Gebruik de juiste exportdocumenten op de goede manier

Een van de meest voorkomende exportdocumenten is het Certificaat van Oorsprong (CvO), waarmee je aantoont in welk land een product gemaakt is. De oorsprong van een product is onder meer van belang bij het bepalen van invoerrechten. Ook kan een CvO vereist zijn vanwege (handels)politieke redenen, of het kan een van de voorwaarden uit een Letter of Credit zijn. Ontbreekt er een CvO bij de zending, terwijl het bestemmingsland dit verplicht stelt? De douane van dat land klaart de zending dan niet in, waardoor jouw levering vertraging oploopt.

Een ander veelvoorkomend document is het EUR.1-certificaat. Dit document wordt gebruikt in het handelsverkeer tussen de Europese Unie (EU) en een groot aantal landen of gebieden waarmee een vrijhandelsovereenkomst is gesloten, zoals Noorwegen of Mexico. Met een EUR.1-certificaat kan de klant bij invoer vrijstelling of verlaging van invoerrechten krijgen. Als je goederen van Europese oorsprong zijn, dan kun je dit certificaat aanvragen bij de Kamer van Koophandel.

Verder zijn er tal van productspecifieke documenten en certificaten, die het bestemmingsland kan eisen voor markttoegang. Denk aan een fytosanitair, veterinair of gezondheidscertificaat, free sale certificaat of conformiteitscertificaat. Het is dus belangrijk dat je al in een vroeg stadium nagaat welke documenten vereist zijn in het land waar je naartoe exporteert.

Acces2Markets

Welk exportdocument je nodig hebt, hangt af van het bestemmingsland en het product dat je exporteert. Om daar snel en eenvoudig inzicht in te krijgen, is het raadzaam Access2Markets te raadplegen. Via dit online portaal van de Europese Commissie krijg je een duidelijk overzicht van de vereiste documenten die bij import in het land van bestemming nodig zijn. Deze informatie kun je ook aan de buitenlandse klant vragen, maar houd er rekening mee dat deze wellicht niet altijd goed op de hoogte is of handelt vanuit routine. Zorg er daarom voor dat je zelf over de juiste informatie beschikt, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.

Leveranciersverklaring preferentiële oorsprong

Naast het werken met de juiste documenten, is het ook belangrijk deze op de juiste wijze in te vullen en te gebruiken. Als voorbeeld geven we vijf tips voor het gebruik van de leveranciersverklaring bij preferentiële oorsprong. Hiermee bewijs je welke producten een preferentiële oorsprong hebben en daarmee of deze producten in aanmerking komen voor een voorkeursregeling.

Preferentiële documenten geven aan dat er een lager invoerrechtentarief of zelfs vrijstelling daarvan van kracht is bij de import van goederen. Hiervoor gebruik je een EUR.1- of EUR-MED-certificaat, of een factuurverklaring. EUR.1- en EUR-MED-certificaten worden afgegeven door de Kamer van Koophandel. Om deze certificaten te gebruiken heb je in sommige gevallen een leveranciersverklaring nodig. Deze vul je zelf in (je klant koopt producten bij je in en exporteert deze naar een land buiten de EU waarmee de EU een handelsverdrag heeft) of heb je zelf nodig (als je producten exporteert naar een land buiten de EU waarmee de EU een handelsverdrag heeft).

1. Controleer of de leveranciersverklaring juist is opgesteld

De tekst van een leveranciersverklaring vind je in de EU Uitvoeringsverordening 2015/2447. Deze teksten liggen vast en mag je dus niet aanpassen.

2. Ga na of de laatste versie (2015/2447) van de verklaring is gebruikt

Oude versies van leveranciersverklaringen zijn niet meer rechtsgeldig. Er zijn twee soorten leveranciersverklaringen in vier talen, voor eenmalig gebruik (één zending) en voor herhaald gebruik (meerdere zendingen van dezelfde producten).

3. Verifieer of de verstrekte verklaring uit de EU komt

Je kunt leveranciersverklaringen van preferentiële oorsprong alleen ontvangen van partijen die in de EU zijn gevestigd. De verklaringen mogen ook alleen verstrekt worden vanuit de EU.

4. Vul de verklaring zorgvuldig in

Een kleine fout bij het invullen van de verklaring is zo gemaakt en kan verstrekkende financiële gevolgen hebben. Controleer daarom of de producten die je levert of ontvangt, voldoen aan de preferentiële oorsprongsregels van het land waarmee je zakendoet. Deze regels verschillen soms per land of groep van landen. Omschrijf de producten duidelijk en voorkom algemene begrippen. ‘Meubelen: salontafels van hout goederencode 9403 6010’ is beter dan ‘Meubelen’. Noem je in de goederenomschrijving op de leveranciersverklaring een factuur of paklijst? Stuur deze dan mee als extra bewijs.

5. Laat je leveranciersverklaring checken door de KVK

Als exporteur of toeleverancier kun je preferentiële oorsprongsverklaringen door de Kamer van Koophandel laten controleren en bevestigen.

Dit artikel is geschreven door Alice Boonstoppel, ledenadviseur Internationaal Ondernemen bij evofenedex. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen van evofenedex.