Internal compliance programma

In de nieuwe dual-use verordening wordt expliciet genoemd dat het Intern Compliance Programma (ICP) een voorwaarde zal zijn voor het krijgen van een globale uitvoervergunning. De bedoeling hiervan is dat er door het eisen van een ICP een bijdrage wordt geleverd aan een gelijk speelveld tussen exporteurs binnen de Unie. Veel bedrijven worstelen echter met het opstellen van een ICP en vooral met de effectieve implementatie daarvan. 

Het ICP is in essentie een beschrijving van de maatregelen en procedures die het bedrijf heeft geïmplementeerd om te garanderen dat het voldoet aan de wet- en regelgeving rond exportcontrole. Er heerst onder een aantal exporteurs onrust vanwege de eis van een ICP, maar deze eis is eigenlijk niet nieuw. 

Artikel 12 van de huidige dual-use verordening 428/2009 stelt namelijk ook nu al dat alle lidstaten, bij de beoordeling van een aanvraag van een globale uitvoervergunning, rekening dienen te houden 

met de toepassing door de exporteur van ‘evenredige en passende middelen’ om de bepalingen van de verordening ‘te waarborgen’. Deze wat juridische bewoording komt erop neer dat de Centrale Dienst In- en Uitvoer, die de uitvoervergunningen in Nederland verleent, de afgelopen jaren een adequaat ICP al als voorwaarde stelde voor een globale uitvoervergunning. 

Componenten van een ICP 

In de nieuwe verordening is een definitie opgenomen voor het ICP, met het doel om harmonisatie binnen de Unie te bewerkstelligen. Het toevoegen van het ICP-concept aan de regelgeving zal de effectiviteit van exportcontrole ten goede komen omdat dit een centraal referentiepunt geeft voor te nemen maatregelen door alle exporteurs in de lidstaten. Het ICP dient doorlopend effectieve, passende en evenredige maatregelen te beschrijven. Hierbij wordt benadrukt dat het programma moet worden afgestemd op de grootte en organisatiestructuur van de exporteur. Het ICP dient altijd maatwerk te zijn en moet onder andere minimaal ingaan op maatregelen voor het screenen van transacties; ook bekend als het principe van due diligence oftewel gepaste zorgvuldigheid. 

Na intensieve samenwerking door autoriteiten van verschillende EU-lidstaten, waaronder Nederland, is door de Europese Commissie reeds in juli 2019 aanbeveling (EU) 2019/1318 gepubliceerd, waarin de volgende elementen van een effectief ICP worden beschreven: 

1. (Management)toewijding 
2. Bedrijfsstructuur, verantwoordelijkheden en middelen 
3. Training en bewustwording 
4. Transactiescreening 
5. Audit, controle, rapportage en verbetermaatregelen 
6. Archivering 
7. Fysieke- en informatiebeveiliging 

Hiernaast wordt nadruk gelegd op de noodzaak van een op risico gebaseerde aanpak, zodat het programma is toegespitst op de omvang, aard en structuur van het bedrijf. Verder moet specifiek worden ingegaan op de risico’s die voortkomen uit de ondernomen (export)activiteiten. Dit kan worden gedaan door bijvoorbeeld een systematische risicoanalyse uit te voeren. 

Het is voor iedere exporteur aan te raden op deze manier voor de eigen situatie na te gaan welke risico’s belangrijk zijn om in overweging te nemen, en zich daarbij niet te beperken tot de EU-richtlijnen. Wanneer er bijvoorbeeld sprake is van goederen van Amerikaanse oorsprong of betalingen worden ontvangen in US-dollars, dan moeten ook Amerikaanse richtlijnen in acht worden genomen, zoals: 

1. Elements of an effective compliance program van het US Bureau of Industry and Security (BIS), voor de (weder)uitvoer van Amerikaanse commerciële producten; 
2. Compliance program guidelines van het US Directorate of Defense Trade Controls (DDTC), voor de (weder)uitvoer van Amerikaanse producten onderhevig aan de militaire ITAR-wetgeving;  
3. A Framework for OFAC Compliance Commitments van het US Office of Foreign Assets Control (OFAC) voor compliance met de Amerikaanse sanctiewetgeving. 

Opstellen van het ICP 

Het doel van een effectief ICP is om te voldoen aan de wet- en regelgeving op het gebied van sancties en exportcontroles, vergelijkbaar met de certificering voor Authorised Economic Operator voor douane. De autoriteiten kunnen er dan op vertrouwen dat jouw organisatie ‘in compliance’ werkt met deze wetgeving. 

Alvorens te beginnen met het opstellen van een ICP, is het belangrijk eerst te bedenken wat het doel daarvan is en wie voor de ICP verantwoordelijk is. Het zou geen statisch document moeten zijn dat alleen is bedoeld voor het verkrijgen van een vergunning, maar juist een intern beleidsstuk dat periodiek wordt geactualiseerd, waar de hele onderneming op kan steunen, en dat resulteert in een adequate risicobeheersing. 

Een goed begin, naast het classificeren van goederen, software en technologie, is het naast elkaar leggen van de reeds genomen exportcontrolemaatregelen, en de maatregelen die nodig zijn volgens de toepasselijke wet- en regelgeving. Hierbij is het van belang om te starten met een risicoanalyse waarbij alle aspecten van de organisatie worden beschouwd, waaronder naast expeditie ook inkoop, service, sales, engineering en R&D. Identificeer de risico’s, zorg voor een gedegen inschatting daarvan en bedenk hoe deze risico’s het meest efficiënt en effectief, kunnen worden verkleind. 

De grote voordelen van een effectief ICP zijn dat teams zichzelf managen en controleren, dat het bedrijf een betrouwbare indruk achterlaat op zijn klanten, leveranciers en financiers en dat het risico op ongeautoriseerde exporttransacties, en daarmee potentieel kostbare onderzoeken en boetes, toereikend wordt beheerst. 

In de praktijk 

Iedere exporteur die te maken heeft met dual-use goederen zal erkennen dat een globale vergunning tot minder administratieve rompslomp leidt en de nodige vrijheid geeft, en dat juist deze flexibiliteit voor het mkb van groot belang is. Dit betekent dat een ICP ook nodig zal zijn voor de mkb-exporteur. Omdat het mkb waarschijnlijk minder specialistische kennis in huis heeft dan de grotere exporteurs, wordt in de herziening aangekondigd dat er bij het publiceren van richtlijnen in het bijzonder aandacht zal worden besteed aan de informatiebehoeften van het mkb. Verder wordt nadrukkelijk ruimte gegeven aan lidstaten om waar nodig nationale algemene uitvoervergunningen te introduceren, bijvoorbeeld voor exporttransacties met een laag risico, waarmee verder aan het exporterende bedrijfsleven tegemoet gekomen zou kunnen worden. 

De rijksoverheid heeft een document opgesteld met richtlijnen voor een ICP.