Data opschonen zorgt voor forse besparing bij Bolsius

Waar vroeger met de hand geschreven bestelbriefjes met het aantal stuks werden ingeleverd, wil de ruim 150 jaar oude kaarsenmaker Bolsius de gegevens tegenwoordig digitaal hebben. De producent maakt een behoorlijke digitaliseringsslag door en dat is ook hard nodig volgens Mirian Pieterson, Manager Customer Service & Master Data. “Onze klanten willen graag weten hoe laat de vrachtauto komt en wat er precies in zit.” Dat het digitaliseringsproces zowel intern als extern met bijvoorbeeld klanten niet zonder slag of stoot gaat, heeft Pieterson wel gemerkt. “Ons klantenbestand is zeer divers. Dat gaat van grote retailers tot eenmanszaken. We hadden zelfs nog klanten die een handgeschreven fax stuurden, maar dat accepteren we niet meer. Sommigen hadden zo’n doktershandschrift dat nauwelijks duidelijk was wat ze wilden hebben. Het vergt echt maatwerk per klant, maar we proberen ze wel te helpen. Als ze ons een Excelbestand kunnen mailen, scheelt dat al, hoewel dat voor sommigen al een hele stap is. We proberen onze klanten te helpen zodanig dat het voor ons ook werkbaar blijft.”

Verschil per land

Dan is er ook nog het verschil per land hoe ver de digitalisering is. “In Nederland kunnen we met onze klanten goed praten over digitale mogelijkheden”, aldus Pieterson, “maar in Duitsland is dat een stuk lastiger. De structuur van winkels zit daar anders in elkaar en iets als goedkoop onbeperkt internet kennen ze daar veel minder. Veel gaat nog contant, kijk maar naar de parkeerautomaten. Wat digitalisering betreft, moeten ze echt nog wel een slag maken. Het blijft dus per land en klant zoeken naar wat de mogelijkheden zijn.” Toch was dat niet het enige digitaliseringsprobleem waarop Bolsius de afgelopen jaren stuitte. De grootste uitdaging lag intern. “We hebben ontzettend veel data, maar die bleken behoorlijk vervuild. Daar hebben we nu een slag geslagen; er bleken maar liefst 33.000 items geregistreerd te staan bij GS1, de uitgever van barcodes, terwijl we 4.000 unieke producten maken. Dat klopt natuurlijk niet. Na veel opruimwerk bleven er uiteindelijk 7.000 over en dat past veel beter bij ons product-portfolio. En het scheelt in de barcoderegistraties, waarvoor je per stuk betaalt. Het bleek dat veel items dubbel in ons systeem stonden, zoals kaarsbol en bolkaars. Ook stonden er typefouten in, waardoor het systeem vervuild raakte.”

Monnikenwerk

Er was een tijd dat de ruim 150 jaar oude kaarsenmaker Bolsius handgeschreven bestelbriefjes kreeg. Tegenwoordig gaat het allemaal digitaal. Voor Pieterson was het monnikenwerk om al die data door te spitten. “Je zoekt naar consistentie door te kijken naar de unieke kenmerken.” Nu de database is opgeschoond, is het zaak ervoor te zorgen dat deze niet weer wordt volgestopt met verkeerde data. “Als medewerkers even iets niet kunnen vinden, is de verleiding natuurlijk heel groot om snel een nieuw item aan te maken.”

Om dat te voorkomen, heeft het bedrijf de processen anders ingericht. “Als onze product developers, onze creatieve breinen zeg maar, iets hebben bedacht, worden de data verzameld. Wat zijn de afmetingen? Waar is het van gemaakt? Dat gaat vervolgens naar het Master Data Team en wij bepalen hoe het wordt weggeschreven in de database. Op die manier houden we de controle. Voor alle andere medewerkers is het dan ook onmogelijk om nog iets toe te voegen. Die mogelijkheid hebben we geblokkeerd. Zo hebben we een dubbel slot op de deur.”

Goede verbinding

Pieterson twijfelt er niet aan dat data een steeds grotere rol gaan spelen. “Dat is belangrijk voor de hele keten. Bovendien is de digitalisering verbonden aan ons dagelijks leven.” Dat was voor het bedrijf jaren geleden dan ook aanleiding om ermee aan de slag te gaan. “Als bedrijf hebben we alle stadia doorlopen. Vanaf het bezorgen met paard en wagen tot een modern ERP-systeem waarmee we nu werken.” Toch blijven er grote uitdagingen, zeker nu alle productiefaciliteiten worden verplaatst naar Polen. “Een belangrijke schakel daarbij is de verbinding met ons ERP-systeem”, legt Pieterson uit. “Het is niet zo dat je daar een schop in de grond steekt en je hebt een aansluiting op het glasvezelnetwerk te pakken. Gelukkig is dat jaren geleden al goed neergezet en vergt het bij de verhuizing die gaande is vooral uitbreiding. Daar is onze IT-afdeling druk mee bezig.” Een goede verbinding is belangrijk, zegt Pieterson. “Want die stuurt onze productiesystemen aan en zo kan bepaald worden hoeveel en waarvan er productie gedraaid moet worden, zodat we alles op tijd kunnen bezorgen bij de klanten.”

“Onze klanten willen graag weten hoe laat de vrachtauto komt en wat er precies in zit”

Groeiende e-commerce

Zij verwacht dat de digitalisering in de gehele keten doorzet. “We merken het bijvoorbeeld aan de groeiende e-commerce. Waar we voorheen alleen spraken over dozen met kaarsen naar retailers hebben we het nu ook over enkele stuks naar consumenten. En die moeten wel heel aankomen, dus dat roept weer een verpakkingsvraag op. Om dat goed te kunnen organiseren is het zo belangrijk om goede en betrouwbare data te hebben, want elke webshop heeft ook weer zijn eigen werkwijze. In die transitie zitten we nu volop. Deze ontwikkeling is niet meer tegen te houden.”