Digitalisering in het magazijn

Elk zichzelf respecterend bedrijf heeft wel een website of een andere vorm van online communicatie voor klanten, maar daarachter gaat nog vaak een logistieke wereld schuil die nog op de traditionele manier werkt, met papieren picklijsten en voorraadtelling in een spreadsheetprogramma.

Er zijn echter genoeg redenen om de stap naar verdere digitalisering te zetten. Steeds meer klanten willen meer weten van een product voordat ze tot kopen overgaan. Bovendien geven data inzicht in de verkopen, zodat bijvoorbeeld de voorraad efficiënter kan worden beheerd. Met alle data op een rij kan het bedrijf beter voldoen aan de steeds veeleisender wordende klant. Om te beginnen moet de zogenoemde digital core op orde zijn. Dat is samengevat de digitale basis en inrichting van een bedrijf, bijvoorbeeld door middel van een database. Daarin kunnen zaken staan als gegevens over de afmetingen, samenstelling en gewicht van een product, maar ook bijvoorbeeld het productiemoment, voorraadniveau en andere kenmerken die van belang kunnen zijn voor afnemers. Om de digital core zo goed mogelijk op orde te krijgen, zijn de volgende onderdelen van belang.

Klantwaarde

Kan een klant bij de concurrent de juiste informatie vinden over een product, dan koopt hij daar. Je moet dus een toegevoegde waarde bieden die gelijk of meer is dan deze concurrent. Begin daarom eens aan afnemers en klanten te vragen wat ze nog missen aan informatie en denk daarbij ook aan bijvoorbeeld levertijden en informatie over de verzendstatus. Maak met behulp van die input een plan van aanpak.

Bedrijfsstrategie

Het digitaliseren is vermoedelijk iets wat nog niet verweven zit in de bedrijfsstrategie. Het is dus tijd om die aan te passen en de digitale ambities erin te verwerken, want zonder digitalisering is de concurrent straks nog sterker en is de slag om de online klant verloren. Denk aan termen als service, bereikbaarheid en inzichtelijkheid, maar ook aan de eventuele gevolgen voor de organisatiestructuur van de onderneming.

Werkzaamheden

Om te kunnen beslissen wat er wel en niet digitaal kan worden gedaan is het belangrijk om alle werkzaamheden goed in kaart te brengen. Hoe worden pakketjes verpakt? Wanneer komt de lading aan en wie is daarbij betrokken? Zo is in één oogopslag duidelijk wat de kansen zijn wat digitalisering betreft, maar ook wat er niet mogelijk is. Een handeling digitaliseren waarbij er drie nieuwe handelingen bijkomen, werkt niet.

Bedrijfscultuur

Om digitalisering te omarmen, moet de bedrijfscultuur op de schop. Elke medewerker moet er van doordrongen zijn welke data nodig zijn en hoe ze verwerkt moeten worden. Dat is belangrijk, want verkeerde data zorgen voor problemen en het kost veel tijd om die op te lossen.

Investeer

Gratis digitalisering bestaat niet. Maak daarom geld vrij voor investeringen in bijvoorbeeld systemen en scholing. Niet alle functies kunnen worden gedigitaliseerd. Wel kunnen functies van medewerkers veranderen.

Personeelsbeleid

Als al het voorgaande in gang is gezet, wordt het tijd om het personeelsbestand door te nemen. Want helaas, niet iedereen kan mee in de digitaliseringsslag. Sommige functies zullen vervallen, maar er komen ook nieuwe functies bij, zoals data-analist. De afdeling personeelszaken kan alvast nieuwe profielen opstellen, zodat duidelijk wordt wie waar past en wat er aan om- en bijscholing gedaan moet worden.

Toegankelijkheid

Zorg ervoor dat de systemen ook goed en makkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers. Want als je wilt dat medewerkers in een zogenoemde fact based culture gaan werken, moeten zij daar ook de middelen voor hebben.

Aan de slag

Als alle voorgaande punten in kaart zijn gebracht, is het tijd om een besluit te nemen over de systemen die moeten worden aangeschaft. Neem daarvoor de tijd en houd daarbij het eerste punt steeds voor ogen: de meerwaarde voor de klant en afnemers.