Douaneaangifte: zelf doen of laten doen?

Douaneaangiften wel of niet zelf doen, het is een vraagstuk waarmee veel ondernemers worstelen. Bedrijven ontvangen en/of versturen hun goederen uit en naar een land buiten de Europese Unie (EU) en moeten hiervoor douaneformaliteiten vervullen. Sommige bedrijven besteden dit werk uit en nemen een douaneagent of logistiek dienstverlener in de arm, maar daar zitten wel een aantal haken en ogen aan. Zo duurt de aanvraag voor een aangifte soms lang en is deze werkwijze omslachtig. Bovendien heb je geen controle op de werkzaamheden van het bedrijf dat je inhuurt en weet je niet of alles wel in goede banen wordt geleid.

Anderzijds kan een douaneagent of logistiek dienstverlener je ontzorgen. Het is immers niet nodig gekwalificeerd personeel aan te nemen of eigen mensen op te leiden en jij en je medewerkers/collega’s kunnen zich bezighouden met datgene waar jullie goed in zijn. Bovendien kan de douane je weinig maken. Omdat je zelf geen aangifte doet, is het niet jouw schuld als het fout gaat. Toch?

Niet meer dan tussenpersoon

Nee, toch niet. Want wanneer je douanezaken uitbesteedt, ben jijzelf nog steeds de aangever. Dit komt door het systeem van vertegenwoordiging. Degene die voor jou de aangiften indient, is juridisch gezien niet meer dan een tussenpersoon. Jij blijft als opdrachtgever dus de aangever en deze moet dan ook als zodanig worden vermeld in de aangifte. Zo komt de douane altijd bij de ondernemer uit wanneer zaken worden gecontroleerd.

Op de aangever rust veel verantwoordelijkheid omdat je moet zorgdragen voor de juistheid van de aangifte. Daarbij komt veel kijken. Bijvoorbeeld oorsprong, douanewaarde en goederencodes: dit alles heeft een - meestal verplichte - plaats in de aangifte. Iets ‘op de gok’ doen, is dan ook geen optie. Waar het om gaat, is dat je over de juiste kennis beschikt. Maar welke kennis heb je nu precies nodig?

Goederenstromen in kaart brengen

Om erachter te komen over welke kennis je moet beschikken om zelf douaneaangifte te kunnen doen, is het goed eerst je goederenstromen in kaart te brengen. Waarop ligt de focus binnen jouw handelsstromen? Ben je vooral aan het importeren en invoerrechten aan het afdragen? Of koop je in Nederland en voer je uit naar klanten buiten de EU? In beide gevallen is het doen van aangifte noodzakelijk, maar het zijn twee zeer verschillende trajecten.

En waarom lopen mijn handelsstromen zo? Waarschijnlijk omdat je klant het zo wil. Jullie hebben immers afgesproken dat jij ‘product x’ tegen een bepaalde leveringsconditie aflevert. Wanneer je een bepaalde ICC Incoterms® 2020-regel afspreekt, houdt dit verplichtingen in voor zowel de koper als de verkoper. Wanneer jij als verkoper verantwoordelijk bent voor de uitvoer, heeft dit gevolgen voor je prijzen en leveringstermijnen. Exporteer je veel naar derde landen? Dan kun je wellicht de uitvoerformaliteiten in eigen beheer nemen.

Dergelijke overwegingen gelden ook voor invoer. Wanneer je veel inkoopt uit derde landen en die goederen zijn belast met invoerrechten, dan kunnen de kosten flink oplopen. Maar wordt die goederenstroom wel efficiënt benut? Misschien kun je op basis van de oorsprong wel preferentie (korting) krijgen of kun je het moment van betaling uitstellen via een douane-entrepot.

Compliance

Zo zijn nog tal van voorbeelden te noemen, waarbij een ding zeker is: een eenduidig antwoord op de vraag of je douaneaangiften beter zelf kunt doen of dat het handiger is deze uit te besteden, is er niet. Het in kaart brengen van je goederenstromen kan je wel de juiste richting wijzen. Waarvoor heb je met de douane te maken? Invoer, uitvoer of allebei? Welke vergunningen heb je nodig om hiermee aan de slag te gaan?

Hiermee komen we op misschien wel het belangrijkste punt wanneer je zelf aangifte wilt gaan doen: de douane vindt het belangrijk dat een aangever z’n processen op orde heeft. Sterker nog, de afgifte van douanevergunningen is hiervan afhankelijk. Je moet bijvoorbeeld kunnen aantonen dat jouw administratie en voorraadbeheer in orde zijn, voordat je een vergunning voor een douane-entrepot krijgt. Wanneer je kunt aantonen dat je de douanezaken goed geregeld hebt volgens de maatschappelijke en wettelijke normen - waarmee je bewijst dat je compliant bent - kun je een vergunning Authorized Economic Operator (AEO) aanvragen. In ruil voor jouw compliance beloont de douane je dan met diverse voordelen bij onder meer het aangifteproces; die voordelen gelden in de gehele EU.

Minstens zo belangrijk is dat je bezig bent met echte procesverbetering. Inzage krijgen in je processen en deze beschrijven, zien waar de gaten zitten en werken aan efficiëntere stromen, zijn enkele zaken die voor elk bedrijf voordelen opleveren. Met het vastleggen van de processen rondom jouw activiteiten laat je zien wat je kunt en zie je waar je kansen liggen. Dat stemt niet alleen de douane positief, maar is ook een mooi verkoopargument tijdens onderhandelingen met je klant.

Dit artikel is ook gepubliceerd in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen van evofenedex.