Hoe maak je je douaneprocessen toekomstbestendig?

In 2016 begon de implementatie van het Douanewetboek van de Unie (DWU), een fundament voor het functioneren van de interne Europese markt. De hoofddoelen hiervan zijn het harmoniseren van gegevensmodellen voor douaneprocessen, het verbeteren van de efficiency en effectiviteit van die processen, en het digitaliseren van douanediensten.

Het harmoniseren van gegevensmodellen kreeg uitwerking in Bijlage B van de Gedelegeerde Verordening DWU. De implementatie hiervan vindt in Nederland nog plaats in de vorm van het Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Bepaalde douanediensten, zoals de afgifte van BTI, REX-registratie en vergunningen aanvraag en -onderhoud, kunnen inmiddels digitaal afgehandeld worden met behulp van het EU Customs Trader Portal. Maar zijn douaneprocessen hierdoor efficiënter en/of effectiever geworden? Dat moet zich nog bewijzen. Met name in Nederland, omdat wij een koploper zijn in handelsfacilitatie en vooral de door DMS veroorzaakte wijzigingen op dat vlak ervaren worden als een stap terug in de tijd.

Wij zijn aan het einde van de implementatieperiode van het DWU Werkprogramma dat zeven jaar geleden werd gestart, maar nog eerder werd bedacht. Sindsdien is de wereld behoorlijk veranderd. Klimaatverandering staat overal op de agenda, e-commerce blijft groeien en de geopolitieke spanningen lopen overal hoog op. Om toegang te hebben tot belangrijke grondstoffen, halffabricaten en componenten, zijn bedrijven en staten daarom bezig met reshoring en nearshoring. De trend van offshoring lijkt echt voorbij te zijn.

Grotere uitdaging

Het gedrag van consumenten is inmiddels ook veranderd. Mensen kopen niet meer alleen een product, maar een compleet pakket dat beleving creëert. Deze trend van servitisatie verwijst naar industrieën die hun fysieke producten verrijken met (digitale) diensten om hun klanten een zekere toegevoegde waarde te bieden. Het voordeel voor de verkopende partij is dat deze het product niet eenmalig verkoopt, maar hieromheen verschillende diensten kan blijven leveren. Een goed voorbeeld is de Swapfiets. Deze fietsen met de blauwe voorbanden blijven eigendom van de leverancier terwijl de gebruiker voor een vast bedrag per maand altijd een werkende fiets tot zijn beschikking heeft.

De verschuiving van het verkopen van producten naar het verkopen van beleving vereist een sterke samenwerking tussen de partners in de supplychain. Die moeten samen de waardecreatie voor de klant verzorgen, een proces waarbij zij zich geen onvoorspelbaarheden in de keten kunnen veroorloven. Als er sprake is van een internationale keten, worden goederen via verschillende douanegebieden vervoerd, waarbij in de verschillende landen douaneactiviteiten moeten worden afgehandeld. De Nederlandse Douane heeft hierbij drie strategische doelstellingen: Afdracht, Beschermen en Concurrentiepositie. Met name op het gebied van Beschermen en Concurrentiepositie is in de laatste jaren een toename te zien van allerlei niet-fiscale wetgeving waarop de Douane handhaaft; een trend die voorlopig zal blijven. Met de komst van het Carbon Border Adjustment Mechanism, de Ontbossingsverordening en de Uyghur Forced Labor Prevention Act heeft de Douane aan het handhaven een grotere uitdaging.

Dit geldt ook voor importeurs en exporteurs. Om hun douanezaken goed te kunnen blijven afhandelen, moeten zij aan een toenemende hoeveelheid verplichtingen voldoen. Hiervoor is actie nodig in de vorm van een goed due diligence-beleid. De belangrijkste ingrediënten hiervoor zijn (net als voor een goede servitisatiestrategie) kennis, een transparante keten, en een goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen binnen het bedrijf en met de ketenpartners.

Handelsfacilitatie hoofdonderwerp

Die transparantie van de supplychain en de daarbinnen verhandelde goederen, zouden bedrijven ook aan de douanediensten moeten verschaffen. Op een betrouwbare manier en ruim voordat de goederen het land binnenkomen. Het principe van de 'Safe and secure trade lanes' is al jarenlang een onderwerp van verschillende onderzoeken die in Nederland zijn uitgevoerd in samenwerking met de Douane en diverse universiteiten en onderzoeksbureaus. De Wereldhandelsorganisatie heeft handelsfacilitatie voor de komende jaren tot zijn hoofdonderwerp gemaakt. De Nederlandse overheid streeft ernaar op dit gebied het voortouw te nemen en te putten uit jarenlange ervaring op dat vlak. Kunstmatige intelligentie kan deze ontwikkelingen versnellen.

Als importeur doe je er goed aan de focus te leggen op de volledigheid en juistheid van productgegevens, maar neem ook de betrouwbaarheid van je partners in de keten onder de loep. Want als je aan good governance doet, risico’s beheert en regels naleeft, dan kan de Douane op basis van opgebouwd vertrouwen overgaan naar horizontaal toezicht met minder administratieve lasten.

Meer weten over douanezaken of advies nodig?

evofenedex biedt haar leden ondersteuning en begeleiding bij het nemen van deze stappen. In 2024 gaan we aandacht besteden aan operational excellence in douaneprocessen. In samenwerking met de Douane en het bedrijfsleven leveren we daarom nu al een actieve bijdrage aan de herziening van het Douanewetboek van de Unie. De toekomst begint immers vandaag en wij willen die graag zoveel mogelijk in eigen hand nemen.

Bekijk ons kennisdossier waarin regelmatig nieuwe artikelen verschijnen, snuffel eens door ons uitgebreide aanbod van douane opleidingen waaronder de leerlijn van assistent-declarant tot manager douanezaken of neem via onderstaande button contact op met ons.

Dit artikel is geschreven door Agnieszka Brodacz, specialist Customs & Trade Compliance bij evofenedex. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen van evofenedex.