf weet nog goed dat hij orders moest picken in de vrieskou en dat leverde hem een voordeel op. “Ik wist daardoor wat er gaande was op de werkvloer. Als we iets gingen digitaliseren, moest het simpel zijn en gedragen worden.” Zo ontwikkelde hij onder meer een handscannersysteem. Na zijn afstuderen trad hij in dienst. “Dat was leuk en leerzaam, maar ik wilde me uiteindelijk toch verder ontwikkelen en ben ergens anders gaan werken. Dat beviel uiteindelijk toch niet, waarna ik besloot zzp’er te worden. En nu zit ik hier weer.”

“Niet alleen kregen we nieuwe software, maar gingen we ook meer werken als een logistiek dienstverlener."

De Jong betreurde toentertijd het vertrek, maar begreep het wel. “Uiteindelijk kunnen wij als mkb-bedrijf geen oneindig carrièrepad bieden. Ik grap weleens dat hij de duurste stagiair ooit is geweest. Want toen hij wegging, hing er allemaal scanapparatuur en hadden we een enorme digitaliseringsslag gemaakt.” Bij de verhuizing van het oude naar het huidige pand was Immerzeel volgens De Jong ontzettend belangrijk. In 2016 kwam het huidige pand beschikbaar. “We zaten iets verderop en huurden al een gedeelte bij een toenmalige logistiek dienstverlener. Maar die liet weten dat hij niet meer verder kon als bedrijf en vroeg of wij interesse hadden in het pand. Dat hadden wij wel, al was het veel te groot. Op de toenmalige locatie was het te klein. We moesten dus verhuizen en grepen meteen de kans om alles goed neer te zetten. Alleen mocht de klant daar niets van merken.” Dat moest allemaal in een tijdsbestek van drie maanden gebeuren, vult Peeters aan. “We kwamen er al vrij snel achter dat niet alleen het warehouse, maar alle processen moesten worden bekeken. Zo waren de kantoren boven, en dat was erg onhandig voor de chauffeurs die kwamen. Dat hebben we eerst op orde gebracht door tijdelijk een portocabin te plaatsen. Zo hebben we het hele pand aangepakt en aangepast.”

Alle vrijheid

Daarnaast bleek dat het softwarepakket waarmee werd gewerkt, Reflex, een warehousemanagementsysteem (wms) bevatte. “Voorheen gebruikte we het pakket van de vorige gebruikers van het pand, waar wij van huurden. Maar omdat zij vertrokken waren, hadden we snel zelf iets nodig.” De verantwoordelijkheid daarvoor werd gelegd bij Immerzeel. “Ik kreeg alle vrijheid en verantwoordelijkheid”, zegt Immerzeel. “Het was erg mooi om dat vertrouwen te krijgen. De logica van het oude systeem moest ik vertalen naar dit nieuwe systeem.” Samen met onder meer Peeters werd er hard gewerkt. “Niet alleen kregen we nieuwe software, maar gingen we ook meer werken als een logistiek dienstverlener. Waar vroeger alle handling in de prijs zat bij de verkoop, moesten we die nu apart gaan factureren. Iedere keer dat er een handje aan te pas komt, kost het geld.” Het lukt Immerzeel uiteindelijk om dat binnen een paar weken te regelen: “De basis bleek gelukkig goed.” Nog steeds zijn die maanden belangrijk voor het bedrijf. “Sommige dingen zijn nu simpeler”, zegt Peeters. “De klant kan nu precies zien wat opslag kost.”

Dat is wel ten koste gegaan van een medewerker die tot dan toe de automatisering deed. “Dat was een man met ontzettend veel kennis en kunde. Hij had een Excel-sheet met de meest ingewikkelde macro’s en toverde alles tevoorschijn”, aldus De Jong. “Maar hij was wel de enige die dat wist. Natuurlijk morde hij wel in het begin, maar ook hij zag in dat het anders moest.”

Flexibiliteit

Zo was het in Excel nagenoeg onmogelijk verschillende administraties te combineren en waren er grenzen aan het systeem. “Soms reden er vrachtauto’s nagenoeg dezelfde route, beide halfvol”, schetst Peeters. “Om de stap te maken naar meer flexibiliteit moest dat anders. Nu hebben we een chauffeursapp waarin de route staat en ontvangers kunnen tekenen. En het is nu: vandaag bestellen, vandaag leveren.”

"Eigenlijk zijn wij een doodsaai bedrijf. Wij zijn geen cowboys, maar gaan voor de lange termijn.”

Voor De Jong was het geen probleem om Immerzeel het vertrouwen te geven. “Je weet dat als hij gaat rommelen in de database, het goedkomt. Bovendien, omdat hij hier als order-picker heeft gewerkt, weet hij hoe het hier gaat. Hij kan zich in de mensen en het proces verplaatsen en dat is belangrijk. Wij laten weten hoe we het logistiek willen en hij kijkt of het te automatiseren is. Inmiddels hangt ons magazijn vol met wifi, zijn er overal barcodes, weten we waar spullen staan en hoeveel we in voorraad hebben.”

Dankzij al die automatiseringsslagen bestaat het bedrijf nog, aldus De Jong. “We leveren snel, hebben altijd voorraad en zijn betrouwbaar. Eigenlijk zijn wij een doodsaai bedrijf. Wij zijn geen cowboys, maar gaan voor de lange termijn.” Peeters vult aan: “We luisteren naar de klant en helpen waar het kan. Wil de klant een pakbon in Excel, dan zorgen we ervoor dat dit kan via de klantportal. Ook kunnen ze de voorraden meteen inzien en alle orders. Dat is mede dankzij de komst van Jaco allemaal gelukt.” Toekomstplannen op het gebied van automatisering hebben de drie nog genoeg. “Een mooi nieuw wms-pakket staat zeker op de wensenlijst”, aldus De Jong. Maar dat moet dan volgens Immer-zeel wel een pakket zijn waarop andere bedrijven en softwarepakketten kunnen worden aangesloten. “Want verbinden met andere bedrijven en instellingen, dat wordt de toekomst.”