Digitaal contracteren

Contracten of overeenkomsten komen tot stand door middel van aanbod en aanvaarding. Het zenden van een offerte kun je bijvoorbeeld zien als het doen van een aanbod. Het accepteren van die offerte geldt als een aanvaarding van het aanbod. De meeste commerciële contracten, waaronder overeenkomsten met distributeurs en handelsagenten, zijn vormvrij. Dit betekent dat je rechtsgeldig afspraken kunt maken per e-mail.

Elektronisch of digitaal contracteren is het sluiten van contracten of het maken van afspraken op afstand via elektronische middelen. Zowel het aanbod en de aanvaarding als de bevestiging van een overeenkomst moeten via elektronische weg tot stand komen, anders is er geen sprake van elektronisch of digitaal contracteren. Dit is met name belangrijk bij het ter handstellen van de algemene voorwaarden; waarover hieronder meer.

Bewijskracht

Het nadeel van het sluiten van overeenkomsten per e-mail is dat dit soort overeenkomsten minder bewijskracht heeft dan een fysieke overeenkomst. Er wordt minder gebruikgemaakt van handtekeningen en er kunnen makkelijker discussies ontstaan over de gemaakte afspraken. Het is daarom raadzaam alle afspraken vast te leggen in een digitaal contract en dit contract ook digitaal te laten ondertekenen. Een elektronische handtekening heeft namelijk een grotere bewijskracht bij het sluiten van digitale contracten.

Niet elke elektronische handtekening heeft overigens dezelfde bewijskracht. De Europese eIDAS-verordening maakt een onderscheid tussen drie verschillende soorten elektronische handtekeningen.

1. De gewone elektronische handtekening. Een voorbeeld hiervan is het opnemen van de naam van de ondertekenaar in het document of een scan van een geschreven handtekening. Omdat er relatief makkelijk gefraudeerd kan worden met deze vorm van ondertekening, heeft deze een lage bewijskracht;
2. De geavanceerde elektronische handtekening. Deze heeft een grotere bewijskracht en is onder meer op unieke wijze verbonden met de ondertekenaar, waardoor het mogelijk is de ondertekenaar te identificeren. Wijzigingen in de ondertekening kun je detecteren. Deze handtekening wordt geadviseerd bij contracten met een hoger risico, zoals overeenkomsten met een handelsagent of een distributeur;
3. De gekwalificeerde handtekening; deze heeft de sterkste bewijskracht. De ondertekening is hierbij gekoppeld aan bijvoorbeeld DigiD, waardoor de identiteit van de ondertekenaar vaststaat. Deze handtekening heeft dezelfde bewijskracht als een geschreven handtekening.

Algemene voorwaarden

Hoe werkt het digitaal toepasselijk verklaren van de algemene voorwaarden? Op grond van de wet mag je algemene voorwaarden in principe alleen digitaal ter hand stellen als het contract ook digitaal tot stand is gekomen. Het is daarom belangrijk bij een mondelinge bevestiging van afspraken uit het contract of uit de algemene voorwaarden, te wijzen op het feit dat de aanvaarding van het aanbod ook per e-mail plaatsvindt. Als een klant een mondelinge bevestiging geeft op afspraken, dan kan het zijn dat er niet is voldaan aan de terhandstellingsplicht. Dat heeft weer tot gevolg dat de algemene voorwaarden geen werking hebben en dus niet van toepassing zijn. Het advies is een pdf-bestand per e-mail te zenden, met daarin de algemene voorwaarden en het aanbod. De wederpartij kan hier dan weer per e-mail op reageren.

Webshops

Het toezenden van de algemene voorwaarden is niet verplicht als klanten bestellen bij een webshop. Dan kun je volstaan met het plaatsen van de algemene voorwaarden op de website. Om de algemene voorwaarden op rechtsgeldige wijze van toepassing te verklaren, kun je de klant vragen het vakje aan te vinken waarmee hij akkoord gaat met de voorwaarden en dat hij deze heeft kunnen lezen. Van belang hierbij is dat de klant de bestelling niet kan plaatsen, voordat hij dit vakje heeft aangevinkt. Informeer duidelijk dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn op de overeenkomsten met je klant. Zorg er ook voor dat de voorwaarden in een pdf-bestand beschikbaar zijn. Zo voldoe je aan het vereiste dat de algemene voorwaarden opgeslagen kunnen worden en aan de terhandstellingsplicht.

Conclusie

Afspraken die gemaakt zijn per e-mail en digitale contracten hebben vaak minder bewijskracht. Bovendien kunnen er discussies ontstaan over de gemaakte afspraken en de toepasselijkheid van algemene voorwaarden. Leg daarom alle afspraken vast in een contract met eventueel een elektronische handtekening en stel algemene voorwaarden op de juiste manier ter hand om discussies te voorkomen.

Neem contact met ons op

Heb je vragen over digitaal contracteren? Neem dan contact op met onze juristen via onderstaande button. Let op: deze dienst is alleen beschikbaar voor leden van evofenedex.