Deelnemen aan beurzen

De exposant bereikt een selecte groep van potentiële kopers en beïnvloeders die hij met vele hulpmiddelen indringend kan benaderen. De deelname aan beurzen lijkt een activiteit die vaak op historische motieven stoelt. In de geest van "we hebben altijd deelgenomen" en "al onze concurrenten staan er".

De expositiecriteria maken het mogelijk om een gefundeerde beslissing te nemen. De ingevulde lijst geeft een balans als hulpmiddel bij de afwegingen. Bij een positief resultaat zal het exposeren zinvol zijn. De negatieve punten uit de lijst vragen bijzondere aandacht.

De organisatie van een beursdeelname is omvangrijk. Voor vertegenwoordigers is de aanwezigheid op een beurs(stand) van groot belang. De bezoekers worden geconfronteerd met een algemeen overzicht op een bepaald gebied met de volgende typische aspecten:

Voordelen:

• Directe en persoonlijke confrontatie met leverancier en product;
• Driedimensionaal en 'life'; er kan gebruik gemaakt worden van ruimtelijke effecten;
• Overtuigingskracht en herinneringswaarden krijgen een extra dimensie door communicatie via verschillende zintuigen;
• Geconcentreerd in tijd en plaats;
• Efficiënte informatie over het totale aanbod, met de mogelijkheid tot snelle vergelijking en
• De eigen mensen doen extra kennis op met betrekking tot marktontwikkeling en het aanbod van concurrenten

Nadelen:

• Per contact is er maar een beperkte tijd beschikbaar;
• De aandacht wordt afgeleid door de enorme hoeveelheid indrukken die de bezoeker te verwerken krijgt, met het risico tot verwarring en
• Een vrij grote afhankelijkheid van de kwaliteit van de standbezetting;

Direct zakelijk contact met de prospects is één van de belangrijkste doelstellingen van exposeren. Persoonlijke communicatie is daartoe hoofdtaak van de standbezetting. Er is direct mondeling contact, zowel technisch als commercieel. De standbezetting moet dus op beide terreinen deskundig zijn. In principe is er geen tijd om iets op te zoeken.

In communicatief opzicht verdienen de volgende opmerkingen aandacht:

Standbezetting moet als zodanig herkenbaar zijn, b.v. door spelden met naam en eventueel functie of specialisme. Het 'rolgedrag' moet inspelen op interesse en psychische gesteldheid van de bezoekers. Dit vergt ervaring, training en tenminste één goede instructie;

Blijkbaar geïnteresseerde bezoekers moeten op het juiste moment benaderd worden in hun oriënteringsproces. De meeste bezoekers willen het liefst eerst voor zichzelf een beeld vormen, anoniem, vóór ze mentaal openstaan voor een gesprek;

De openingszin van het persoonlijke contact is uiterst belangrijk.("Kan ik jou van dienst zijn?" roept b.v. meestal een ontkennende reactie op, die daarna moeilijk te overbruggen is.). Suggesties: "Ken je onze .....al?" - "Ben je al op de hoogte met.....?" "Heeft dit materiaal voordelen boven dat wat je nu gebruikt?". De functie van dergelijke vragen is het gesprek te openen (niet te blokkeren);

Het gesprek dient zo snel mogelijk op persoonlijke belangen van de bezoeker in te spelen. Daartoe is vereist diens functie en interesse te peilen. Openhartig daar naar vragen moet getuigen van belangstelling en zakelijkheid (niet offensief of nieuwsgierig klinken). Elke bezoeker moet zich persoonlijk welkom voelen;

Het gesprek moet voldoende lang duren om van weerszijden te weten of een zakelijk vervolg zinvol is. Zijn er meer geïnteresseerde bezoekers, dan dient het gesprek toch zo kort mogelijk te zijn, omwille van een zo groot mogelijk aantal contacten;

Elk persoonlijk contact en elke afspraak of toezegging dient te worden geregistreerd, zowel voor een snel en trefzeker vervolg op het contact als voor latere evaluatie van het expositierendement. Het verdient aanbeveling gebruik te maken van een voorbedrukt contact-gegevensformulier.

In principe zijn er vier mogelijkheden om in het buitenland aan beurs deel te nemen

1. Directe deelname aan een (vak)beurs

Een kostbare zaak. Is tot deelname besloten, dan kan een belangrijk deel van de voorbereiding worden opgedragen aan een internationaal georiënteerd standbouwbedrijf. Dit neemt niet weg, dat de laatste dag(en) toch een functionaris van het deelnemende bedrijf aanwezig moet zijn voor de definitieve inrichtingen en toezicht op het plaatsen van producten of machines. Verzending, merken en nummers, facturen, douaneformaliteiten, transport en verzekering zijn elders in deze cursus al behandeld. Representatiegoederen en relatiegeschenken kunnen voor eigen gebruik belastingvrij worden ingekocht en ingevoerd;

2. Deelname aan collectieve Nederlandse inzendingen

Afhankelijk van de aard van de beurs kan aan deze manifestatie met een kleiner budget worden deelgenomen. Brancheverenigingen, bepaalde ministeries en het Nederlands Centrum voor Handelsbevordering zijn organisatoren van deze inzendingen.

Men profiteert van de collectieve voorzieningen, terwijl tevens het bereik in een bepaalde branche aanzienlijk kan zijn; Men dient zich hierbij wel de vraag te stellen of een NL-imago gewenst is en of de inzending in de juiste afdeling van de desbetreffende hal staat (waar men u kan verwachten);

3. Deelname aan collectieve stands

Georganiseerd door bijvoorbeeld de Exportbevorderings- en Voorlichtingsdienst en/of een brancheorganisatie. Deze deelname beperkt zich tot het demonstreren van enkele producten of foto's. De stands zijn vaak onbemand, de kosten zeer laag maar het effect uiteraard niet zo groot.

4. Participatie aan beurs met lokale partner

Juiste inzet van lokale mensen en lokaal beschikbare monsters of producten leidt tot een efficiënte organisatie en rendabele beursstand. De presentatie is beter vanwege het gecombineerde inzicht van de lokale partner en de inbreng van de eigen organisatie.