Compliance: voorwaarde voor een rimpelloze supply chain

Geen enkele commerciële organisatie ontsnapt aan de interne tegenstelling tussen de afdeling die het product of de dienst moet verkopen en de afdeling die moet bewaken of dat volgens de regels verloopt. Een bedrijf vaart er doorgaans wel bij als er een gezond evenwicht bestaat tussen de mensen die gas willen geven en de mensen die af en toe op de rem willen trappen. Bij multinational Amgen bewaren ze de balans tussen commercie enerzijds en compliance anderzijds door nog een ander belang voorop te stellen: dat van de patiënt. Amgen is een van oorsprong Amerikaans biotechnologisch bedrijf, dat medicijnen ontwikkelt en produceert op basis van DNA-technologie. Het is wereldwijd actief en heeft sinds 1997 een verpakkings- en distributiefaciliteit in Breda. De grootste productiecentra staan in Puerto Rico en Amerika.

Onderdeel breder pakket

Nienke Spijker (39) is trade compliance manager bij de Bredase vestiging van Amgen. Haar rol is zoals haar functie aangeeft: het naleven van wet- en regelgeving van bijvoorbeeld de douane of het Europees Medicijnen Agentschap (EMA). Ook zij heeft te maken met die verschillende belangen. “Het helpt om te beseffen dat voor ons de patiënt altijd de nummer één-prioriteit is. Dat is de basis van de visie van Amgen. De patiënt moet zijn medicijn krijgen, snel en zorgvuldig. Soms is er een discrepantie tussen snelheid en zorgvuldigheid. Wij volgen altijd de regels, maar binnen dat kader kunnen we wel prioriteiten stellen. De meest urgente zendingen behandelen we dan extra zorgvuldig.”
In die zin hoeft er ook geen tegenstelling te bestaan. Als snelheid ten koste gaat van de zorgvuldigheid kan een foutje ervoor zorgen dat een zending alsnog stokt. Compliancy, oftewel het naleven van wet- en regelgeving, is dan eerder een noodzakelijke voorwaarde voor een rimpelloze supply chain dan een belemmering daarvoor. Al zal niet iedereen bij elk bedrijf dat zo zien. De verleiding een regeltje te negeren als dat beter uitkomt, kan soms groot zijn. Al hangt het ook af van de plek van de afdeling binnen een organisatie. Soms valt compliance onder de juridische of de financiële afdeling van een bedrijf.
Bij Amgen valt compliance onder de logistieke afdeling, merkt Nienke op. “Dezelfde groep die het meeste belang heeft bij snelheid en urgentie. Als er iets met een zending aan de hand is, moet ik soms zeggen: ik snap dat het urgent is, maar we moeten het wel op de juiste manier doen. Mijn manager staat volledig achter deze werkwijze, voor hem is compliance ‘heilig’. Gelukkig is er dus veel draagvlak voor, dat helpt mij om mijn rol goed uit voeren. Al houd ik ook altijd in mijn achterhoofd: het is de patiënt die hier op wacht.”
Dat de zorg voor de patiënt op de eerste plaats komt, is een waarde die overal in de organisatie wordt nageleefd, zegt Nienke. Daarnaast gaat het niet om geneesmiddelen die je bij de gemiddelde apotheek kunt halen, maar heel specifieke medicatie voor mensen met ernstige ziekten. De medicijnen gaan meestal rechtstreeks naar klinieken en ziekenhuizen. Compliance is onderdeel van een breder pakket aan kwaliteitseisen dat aan het product moet worden gesteld. “Het hangt met elkaar samen”, zegt Nienke. “Sommige medicijnen zijn temperatuurgevoelig en behoeven hierom een speciale behandeling voor het vervoer. Dus als wij vertraging hebben met een zending, is dat niet alleen vervelend, maar kan dat ook een nadelige invloed hebben op het product.”

Begrip kweken

Het werk van Nienke heeft twee kanten, zegt ze. Aan de ene kant: problemen oplossen. Aan de andere kant: problemen voorkomen. Het eerste is af en toe nodig. “Soms heb je gewoon pech. Dan ontbreekt er een deel van de informatie in het papierwerk en is degene die je daarvoor nodig hebt niet online omdat die werkt in een andere tijdzone. Dat gebeurt, maar iedereen weet dat het dan niet anders kan en dat we elkaar zoveel mogelijk proberen te helpen om het voor elkaar te krijgen.”
Problemen vóór zijn, ziet Nienke als een belangrijk onderdeel van haar taak. Bij inkomende zendingen bijvoorbeeld, loont het om het papierwerk op te vragen en in orde te hebben voordat een zending fysiek binnenkomt. “Anders ben je alleen maar aan het reageren en moet je nog zaken uitzoeken als het eigenlijk al te laat is.”
Voor een deel is deze manier van werken bij Amgen vastgelegd in guidelines en standard operating procedures (SOP’s) - de voertaal bij het bedrijf is Engels. Deels zijn die abstract en op een hoog niveau, maar daar hangen dan weer werkinstructies onder die concreter zijn, vertelt Nienke. “Die worden met regelmaat gecontroleerd en zo nodig aangepast. Maar daarnaast is het net zo belangrijk om zelf initiatief te nemen, om zelf vocaal te zijn en de samenwerking te zoeken met collega’s.”
Nienke doet dat onder meer door trainingen te geven binnen de organisatie, aan collega’s van andere afdelingen die een ander perspectief op het werk hebben. “Ik vraag naar onderwerpen waar zij veel belang aan hechten, voeg daar mijn eigen onderwerpen aan toe en dan hebben we een sessie waar we elkaar antwoorden geven en waar we begrip met elkaar kweken.”

Bijsturen

Een onderwerp waar niet iedereen kennis van heeft, is ICC Incoterms® 2020. “Dat is inderdaad iets waar ik tegenaan liep toen ik hier begon”, vertelt Nienke. “Ik merkte dat binnen de organisatie niet altijd werd beseft welk belang die hebben. Ook daar ben ik trainingen voor gaan geven. Dat is dan een manier om iedereen ervan te overtuigen dat soort standaardbepalingen mee te wegen voordat er zaken in contracten worden vastgelegd.”
Het kiezen van de Incoterms®-regel bij een transactie is altijd onderwerp van onderhandeling tussen twee partijen. Is er geen kennis van zaken bij de ene partij, dan wordt er geleverd volgens de voorkeur van de andere. “Je moet altijd weten of de leveringsvoorwaarden ook voor jou gunstig zijn, of zelfs uitvoerbaar. We hebben wel eens contracten afgesloten waarin iets stond dat in werkelijkheid niet mogelijk bleek. Dan moet je zo’n contract openbreken en daar gaat tijd overheen. Bovendien biedt het voor de wederpartij ruimte om te heronderhandelen over andere punten, terwijl je dat misschien niet wilt.” Voorkomen in plaats van genezen is daarom een belangrijke factor in haar werk, zegt Nienke. “Er voor zorgen dat wat één keer mis gaat, niet nog een keer mis gaat. Toen ik hier begon, zat ik vaak aan het einde van een proces, nu zit ik steeds vaker vooraan of in het midden. Zo kan ik nog bijsturen in plaats van dat ik gevolgen moet oplossen.”

Op orde hebben

Hoe lastig is het eigenlijk om compliant te zijn? Intern is het vooral een kwestie van de processen op orde hebben, meent Nienke. Extern draait het om het zicht op de regelgeving. Vooral bij veranderingen is het goed opletten. “Als wij een nieuw product op de markt brengen, moeten we weten of dat aan andere regels moet voldoen dan de producten die we al hebben. Daarnaast hebben we te maken met veranderende omstandigheden in de wereld. Zoals voor veel bedrijven heeft brexit voor ons de nodige consequenties gehad en tot een heel groot project geleid.”

Juist in dit soort onzekere en wisselende omstandigheden is trade compliance extra belangrijk, zegt Nienke. “Daar is de hele organisatie van doordrongen. Bij twijfel hebben we specialisten waar we meteen een beroep op kunnen doen. Beter vragen dan gokken. Het antwoord moet of zwart of wit zijn, een grijs gebied betekent risico’s. We doen er alles aan om die te vermijden, want meer dan met gewone producten kun je risico’s met medicatie niet veroorloven.”

Over het bedrijf
● Gevestigd in: Breda
● Actief met: biotechnologie voor een betere zorg
● Aantal medewerkers: 626
● www.amgen.nl 
 

Dit artikel staat ook in het vakmagazine globe van april 2022. Auteur: Frank de Kruif. Foto's: Erik Borst.