Veelgemaakte fouten bij exportdocumenten

Bij de ledenservice Internationaal Ondernemen van evofenedex komen veel vragen binnen over documenten bij export. Vooral de douanefactuur, ook wel de commerciële factuur genoemd, zorgt voor onduidelijkheden. Een fout bij het invullen is vaak snel gemaakt, maar niet altijd makkelijk te herstellen. Bovendien is het kwaad dan soms al geschied en loopt de lading bijvoorbeeld vertraging op of ontstaat er zelfs een geschil met de buitenlandse zakenpartner.

1. Onvolledige of onjuiste ­product­informatie

Een van de meest gemaakte fouten bij de commerciële factuur is het verstrekken van onvolledige of onjuiste informatie over de goederen. De fouten variëren van onnauwkeurige beschrijvingen tot een onjuiste opgave van hoeveelheden, maten en gewichten. Het is daarom belangrijk om aandacht te besteden aan elk detail om mogelijke douanebelemmeringen te voorkomen.

De kans op fouten wordt een stuk kleiner als medewerkers werken met gestandaardiseerde sjablonen voor commerciële facturen. Dat zorgt ervoor dat alle relevante details automatisch al correct zijn ingevuld. Daarnaast helpen periodieke interne controles bij het minimaliseren van fouten en het waarborgen van consistentie. Controleer daarbij ook of de masterdata nog kloppen of misschien aangevuld moeten worden. Vraag aan leveranciers bijvoorbeeld er nog wijzigingen zijn geweest in het aantal stuks, colli’s of de gewichten die van invloed kunnen zijn op het juist opstellen van documenten. Het zou zomaar kunnen dat de leverancier zijn interne processen heeft aangepast en wijzigingen heeft doorgevoerd, maar dat nog niet heeft gecommuniceerd.

2. Verkeerde waarde van goederen

Een andere veelvoorkomende fout bij de commerciële factuur is een onjuiste opgave van de waarde van de goederen. Een transparante prijsaanduiding is van cruciaal belang voor een nauwkeurige berekening van invoerrechten (bij import) en belastingen door de douane. Ook is het belangrijk dat je als bedrijf het juiste btw-tarief toepast op een zending. Voor een intracommunautaire levering (levering binnen de EU) en export naar een land buiten de EU kunnen immers andere regels en tarieven gelden.

Zorg daarom dat de waarde van de goederen altijd correct is. Een duidelijke omschrijving van de prijsstructuur voorkomt verwarring bij de douane en zorgt voor een correcte douaneafhandeling. Op de websites van de (Nederlandse) Douane en de Belastingdienst is handige informatie te vinden over de waarde die op een commerciële factuur moet staan en over de btw-regels.

3. Ontbrekende of onduidelijke ­ICC Incoterms®2020

De ICC Incoterms®2020 spelen een sleutelrol bij het bepalen van de verdeling van de verantwoordelijkheden en kosten tussen de koper en de verkoper tijdens het transport. Niet de juiste of helemaal geen ICC Incoterms®2020-regel vermelden op de commerciële factuur kan leiden tot onduidelijkheid en juridische geschillen.

Zet daarom altijd de juiste ICC Incoterms® 2020-regel op de factuur en zorg dat beide partijen volledig begrijpen welke verantwoordelijkheden ze dragen. Dit minimaliseert het risico op conflicten en vereenvoudigt het transportproces. Welke ICC Incoterms® 2020-regel het geschiktst is, kun je het best al in het offertestadium bepalen. Spreek dit onderling goed af om achteraf discussies te voorkomen.

Let ook op de invloed van de ICC Incoterms® 2020-regel op de btw. Bij de ICC Incoterms®-regel Ex Works (EXW) is het lastig om het nul-procenttarief voor de btw te bewijzen voor de Belastingdienst.

4. Fout in oorsprongsverklaring

Iets wat vaak ook over het hoofd wordt gezien, is een fout in de oorsprongsverklaring van goederen. Met zo’n verklaring bevestigt een exportbedrijf de EU-­oorsprong van zijn goederen. Fouten in de oorsprongsverklaring kunnen echter van invloed zijn op de douanetarieven in het land van bestemming voor de goederen.

Verdiep je daarom goed in de oorsprongsregels van relevante handelsverdragen en zorg dat de oorsprongsverklaring en andere documenten kloppen. Dit kan namelijk leiden tot gunstigere preferentiële tarieven en voorkomt onnodige kosten, wat je concurrentiepositie versterkt. Een oorsprongsverklaring is voor preferentieel handelsverkeer overigens niet verplicht. Voor een certificaat van oorsprong geldt dat vaak weer wel.

5. Onvoldoende documentatie

Het ontbreken van benodigde documentatie – zoals paklijsten, uitvoerdocumenten, certificaten en licenties – bij een zending kan grote gevolgen hebben bij een douanecontrole en uiteindelijk voor de levering van goederen. Zorgvuldig te werk gaan bij het samenstellen van de vereiste documenten is dus belangrijk bij een zending. Zorg er ook voor dat alle documenten volledig en correct zijn ingevuld. Een systematische aanpak hiervoor minimaliseert het risico op douane­vertragingen en -afwijzingen.

Dit artikel verscheen eerder in evofenedex magazine 1/2024.