Documenten waarmee je te maken krijgt bij export

Een goede voorbereiding is hierbij het halve werk. Als deze ontbreekt kost de afwikkeling van een transactie je meer tijd en geld dan nodig is. En dat zorgt voor ontevreden gezichten, niet in de laatste plaats bij jouw klanten.

Voorbeelden van exportdocumenten

Een van de meest voorkomende exportdocumenten is het Certificaat van oorsprong (CvO), waarmee je aantoont in welk land een product gemaakt is. De oorsprong van een product is onder meer van belang bij het bepalen van invoerrechten. Ook kan een CvO vereist zijn vanwege (handels)politieke redenen, of het kan een van de voorwaarden uit het L/C zijn. Ontbreekt er een CvO bij de zending, terwijl het bestemmingsland dit verplicht stelt? De douane van dat land klaart de zending dan niet in, waardoor jouw levering vertraging oploopt.

Een ander veelvoorkomend document is een EUR-1 certificaat. Dit document is vereist als je bijvoorbeeld naar Zwitserland of Noorwegen exporteert. Als je goederen Europese oorsprong hebben, dan kun je dit certificaat aanvragen bij de Kamer van Koophandel. Hiermee kan de klant bij invoer vrijstelling of verlaging van invoerrechten krijgen. Een EUR-1 wordt gebruikt in het handelsverkeer tussen de EU en een groot aantal landen of gebieden waarmee een vrijhandelsovereenkomst is gesloten.

Als je bijvoorbeeld exporteert naar Turkije, een land waarmee de EU een douane-unie heeft, dan is de kans groot dat je een ATR-certificaat moet overleggen. Hiermee kan de klant vrijstelling van invoerrechten krijgen. Verder zijn er tal van productspecifieke documenten en certificaten, die het bestemmingsland kan eisen voor markttoegang. Denk aan een fytosanitair-, veterinair-, of gezondheidscertificaat, free sale certificaat, conformiteitscertificaat, etc. Het is dus belangrijk dat je al in een vroeg stadium nagaat welke documenten vereist zijn in het exportland. 

Acces2Markets

Welk document je nodig hebt, hangt af van het land en het product dat je exporteert. Om daar snel en eenvoudig inzicht in te krijgen is het raadzaam Access2Markets te raadplegen. Via dit online portaal krijg je een duidelijk overzicht van de vereiste documenten die bij import in het land van bestemming nodig zijn. Deze informatie kun je natuurlijk ook aan de buitenlandse klant vragen, maar houd er rekening mee dat die wellicht niet altijd goed op de hoogte is of handelt vanuit routine. Zorg er daarom voor dat je zelf over de juiste informatie beschikt, zodat je niet achteraf voor verrassingen komt te staan.