Zijn jouw algemene voorwaarden exportproof?

Algemene voorwaarden kom je in verschillende vormen tegen: leverings-, betalings-, inkoop- en verkoopvoorwaarden of combinaties daarvan. De voorwaarden zijn een set schriftelijke standaardbepalingen die een van de handelspartners eenzijdig heeft opgesteld om voor meerdere overeenkomsten te gebruiken. Door deze voorwaarden is het voor zowel de verkoper als de koper direct duidelijk hoe het zit met bijvoorbeeld aansprakelijkheid, klachtenprocedures en garantie. Zogeheten kernbedingen horen niet thuis in algemene voorwaarden. Denk hierbij aan bepalingen die de kern van de overeenkomst weergeven, zoals de prijs, hoeveelheid en het product zelf.

Al enige tijd kunnen leden hun algemene voorwaarden laten checken door de bedrijfsjuristen van evofenedex. Wat daarbij opvalt, is dat daarin geregeld noodzakelijke bepalingen ontbreken, of dat clausules onjuist of onvolledig zijn. Ook komt het vaak voor dat de voorwaarden onvoldoende toegespitst zijn op internationale transacties. Hieronder geven we een overzicht van veelvoorkomende ‘missers’ in algemene verkoop- en leveringsvoorwaarden.

Arbitrageclausule

Als je besluit zaken te doen met bedrijven buiten de Europese Unie (EU), is het verstandig een zogenoemde arbitrageclausule op te nemen in jouw algemene voorwaarden. Een dergelijke bepaling ontbreekt vaak. In een arbitragebeding leg je vast dat partijen een eventueel geschil zullen voorleggen aan een of meer arbiters (particuliere rechters). Het komt namelijk voor dat een vonnis van een Nederlandse overheidsrechter niet wordt erkend in het buitenland.

Binnen de EU zal dit niet zo snel gebeuren, maar in bijvoorbeeld China heb je niets aan een Nederlands vonnis. Dit kun je oplossen door het opnemen van een arbitragebeding in je voorwaarden. Een arbitrale uitspraak wordt, door het Verdrag van New York waarbij veel landen zijn aangesloten, in principe wel erkend in landen buiten de EU.

ICC Incoterms® 2020

Vaak zien we in de algemene voorwaarden termen als ‘af fabriek’ en ‘vrachtvrij tot vervoerder’ om de voorwaarden die gelden bij levering aan te duiden. Dit zijn geen internationaal bekende en erkende termen. Het is aan te bevelen in je algemene verkoopvoorwaarden een van de ICC Incoterms® 2020-regels op te nemen om zo de leveringsvoorwaarden vast te leggen.

Door het verwijzen naar een Incoterms®-regel is het voor beide partijen direct duidelijk wie welke verplichtingen heeft; bijvoorbeeld wie tot waar het transport regelt, wie verantwoordelijk is voor de douaneformaliteiten en het afsluiten van verzekeringen. Ook bepalen de ICC Incoterms® 2020 het moment waarop de kosten en risico’s overgaan op de koper.

Eigendomsvoorbehoud

Een zeer belangrijke clausule is het eigendomsvoorbehoud. Opvallend is dat bedrijven niet altijd goed op de hoogte zijn van de verdergaande mogelijkheden onder Duits recht. Een eigendomsvoorbehoud is een wettelijke mogelijkheid om het eigendom van goederen bij de verkoper te houden totdat de koper heeft betaald. Dit zorgt voor extra bescherming tegen wanbetaling. De verkoper kan de goederen opeisen als er niet wordt betaald.

Naar Nederlands recht zijn de mogelijkheden voor het bedingen van een eigendomsvoorbehoud beperkter dan onder Duits recht. Naar Duits recht is het mogelijk te bedingen dat de koper al zijn rechten uit door hem met klanten gesloten overeenkomsten aan de verkoper overdraagt. Ook kun je het eigendomsvoorbehoud laten uitstrekken tot de verwerkte zaken.

Het komt geregeld voor dat een verlengd en uitgebreid eigendomsvoorbehoud ontbreekt in de algemene voorwaarden van bedrijven die (onder meer) aan klanten in Duitsland leveren. Inmiddels hanteren tal van verzekeringsmaatschappijen op het gebied van kredietverzekeringen als eis dat bij levering aan Duitse klanten een uitgebreid en verlengd eigendomsvoorbehoud contractueel is overeengekomen.

Onvolledige aansprakelijkheidsclausule

Bedrijven mogen de aansprakelijkheid jegens een ander bedrijf uitsluiten of beperken. Dit geldt dus alleen in een business-to-businessrelatie. In de praktijk blijkt dat aansprakelijkheidsclausules in algemene voorwaarden vaak onvolledig zijn. De aansprakelijkheid kun je bijvoorbeeld beperken tot bepaalde soorten schade of tot een bepaald bedrag; denk hierbij aan het bedrag dat een verzekeraar uitkeert of het factuurbedrag. Als je niets over de aansprakelijkheid in je voorwaarden opneemt, kan het zijn dat je aansprakelijk wordt gehouden voor betaling van een volledige schadevergoeding.

Quickscan en contractenservice

Leden van evofenedex kunnen gebruikmaken van een gratis quickscan; een van onze bedrijfsjuristen beoordeelt dan de algemene voorwaarden op volledigheid en juistheid en adviseert over eventuele aanpassingen. Voor het volledig screenen of opstellen van algemene voorwaarden kun je als lid gebruikmaken van de internationale contractenservice via +31 (0)79 3467 346 en [email protected]

Daarnaast hebben we een handige checklist over algemene voorwaarden. Deze bevat een overzicht van belangrijke aandachtspunten bij het opstellen dan wel wijzigen van algemene voorwaarden.