Magazijn optimaliseren zonder investeren #7 | Fouten voorkomen

Om goed te tellen moet er nauwkeurig gewerkt worden. Dit kan best lastig zijn om dit de hele dag vol te houden. Het is dan ook aannemelijk dat er telfouten ontstaan. Hieronder staan enkele methodes die het makkelijker maken om telfouten te voorkomen - naast natuurlijk het werk afwisselender te maken - namelijk:

• Wegen van artikelen
• Eenheden voorverpakt in grotere hoeveelheden laten komen en in deze hoeveelheden uitleveren. Wel is belangrijk dat deze artikelen bij een andere hoeveelheid een ander uniek nummer krijgen.
• Telstructuur aanleren, bijvoorbeeld bij even aantallen per 2 wegleggen of bij meervoud van 10 deze per tien weg te leggen
• Digitale of mechanische teller gebruiken
• Rekenmachine gebruiken
• Bij serienummers kan er door alle serienummers te scannen automatisch door een WMS worden geteld

Helaas zijn er nog steeds branches waar artikelen niet voorzien van een uniek artikelnummer en barcode. Het is belangrijk om eenvoudige identificatie van artikelen te gebruiken om fouten – in de gehele keten – te voorkomen. Een aantal mogelijkheden

Bij zeer kleine artikelen

• Toepassen van datamatrix, dit kunnen zeer kleine barcodes zijn. Voor meer informatie over barcodes zie https://www.gs1.nl/
• Niet de artikelen maar de omverpakking of magazijnbakken te scannen of te voorzien van benaming

Bij artikelen die veel op elkaar lijken

Het komt vaak voor dat er bij artikelen die veel op elkaar lijken, het verkeerde artikel wordt gepakt. Enkele voorbeelden om dit te voorkomen:

• Artikelen enkele locaties van elkaar vandaan plaatsen
• Een extra kleur op het label geven en deze ook opnemen in de orderverzamellijst, zodat niet alleen op artikel maar ook nog op kleur een controle is.
• Zowel locatie als artikelnummer laten scannen

Bij samengestelde artikelen

Artikelen die zowel los als samengesteld (bijvoorbeeld handgreep met of zonder rozet) kunnen worden besteld, geven ook vaak de nodige uitdagingen. Hierbij enkele voorbeelden hoe je hiermee om kunt gaan:

• Nieuw artikel aanmaken waar complete set of samengesteld artikel inzit en deze dan ook zo fysiek verpakken. Dit verhoogt wel de voorraad.
• Geen samengesteld artikel aangeven maar altijd de losse artikelen op de orderverzamellijst. De artikelen dan ook fysiek gescheiden opslaan op een eigen locatie
• Bij samengesteld artikelen heldere instructie geven op de orderverzamellijst
• Op de locatie zelf waar de samengestelde artikelen liggen instructies geven

Herkennen juiste locaties

Ook bij het herkennen van de juiste locaties komen nogal eens fouten voor. Enkele mogelijke oplossingen zijn;

• Maak een duidelijk opgebouwde locatiecodering, bijvoorbeeld magazijn, hal, stelling/gangpad, sectie, liggerniveau, locatie in de breedte. Zorg ervoor dat je daarbij steeds letters en cijfers om en om gebruikt. Dat onthoud je veel gemakkelijker. Ervaar het zelf door de reeks zo snel mogelijk uit je hoofd te leren: 1.3.16.12.3.4 of A3.P12.C4
• Gebruik kleuren, bijvoorbeeld per liggerniveau. Zeker als je op korte afstand de locatie scant en van een hoger liggerniveau de artikelen moet pakken. Laat de kleuren ook terugkomen op de orderverzamellijst of in de scanner.
• Als er met ‘voice’ wordt verzameld zijn de locaties uitgevoerd met één checkdigit. Dit is een onafhankelijk nummer die bevestigt dat de medewerkeker op de juiste locatie staat.. Na enige tijd ontstaat er de gewoonte dat medewerkers zo’n checkdigit al uit hun hoofd kennen. Dit kan ook tot fouten leiden. Overweeg daarom om twee checkdigits per locatie te doen die random wordt gegenereerd door de voicepickingsoftware.
• Naast het scannen en via voice verifiëren dat je op de juiste locatie staat, kun je er ook voor kiezen om het artikel te scannen of de laatste twee of drie cijfers te noemen van het artikelnummer. Dit kan ook de betrouwbaarheid verhogen.

De meeste fouten in defecten zijn te voorkomen door op het juiste moment met de juiste middelen de juiste instructie te geven. Ik noem hieronder enkele mogelijke oplossingen:

• Als je zeker wilt weten dat de juiste taken worden uitgevoerd, denk aan het pakken van de juiste productdrager, het opplakken van een juist label en het toevoegen van een juiste pakbon, kun je er voor kiezen om op de begeleidende papieren/labels of locaties van productdragers barcodes aan te brengen. Deze barcodes kunnen dan gescand worden ter verificatie of de juiste handelingen zijn gedaan.
• Om ervoor te zorgen dat  de goederen met de juiste vervoerder meegaan,  help het dat de instructies in het WMS-systeem of via een beslissingsboom duidelijke verificatiemogelijkheden bieden om te bepalen of de goederen juist worden aangemeld. Bijvoorbeeld door het land, het aantal pallets en het gewicht te checken wordt inzichtelijk wie de vervoeder dient te zijn.
• Ten aanzien van het juist stapelen zijn duidelijke instructies nodig. Om de stapelinstructies niet te complex te maken, is de gemakkelijkste methode om de artikelen  in het magazijn op loop- of rijvolgorde te plaatsen, waarbij automatisch grote zware artikelen onderop komen en lichtere bovenop. Als dit niet mogelijk is, dan kun je ook met kleuren werken, bijvoorbeeld een groene sticker betekent onderop plaatsen, een oranje sticker betekent in het midden plaatsen en een rode sticker bovenop.
• Voor het  toepassen van het juiste verpakkingsmateriaal kun je per order vastleggen wat de beste verpakkingsmethode is, indien  maten en gewichten bekend zijn voordat er wordt begonnen met het verpakken van de order. In veel situaties zijn de gegevens van maten en gewichten van tevoren niet bekend. In dat geval is het meestal wel mogelijk om ervaren inpakkers in te zetten die op basis van een orderverzamellijst kunnen scannen of analyseren wat de verwachte verpakking zal zijn. Door deze medewerkers eerst een scan te laten doen kun je veel tijd besparen  in het vervolg van het verpakkingstraject zoals in overstappelen, herverpakken en informatie delen met de vervoerder.
• Zorg ervoor dat de benodigde instructies op de juiste locaties en tijd beschikbaar zijn en daar waar de logistiek medewerker ze nodig heeft. Zo kan hiervoor genoemde informatie beschikbaar worden gesteld tijdens het verzamelen van bepaalde artikelen middels extra instructie op de mobiele handterminal, voice-applicatie of op papier  op de locatie zelf.