Wetgeving rond tradecompliance verandert werk binnendienst
Ondernemers krijgen steeds meer te maken met nieuwe Europese wet- en regelgeving voor tradecompliance. Wat gaan binnendienstmedewerkers hiervan merken en hoe kunnen zij daar het best mee omgaan? Een interview met Anthio Straten.
Dankzij zijn rol als tradecompliancemanager bij Capri Holding is Anthio Straten goed op de hoogte van de nieuwe Europese wet- en regelgeving die op de binnendienst afkomt. Wat veel binnendienstmedewerkers volgens hem al hebben ervaren, is dat het versturen van goederen steeds ingewikkelder is geworden. “Als je vroeger transport wilde plannen en daar de documentatie voor in orde moest maken, waren er maar een paar graadmeters. Is er sprake van gevaarlijke stoffen? Gaat het over levensmiddelen? Is er sprake van een accijnsgoed of is het een bulk- of douanegoed?”
Sinds een paar jaar ontwikkelt zich volgens Straten echter een trend dat de HS-code (ook wel goederencode genoemd) bepalend is voor wat er moet gebeuren. “De Douane gebruikt deze codes om goederen te classificeren, maar aan de codes zitten ook beperkingen. Soms betekent dit zelfs dat iets helemaal niet mag, bijvoorbeeld als het goed onder sancties valt. Binnendienstmedewerkers moeten dat stukje douanekennis paraat hebben of weten waar zij deze informatie kunnen vinden. Zo kun je voor het aanmaken van documenten en het aanmelden van de zending actief toetsen of alle documentatie compleet is, zodat de zending soepel zal verlopen.”
Tip: maak een template
Bij het voldoen aan alle nieuwe wetten en regels voor het in orde maken van een zending is volgens Straten een stukje algemene onwetendheid de grootste valkuil. “Dit bedoel ik absoluut niet negatief. Zelfs voor specialisten is het enorm lastig bij te blijven omdat er steeds zoveel verandert. De enige manier om hiermee om te gaan is er steeds vanuit te gaan dat niets meer is zoals je dacht dat het was. Neem daarom niets zomaar aan, want dat leidt alleen maar tot problemen bij het transport.” Bovendien is het volgens hem belangrijk dat de opdracht zo duidelijk mogelijk op schrift staat voor de binnendienst. Hij geeft als tip om een template te maken voor het binnenhalen van een opdracht. “Beschrijf daarin precies welke informatie nodig is en zeg erbij dat je niet verder kunt zolang niet alles compleet is. Want als de zending al vertrokken is, is het te laat. Wanneer je twijfelt of een aanvraag compleet is, laat dan, als dit kan, een collega nog een keer meekijken.”
Laat je collega van de buitendienst zien wat er kan gebeuren als de informatie niet compleet is
senior manager Customs en Compliance bij Capri Holdings Limited
Goede samenwerking met buitendienst
Op de vraag wat binnendienstmedewerkers vooral níet moeten doen, antwoordt Straten: “Gewoon beginnen aan het papierwerk, dat kun je beter niet doen. Ik weet dat dit helemaal tegen het logistieke just-in-time-principe indruist, maar de kans op problemen is dan aannemelijk. Kijken, denken, doen is de juiste volgorde.”
Straten benadrukt dat een goede samenwerking tussen de binnen- en buitendienst hierbij onontbeerlijk is. “Salesmanagers willen de klant graag zo snel mogelijk bedienen, maar dat kan ook een valkuil zijn. Als je normaal een half uurtje met een zending bezig bent, maar het afhandelen van een bepaalde zending kost opeens een halve dag omdat de informatie niet compleet is, dan is het revenu van die opdracht ook veel lager. Laat je collega van de buitendienst daarom ook zien wat er kan gebeuren als de informatie niet compleet is. Bijvoorbeeld door hem eens een uurtje mee te laten kijken en samen een order af te handelen.”
De complete versie van het interview met Anthio Straten kun je lezen in magazine Globe van juni 2024.
Vragen over internationaal ondernemen?
Alice en haar collega's helpen je graag verder
