Teruggaaf buitenlandse btw (vanaf 1 januari 2010)

Let op: per btw-nummer kan maar een keer inloggegevens worden aangevraagd. De inloggegevens zijn niet hetzelfde als die voor het beveiligde gedeelte van www.belastingdienst.nl. Na het inloggen kan de ondernemer zelf verschillende medewerkers autoriseren voor het indienen van teruggaafverzoeken.

Daarnaast heeft de Belastingdienst voor grotere ondernemingen een apart elektronisch kanaal opengesteld waarin de gevraagde gegevens vanuit de eigen administratieve software kunnen worden ingelezen.  

De nieuwe procedure

Na ontvangst van een teruggaafverzoek checkt de Belastingdienst eerst of alles is ingevuld en of de aanvrager ondernemer is met (gedeeltelijk) recht op aftrek van voorbelasting. Als een ondernemer geheel is vrijgesteld, wordt het verzoek niet doorgestuurd. Ook als er onvolkomenheden worden aangetroffen stuurt de Belastingdienst het verzoek niet door, maar meldt dit aan de ondernemer die vervolgens een gewijzigd verzoek kan indienen. Na de controle stuurt de Belastingdienst het teruggaafverzoek binnen 15 dagen door aan de Belastingdienst van de lidstaat van teruggaaf. De ondernemer krijgt hier een melding van.

De lidstaat van teruggaaf heeft vervolgens 4 maanden de tijd om een beslissing te nemen. Dit kan een afwijzing of toewijzing zijn, maar de buitenlandse fiscus kan aan de ondernemer ook rechtstreeks aanvullende vragen per e-mail stellen. Deze vragen moet de ondernemer binnen 1 maand beantwoorden. Daarna heeft de desbetreffende fiscus 2 maanden de tijd om een beslissing te nemen op het verzoek. De gehele procedure mag maximaal 8 maanden duren. Eindeloos vragen stellen is dus niet mogelijk.

Als het verzoek is toegewezen, moet de buitenlandse fiscus de btw binnen 10 werkdagen aan de ondernemer hebben uitbetaald. Bij te late betaling moet de fiscus de ondernemer rente gaan betalen. Elke lidstaat bepaalt zelf de hoogte van de rente, maar deze mag niet lager zijn dan de rente voor eigen belastingplichtigen. Anders is er sprake van discriminatie.

Aandachtspunten

• Het minimumbedrag aan btw dat moet worden teruggevraagd is 50 euro voor het tijdvak van een kalenderjaar of het resterende deel van een kalenderjaar. Voor een tijdvak van drie maanden wordt het drempelbedrag verhoogd van 200 naar 400 euro. Deze drempelbedragen gelden per teruggaafverzoek.
• De datum waarop een teruggaafverzoek na afloop van een kalenderjaar uiterlijk moet worden ingediend is 30 september.
• Ondernemers moeten per lidstaat een apart teruggaafverzoek indienen.
• Voor iedere lidstaat geldt dat verzoeken minimaal in het Frans, Duits of Engels moeten kunnen worden ingevuld, naast de eigen taal van de lidstaat van teruggaaf. Engels zal in vrijwel alle lidstaten worden geaccepteerd.
• Lidstaten hebben de mogelijkheid om bij het verzoek elektronische facturen mee te laten sturen als het factuurbedrag 1000 euro of meer bedraagt (voor brandstof geldt een grens van 250 euro). Nederland heeft besloten om geen facturen mee te laten sturen, maar 17 andere lidstaten kiezen hier wel voor, te weten: België, Cyprus, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Hongarije, Italië, Letland, Litouwen, Malta, Polen, Roemenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië en Verenigd Koninkrijk.
• Bij ieder teruggaafverzoek kan maximaal 5 MB aan ingescande facturen worden meegestuurd. Als hier niet alle facturen in passen, moet de ondernemer de facturen met de grootste bedragen eerst bijvoegen. Lidstaten hebben echter de mogelijkheid om niet meegestuurde facturen alsnog rechtstreeks bij de ondernemer zelf op te vragen.
• Bezwaar aantekenen tegen een afgewezen verzoek kan alleen rechtstreeks bij de lidstaat van teruggaaf.

Informatie in het teruggaafverzoek 

Per teruggaafverzoek worden de volgende gegevens gevraagd:

• NAW van de aanvrager (inclusief e-mailadres, btw-nummer, bankgegevens, EU-landcode en eventueel branchecode)
• Tijdvak waarover teruggaaf wordt gevraagd
• EU-land waarvoor teruggaaf wordt gevraagd
• Eventueel de gegevens van een adviseur/vertegenwoordiger
• Voor iedere factuur moeten de volgende gegevens worden ingevuld:
• NAW van de leverancier (inclusief btw-nummer en EU-landcode)
• Nummer en datum van de factuur of invoerdocument
• Het netto bedrag en het btw-bedrag
• Valutacode
• Het pro-ratapercentage (voor ondernemers met deels vrijgestelde prestaties)
• Goederen-/dienstencode. Gekozen kan worden uit de volgende codes:  

1. brandstof
2. huur van vervoermiddelen
3. andere uitgaven in verband met vervoermiddelen
4. tol en andere kosten voor gebruik van wegen
5. reiskosten (taxi, trein)
6. logies
7. eten, drinken, restaurants
8. toegang tot tentoonstellingen en beurzen
9. uitgaven voor luxe, ontspanning, representatie
10. andere kosten (met omschrijving)