Papier of digitaal - hoe ziet het werk op de binnendienst er over vijf jaar uit?

In 2018 werd de allereerste op blockchain gebaseerde CargoX Smart Bill of Lading (B/L) geïntroduceerd, een elektronische versie van het papieren vervoersdocument voor zeevervoer. CargoX kun je zien als een digitale koeriersdienst. Het is een onafhankelijke leverancier van op openbare blockchaintechnologie gebaseerde oplossingen. Met de Smart B/L kunnen gebruikers de eigendomsrechten van een lading aanduiden en overdragen zonder gedoe met papier. Terwijl het via gewone post dagen kan duren om documenten van de ene partij op de andere over te dragen, kunnen gebruikers deze ‘papieren’ met behulp van het CargoX-platform in een paar seconden overbrengen. Bovendien is altijd bekend wie de huidige houder van de documenten is en wie deze eerder in bezit had.
 

De eCMR is de digitale versie van het vrachtdocument van de Convention relative au Contrat de Transport International de Marchandises par Route (CMR), het vervoersdocument voor internationaal wegvervoer. TransFollow is een onafhankelijk eCMR-platform dat samenwerkt met de transport- en logistieke sector. Dit systeem biedt verladers en opdrachtgevers van transport verdere mogelijkheden om hun efficiency te vergroten. Denk hierbij aan het verbeteren van systemen voor tracking en tracing van vrachten en de bewijslast voor btw-afdrachten. Er zijn verschillende aanbieders van software die elektronische vervoersdocumenten mogelijk maakt. In Nederland is wetgeving in de maak om de overdracht van elektronische vervoersdocumenten in de praktijk uitvoerbaar te maken.

Kennis vergaren

Om meer inzicht te krijgen in alle veranderingen die de komende jaren op de binnendiensten af zullen komen, kloppen we aan bij Ger van Rosmalen. Hij is directeur-eigenaar van adviesbureau TradelinQ Solutions en docent bij ondernemersvereniging evofenedex. Hoe denkt hij dat het werk op de binnendienst er over vijf jaar uit ziet?
“Als binnendienstprofessional werk je dan in een wereld waar papier grotendeels is uitgebannen. In deze nieuwe digitale omgeving blijken verschillende dataprocessingsystemen slim met elkaar te kunnen communiceren, waardoor oplossingen sneller voorhanden zijn dan wij ze kunnen bedenken.” Op de vraag of al dat digitaliseren nu echt nodig is, antwoordt Ger: “Jazeker, de coronapandemie heeft overduidelijk laten zien welke problemen er ontstaan als we allemaal in de papieren wereld blijven hangen. Alle vertragingen hadden de wereldhandel bijna lamgelegd, met als gevolg te laat of zelfs helemaal niet kunnen leveren en ongelofelijke bedragen aan schades. Dat de hele supply chain was ontregeld, heeft onze ogen geopend. Dit moet niet nog een keer gebeuren, dus wat gaan we eraan doen om dat te voorkomen?”
Volgens Ger zijn de voordelen van digitalisering ontelbaar. “Omdat digitale documenten niet meer met een koerier de hele wereld over hoeven, is digitalisering een snellere manier van informatie delen. Een volgende stap in de wereld waarin snelheid en duurzaamheid een nog grotere rol gaan spelen. De valkuil is dat je misschien te snel en te veel wilt doen. Bovendien komen er steeds meer leveranciers met mooie digitale oplossingen, welke moet je dan kiezen? Neem daarom de tijd om je te verdiepen in de mogelijke oplossingen zodat je weet wat goed bij jouw bedrijf past. Vergeet ook niet je senior collega’s bij deze voor hen soms ingewikkelde moderne toepassingen te betrekken. Neem hen werk uit handen maar zorg wel dat ze aangesloten blijven.”
De komende jaren is kennis vergaren en vertalen naar je eigen werksituatie essentieel, benadrukt Ger. “Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe Uniform Rules for Digital Trade Transactions van de Internationale Kamer van Koophandel. Deze regels bepalen wie waarvoor verantwoordelijk is bij een digitale transactie. Blijf ook in gesprek met collega’s van andere afdelingen en vooral met je klanten en leveranciers. Hoe ver zijn zij in het digitaliseringsproces? En wat kan jouw bank of logistieke dienstverlener hierin voor jou betekenen?”

Van reactief naar proactief

De boodschap van onze docent Ger van Rosmalen is duidelijk: digitalisering zal het werk op de binnendienst de komende jaren ingrijpend veranderen en niet meedoen is geen optie. Maar hoe denken de binnendienstprofessionals hier zelf over?
“Ik denk dat het digitaliseringsproces over vijf jaar inderdaad een grote vlucht heeft genomen. Alle orders komen dan binnen via online kanalen en handmatige invoer is al even verleden tijd”, is de verwachting van Mark den Hollander, coördinator Order Management bij de Sonneveld Group, een specialist in bakkerijgrondstoffen en -oplossingen uit Papendrecht. “Dankzij de tijdwinst die digitalisering oplevert, komt er meer tijd voor demand en supply planning, waardoor het werk van de exportbinnendienstmedewerkers meer naar dit domein zal verschuiven. Door nauw contact met de klant te behouden is een betere forecast te realiseren en zorg je voor een productie die niet voor verrassingen komt te staan. De gehele supply chain is bovendien aangesloten op online portalen waar leveranties van begin tot eind gevolgd kunnen worden; inclusief foto’s en documentatie. Hierdoor is er qua informatievoorziening geen vertraging meer tussen de partijen.”
Door standaardactiviteiten te automatiseren ontstaat volgens Mark bovendien meer tijd voor persoonlijk en direct contact met de klant. “De huidige e-mailcultuur is opgekomen door tijdgebrek maar zal deels weer verdwijnen. Communicatie gaat straks voor status en informatie meer via portalen en voor documentatie via blockchain, maar de persoonlijke touch gaat weer terugkomen. Onder meer door vaker te (video)bellen. Digitalisering heeft natuurlijk ook valkuilen voor het contact met klanten, maar als we ermee om weten te gaan zoals ik hierboven heb geschetst, kan het een verrijking zijn. De grote uitdaging ligt in het begeleiden van de medewerkers, want zij moeten de transitie maken van reactief naar proactief denken.”

Liefst nog op papier

Marion van Ralen werkt als coördinator Logistics & Customs bij Thomassen Energy. Dit bedrijf in Rheden heeft al meer dan een eeuw ervaring met gasturbines. Zij denkt dat bijna alle boekingen via de freightforwarders voor zee- en luchtvrachtzending over vijf jaar digitaal zullen gaan via online boekingssystemen. “Ook veel vrachtvervoerders zullen de ritten via dergelijke systemen gaan verwerken. Daarnaast worden onmisbare documenten als de Airway Bill en Bill of Lading dan ook digitaal verstrekt.”
Als we Marion vragen of zij de digitaliseringsslag als een kans of als een valkuil ziet, zegt zij: “Je moet hier op twee manieren naar kijken. Enerzijds is digitalisering een hele vooruitgang. Vooral in de hectiek van de transportwereld zal het gigantisch veel tijd opleveren. Hierdoor zul je meer tijd over hebben om andere specialiteiten te ontwikkelen. Anderzijds maken diverse landen, denk aan derdewereldlanden zoals Bangladesh, problemen over digitalisering. Die willen vooral bij een Letter of Credit nog altijd graag de papieren Bill of Lading of Airway Bill ontvangen. Ook de andere bijbehorende documenten willen beambten in deze landen vaak het liefst nog op papier.”

Specialiseren

Tot slot bellen we Renco  van Hoogdalem, customer service assistant bij Orffa, een internationale speler op de markt van diervoederadditieven uit Breda. “Dankzij de groei van ons bedrijf verwachten we in de nabije toekomst in nog meer landen buiten Europa actief te zijn. Hierdoor zal onze exportafdeling zich steeds meer mogen gaan specialiseren om aan de complexere importeisen te voldoen. Dit biedt de mogelijkheid ons te onderscheiden van andere bedrijven. Omdat wij graag denken in kansen en uitdagingen, biedt digitalisering de mogelijkheden de daarvoor benodigde kennis efficiënter te vergaren en bij te houden, en processen te verbeteren. Ik verwacht ook dat steeds meer landen digitale documenten gaan accepteren. Al zullen er altijd uitzonderingen blijven bestaan door een bepaalde ICC Incoterms® 2020-regel en/of eisen vanuit de overheid.”

Al met al is het belangrijk dat wanneer je overgaat op digitalisering, dit gaat leven binnen alle lagen van de organisatie. Een goede samenwerking is hierbij essentieel omdat alle data die in het systeem worden ingevoerd, met elkaar overeen moeten stemmen. Steeds veranderende regelgeving, wereldwijde handelsconflicten, toenemende globalisering en harmonisatie en standaardisatie van (douane)procedures betekent dat bedrijven die in verschillende landen ondernemen, te maken zullen krijgen met veel uitdagingen. Houd ook je klanten in de gaten. Hoe ver zijn zij met digitalisering? Zo weet je sneller hoe je afnemers werken en welke digitale zaken zij al op orde hebben. 

Dit artikel staat ook in het vakmagazine globe van september 2022 en is geschreven door Wiemela Mangroo, product developer en community manager Internationaal Ondernemen bij evofenedex.

Blijf jezelf ontwikkelen 

evofenedex biedt diverse opleidingen en trainingen aan zodat binnendienstprofessionals optimaal voorbereid zijn op de toekomst. Meer weten? Vraag dan onze brochure aan.