Administratieve verplichtingen

De belastingdiensten van de verschillende EU-lidstaten wisselen snel allerlei gegevens met elkaar uit om te controleren of een juiste belastingheffing heeft plaatsgevonden. Deze controle bestaat voornamelijk uit het vergelijken van de opgegeven intracommunautaire leveringen door de leveranciers met de opgegeven verwervingen door de afnemers, de zogeheten 'matching'.

Aangifte omzetbelasting

In het aangiftebiljet omzetbelasting zijn afzonderlijke vragen opgenomen voor de intracommunautaire leveringen en verwervingen, voor de afstandsverkopen en voor de installatiewerkzaamheden in andere EU-landen.

Voor het invullen van de aangifte Omzetbelasting en de controle daarop door de Belastingdienst is het van belang dat leveringen en diensten kunnen worden onderscheiden in:

• door de onderneming verrichte levering van goederen en diensten in het binnenland
• aan de onderneming verrichte levering van goederen en diensten in het binnenland
• door de onderneming verrichte levering van goederen en diensten naar het buitenland, gesplitst in:
• goederen en diensten niet-EU
• goederen EU
• diensten EU
• aan de onderneming verrichte levering van goederen vanuit het buitenland, gesplitst in:
• goederen niet-EU
• verwervingen van goederen uit de EU, in totaal

Dit onderscheid wordt gemaakt op het aangiftebiljet omzetbelasting.

Opgaaf intracommunautaire prestaties

Na afloop van een kalenderkwartaal (dus over de periode die eindigt op 31 maart, 30 juni, 30 september en 31 december) moet de ondernemer die goederen heeft geleverd aan afnemers in andere EU-lidstaten hiervan een opgaaf doen aan de Belastingdienst. Wanneer het bedrag aan intracommunautaire leveringen in het desbetreffende kwartaal of een van de vorige vier kwartalen de drempel van 100.000 euro overstijgt, moet de ondernemer iedere maand opgaaf doen van zijn intracommunautaire leveringen.

Deze opgave, de zogeheten 'listing' bevat:

• de btw-identificatienummers van afnemers van goederen in de andere EU-landen
• per btw-identificatienummer van de EU-afnemer het totale bedrag in euro's van de geleverde goederen in dat kalenderkwartaal

Het totaalbedrag van deze opgave moet aansluiten bij het totaalbedrag van de aangifte omzetbelasting over dat kwartaal of maand.

Behalve de levering van goederen moet ook de totale waarde van de goederen, die voor eigen bedrijfsdoeleinden naar andere EU-lidstaten zijn gezonden, worden opgegeven. Verder moet melding worden gemaakt van de goederen die bewerkt zijn of bewerkt gaan worden door ondernemers in andere EU-lidstaten (het zogenaamde loonwerk).

Intracommunautaire ABC-leveringen (zie Sitemap Douane) moeten apart worden vermeld volgens de vereenvoudigde regeling. Hierbij is op de factuur van de tussenhandelaar kenbaar gemaakt dat de belastingschuld naar de ontvanger moet worden verlegd.

BTW-identificatienummer op facturen

Ondernemingen die handel binnen de EU bedrijven, moeten hun btw-identificatienummers op de facturen vermelden. Dit btw-nummer wordt voorafgegaan door de letters NL.

Voor de toepassing van het nultarief is ook vermelding van het btw-identificatienummer van de EU-afnemer op de factuur noodzakelijk. Het maximale aantal posities van een btw-nummer binnen de EU, inclusief de landencode van 2 letters, bedraagt 14. Het is raadzaam de afnemer tijdig naar dit nummer te vragen.

Controle btw-nummers van afnemers

Een geavanceerd computernetwerk verbindt vijftien belastingdiensten van de lidstaten met elkaar. De belastingdiensten kunnen nagaan of de ontvanger van goederen btw heeft afgedragen en of de afzender dit terecht heeft nagelaten.

Via dit systeem is het voor leveranciers mogelijk het door hun afnemer in een andere lidstaat opgegeven btw-nummer te verifiëren. De leverancier krijgt overigens alleen 'ja' of 'nee' te horen. Als het nummer niet klopt moet hij zijn afnemer daarop aanspreken.

Belangrijk!

Bij controle op de heffing van bijvoorbeeld de btw zal de bewijslast aan de hand van boeken en bescheiden een grote rol gaan spelen. Ondernemers doen er goed aan daarmee bij de inrichting van hun administratie rekening te houden.

De statistiekaangifte

Met het wegvallen van de binnengrenzen in de EU werd een stelsel voor het verzamelen van statistische gegevens bij het intracommunautair handelsverkeer ingevoerd: het Intrastat-stelsel. Dit stelsel voorziet in de rechtstreekse verstrekking van handelsgegevens door ondernemers aan de nationale statistiekdiensten.

Voor Nederland is dit het CBS. Bij de opzet van het stelsel is rekening gehouden met de kleinere ondernemingen. Voor ondernemingen die een omzet hebben tot 900.000 euro, exclusief btw aan levering of verwerving, geldt de btw-opgave tevens als opgave voor de statistiek.

Boven dat bedrag moet een complete Intrastat-opgave worden gedaan. Dit betekent dat informatie moet worden verstrekt over:

• kenmerken goederensoort (statistieknummer)
• land van herkomst/bestemming
• factuurwaarde van de goederen
• hoeveelheid goederen
• de statistische waarde
• de aard van de transactie
• de (vermoedelijke) wijze van vervoer
• de haven of luchthaven van laden/lossen
• het statistisch stelsel

De informatieplichtigen moeten ervoor zorgen dat hun opgave op uiterlijk de achtste werkdag na afloop van de verslagmaand op het CBS aanwezig is.

Onder informatieplichtigen worden ondernemers verstaan die een complete Intrastat-opgave moeten doen.

Registergoederen

Omdat er binnen de EU geen grenzen meer bestaan, moet voor een aantal goederenverplaatsingen een register worden bijgehouden. Het betreft hier goederen die in het kader van de onderneming voor tijdelijk gebruik naar een andere lidstaat worden gebracht, bijvoorbeeld de gereedschappen van een servicemonteur.

In zo'n register moeten de volgende gegevens worden vermeld:

• het btw-identificatienummer van de ondernemer in het andere EU-land
• aanduiding van de goederen (bijvoorbeeld de goederencode)
• datum van verzending naar de andere EU-lidstaat en van de retourontvangst van de goederen
• waarde van de goederen