Strategie digitaliseren van je ex- en importprocessen

Hoewel het verkennen van nieuwe markten een essentiële groeistrategie blijft, is anno 2022 ook een gedegen strategie op het gebied van data en digitalisering onmisbaar om succesvol te kunnen inspelen op nieuwe kansen. Want de wereld is niet meer hetzelfde als vóór corona. Zo heeft de pandemie de verouderde praktijk van het gebruik van papieren documentatie voor veel import- en exportgerelateerde processen in de schijnwerpers gezet. Eisen voor papieren documenten leiden tot knelpunten in supply chains, die op hun beurt leiden tot minder vrachtvolumes.

Mede daarom heeft de Wereldhandelsorganisatie handelsbevorderende maatregelen voorgesteld, die de digitale transformatie omarmen. 25 procent van deze maatregelen houdt direct verband met de transitie naar een digitale infrastructuur met papierloze systemen. Naarmate deze maatregelen steeds meer zullen worden doorgevoerd, gaan bedrijven waarschijnlijk gaandeweg eigen strategieën implementeren om de risico’s van digitaal werken te beperken. Bijvoorbeeld met software en technologie met algoritmen en analyses voor risicoscreening. Alles om hun markttoegang te beschermen, de concurrentie voor te blijven en hoge boetes te voorkomen. Een deskundige consultant kan import- en exportbedrijven adviseren bij de implementatie van de juiste softwareoplossingen.

Middel en geen doel

Voordat bedrijven kunnen beginnen met digitaliseren, hebben zij vaak hulp nodig bij het standaardiseren en (her)inrichten van hun werkprocessen. Digitalisering is immers een middel en geen doel; het moet fysieke processen ondersteunen en niet andersom. Besef wel dat als een proces niet efficiënt ingericht is op het moment dat je het gaat digitaliseren, het een inefficiënt proces blijft. Want de software die wordt aangeschaft, moet goed passen bij de processen of daarvoor passend worden gemaakt. Anders kost het digitaliseringstraject de organisatie meer tijd en geld dan het oplevert. Deze stap neem je bij voorkeur voordat je met een consultant in gesprek gaat. Van groot belang is de medewerkers van de binnendienst te betrekken bij alle stappen in het digitaliseringsproces, omdat zij een cruciale rol spelen bij de import- en exporttransacties.

Met de drie volgende uitgangspunten kun je bepalen welke strategie het meest geschikt is voor het inrichten van jouw digitale import- en exportprocessen.

1. Klantbehoefte Je richt je systemen in op de behoefte van jouw klanten. Dit gebeurt vaak met productdata, beeldmateriaal of documenten die bepaalde zaken van een product specificeren. Steeds meer klanten zullen je vragen om bestanden met daarin de benodigde informatie. Of ze willen inzicht hebben in de voorraad en levertijden van jouw producten, zodat ze op hun beurt weten of ze kunnen voldoen aan de wensen van de eindafnemer. Het is dus belangrijk je klanten goed in te gaten te houden en op de hoogte te blijven van hoe ver zij zijn met digitalisering. Zo weet je sneller hoe je klanten werken en welke digitale zaken zij al op orde hebben;
2. Trade compliance Een tweede uitgangspunt is trade compliance. Het naleven van wet- en regelgeving wordt steeds belangrijker voor het internationale bedrijfsleven. Controleren of handelspartners op sanctielijsten staan, is een wettelijke verplichting voor elk bedrijf. Door het grote aantal officiële lijsten en de snelheid waarmee deze veranderen, is het echter vrijwel onmogelijk geworden deze taak handmatig goed uit te voeren. Een softwaresysteem kan uitkomst bieden door te controleren of jouw handelspartners op relevante sanctielijsten staan en je te waarschuwen voordat je in de gevarenzone komt. Hiermee ben je verzekerd van een gestroomlijnde uitwisseling van data en adequate ondersteuning bij het verminderen van risico’s;
3. Customs compliance Een derde uitgangspunt zijn de douaneprocessen, oftewel customs compliance. Een belangrijke drijfveer achter digitalisering bij de douaneprocedures is de komst van het Douanewetboek van de Unie (DWU). Dit moet zorgen voor harmonisatie en standaardisatie van procedures en gegevens, en een volledig elektronische afhandeling van douaneformaliteiten in alle lidstaten van de Europese Unie. Voor een aantal processen zijn deze veranderingen al uitgevoerd. Zoals het digitaal aanvragen van vergunningen en bindende tariefinlichtingen (BTI’s), en de aanvraag Geregistreerde Exporteur (REX) via een Europees digitaal portaal. Ook aanpassingen in douaneaangiftesystemen als DMS zijn gebaseerd op eisen uit het DWU. Het is daarom van groot belang dat de kennis en kunde van jouw medewerkers up-to-date is én blijft. Ook moeten werkwijzen goed gedocumenteerd worden. Want als je iets niet kunt aantonen, bestaat het niet voor de douane. Door deze zaken tijdig te tackelen weet je één ding zeker: als de douane over een paar jaar op de stoep staat, heb je het nu allemaal goed geregeld.

Dit artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.