Magazijn optimaliseren zonder investeren #6 | Overproduction

Wellicht klinkt het vreemd om ruimtegebruik te zien als overproductie. Maar als je magazijn veel groter is dan de ruimte die nodig is voor opslag en handelingen, dan heb je te veel productie. Dit kan leiden tot het lopen/rijden van onnodige lange afstanden, grotere voorraden dan noodzakelijk, meer energiekosten om een grote ruimte te verwarmen/koelen en een hogere huur of bouw- en onderhoudskosten. Een praktijkvoorbeeld met quick win:

• Bij een groothandel in computeronderdelen wilde de directie een magazijn dat twee keer zo groot was. De reden hiervoor was dat ze dan konden groeien in assortiment en meer dezelfde artikelen op voorraad konden leggen en zo het serviceniveau verbeteren.
  
  Ze huurden een nieuw magazijn gehuurd en dat zetten ze ruim op. De voorraad werd verhoogd. Al snel bleek echter dat het serviceniveau nauwelijks verbeterde omdat sommige producten nog steeds niet leverbaar waren. Ondertussen namen de kosten voor huur, interne transportmiddelen, arbeid (langere afstanden lopen en rijden) en de energiekosten wel toe. De groothandel besloot daarom om voor een deel van het magazijn de huur op te zeggen om zo efficiënter te kunnen werken en de voorraadkosten te reduceren.

Voor veel bedrijven is dit herkenbaar: te veel verpakkingsmateriaal. Vaak zie je bij webshoplevering dat men veel verpakkingsmateriaal gebruikt in vergelijking met de grootte van het product. Daarnaast voorziet men producten vaak royale verpakkingen om transportschade te voorkomen. Dit is niet voor ieder product nodig. Hetzelfde geldt ook voor het dicht tapen van dozen. Extra tape of omsnoeren geeft lang niet altijd extra stevigheid. Ook voorkomt het niet altijd ongewenst open maken. Er wordt dus vaak extra opvulmateriaal, tape en zware dozen gebruikt, terwijl de klant er geen voordeel bij heeft . Door kritisch te kijken naar de benodigde hoeveelheid verpakkingsmateriaal kun je veel kosten besparen. Een praktisch voorbeeld:

• Bij een webshop werkten ze al jaren met dezelfde standaarddozen. De dozen werden standaard bijgevuld met biologische afbreekbaar opvulchips. Uit kostenoverweging probeerde men voornamelijk de hoeveelheid opvulchips te reduceren. Gaandeweg bleek dat er veel meer viel te besparen: Ten eerste was het mogelijk bij 25% van de orders om gebruik te maken van de verzenddoos die al om het artikel heen zat. Andere artikelen in dezelfde order kon men bijvoegen in die doos. Ten tweede kon je de hoeveelheid opvulmateriaal terugbrengen door gebruik te maken van andere formaten verzenddozen. Ten derde bleek je restkarton via een shredder te kunnen hergebruiken als opvulmiddel. Dit maakte dat nog nauwelijks opvulchips nodig waren. Deze duurzame oplossing is ook goed ontvangen door de klanten. Qua arbeidskosten maakte het geen verschil en het leverde een flinke besparing op opvulmateriaal.

Orderverzamelen kun je ook als productieproces zien. Wanneer een medewerker orders te vroeg verzamelt terwijl nog niet alle artikelen op voorraad zijn, dan moet hij of zij later weer voor dezelfde order het magazijn in. Ook zijn er klanten die meerdere keren op een dag bestellen. Als je kunt wachten totdat de laatste deelbestelling binnen is, dan hoef je maar één keer het magazijn in te gaan.

Ook zie je vaak dat men vooruit werkt bij het in elkaar zetten van verzenddozen . Door werkzaamheden in tijd naar voren te halen, uit de angst om niet op tijd klaar te zijn zorg je vaak voor onnodige grote buffers. Dit kan een sta-in-de-weg zijn en zorgen voor veel extra handling. Zoals de voorgaande weken al aangegeven, is het belangrijk om te weten wat de tijdsduur van taken zijn zodat een goede planning van werkzaamheden mogelijk is .

Een praktisch voorbeeld.

• Bij een horecagroothandel waren er klanten die meerdere keren per dag bestelden en nog net voor de laatste mogelijke besteltijd nog een deelorder inschoten. Deze moest uiteraard nog wel mee voor de levering de volgende dag. Deze gewoonte gaf intern veel ergernis omdat men de goederen van de deelorder aanvullend moest verzamelen (en dus opnieuw in het magazijn) en toevoegen op de rolcontainers die al klaar stonden voor de deuren van de expeditie.
  
  Naast het opnieuw opmaken van de vrachtbrief, stapelde men soms de gehele rolcontainers opnieuw omdat de stapelvolgorde van belang was om de producten schadevrij af te leveren. Je wilt liever geen krat bier op een zak chips zetten.
  
  Dit bedrijf koos ervoor om voor de enkele laatbesteller pas te gaan verzamelen na de laatst mogelijke besteltijd. De ergernissen verdwenen toen en de kosten voor de inzet van uren van de medewerkers daalden fors. Te vroeg produceren zorgde dus alleen maar voor nog meer herstelwerkzaamheden.

Teveel leveren aan de klant is natuurlijk niet goed. Het zal in de praktijk niet veel gebeuren. Maar soms zie je dat bedrijven voor de zekerheid extra produceren omdat fouten die elders in het proces gemaakt worden op te vangen.  Dit gebeurt vaak bij het verzamelen en tellen van veel kleine artikelen.  Men levert dan vooraf extra onderdelen om nalevering door een telfout of kwijtgeraakt onderdeel te voorkomen. Een praktisch voorbeeld

• Een tuinmeubelenleverancier levert meubelen die door de klant zelf in elkaar worden gezet. Hierbij levert het bedrijf een zakje met bevestigingsmateriaal. Het kwam voor dat vijf klanten in één week klaagden dat in de set bevestigingsmaterialen een onderdeel ontbrak. Het kostte vervolgens veel tijd om die klanten te woord staan, zaken administratief af te handelen en de order opnieuw klaar te maken . De hoofd verkoop wilde dat dit niet meer zou voorkomen .
  
  Het bedrijf besloot om voortaan altijd extra bevestigingsmaterialen te leveren zonder de oorzaak bij de bron aan te pakken. Die bron was het orderverzamelen. De bevestigingsmaterialen zijn niet duur maar in een jaar loopt dit op tot een aanzienlijk bedrag. En er kwamen vragen van klanten over de extra bevestigingsmiddelen die bang waren dat ze iets niet goed in elkaar hadden gezet
  
  De oplossing zat uiteindelijk in het aanpassen van de manier van tellen. . De bevestigingsmaterialen werden in een voorgevormd sjabloon gelegd zodat voortaan direct inzichtelijk is of alle benodigde bevestigingsmaterialen aanwezig zijn. De aantallen kloppen nu altijd.

Hoewel steeds meer magazijnen werken met warehousemanagementsoftware, scanning of voice-software, gebruiken ze nog steeds bergen papier. De meeste documenten die bij een levering zijn toegevoegd, leest niemand meer en zijn ook niet nodig in het leveringsproces. Vaak kan ook alle informatie in een document staan, waar men nu een hele stapel gebruikt.

Hetzelfde geldt voor data. Vaak produceren we data en slaan we die op die vervolgens niemand meer gebruikt.  Data produceren (opzoeken, ingeven, opslaan) echter kost wel tijd. Een praktisch voorbeeld:

• Een bedrijf in spuitgietonderdelen produceerde artikelen in grote aantallen. Die kwamen op pallets te liggen. Aan de pallets zat een document met daarop: aantallen producten, artikelnaam en nummer en code, het nummer van de productiebatch, het gewicht en de productiedatum. Dezelfde gegevens zette men ook in het ERP-systeem. Als de pallets in het magazijn kwamen  zette men ook het locatienummer met viltstift op het document en voerde het in het ERP-systeem in.
  Bij het bijvullen van de grijpvoorraad paste men het document aan op aantallen en gewicht en als de pallet niet op dezelfde locatie bleef , ook het locatienummer. Uiteraard hield men de informatie ook bij in het ERP-systeem. Toen een nieuwe magazijnmedewerker aangaf dat hij het nut niet inzag van het steeds met de hand aanpassen van het document is men naar alternatieven gaan zoeken. Er kwam een uniek nummer op de pallet, een soort kentekenplaat, waarbij de informatie alleen nog maar bijgewerkt hoefde te worden in het ERP. Dit bespaarde heel wat schrijfhandelingen en papier. En de traceerbaarheid was net zo betrouwbaar.

Voor veel processen in het magazijn is energie nodig. Te hoog energiegebruik is een indicatie voor overproductie. . In een vorig artikel hebben we het gehad over het verminderen van transportbewegingen . Op dezelfde manier kun je ook energie besparen . Een te groot magazijn gebruikt voor koelen of verwarmen ook te veel energie. Dus ook een efficiënt gebruik van ruimte is van belang. Net zo belangrijk als te kijken naar de hoeveelheid energie die je gebruikt bij verschillende handelingen.

• In gemechaniseerde magazijnen gebruikt men vaak AS/RS-kranen om pallets te verplaatsen Deze machines wegen tot 20.000 kg. Een pallet weegt vaak maar 1000 kg. Om zo’n zware kraan te laten bewegen is veel energie nodig. In plaats van een kraan kun je ook shuttles gebruiken. die veel lichter (300-400 kg). Energetisch is dit een betere oplossing. Dit geldt bij mechanisatie ook voor transportbanen die blijven draaien terwijl er geen producten overeen komen. Door in het proces na te gaan waar je energie gebruikt en te bekijken of hetzelfde resultaat ook met minder energiegebruik kan, kun je kosten reduceren. Zo werk je duurzamer en dring je gelijk de overproductie terug .

Een praktisch oplossing:

• Een logistiek dienstverlener wilde in het kader van duurzaamheid kijken naar alle processen waar hij te veel energie gebruikte . Hierbij kwam hij de volgende zaken tegen.:
  • Vrachtwagens die tijdens het wachten en laden en lossen de motor de laten draaien
  • Het laden en lossen van maar een pallet tegelijk
  • Verlichting in magazijngangen laten branden terwijl er niemand rijdt
  • Laaddocks die onnodig kou en warmte doorlaten en de tijd dat dockdeuren überhaupt openstaan
  • Apparatuur, intern transportmiddelen en handterminals die continue in oplaadmodus staan terwijl dit maar beperkt nodig is