Compliance is een ‘must’

Mitsubishi Motors Europe BV focust zich vanuit het Limburgse Born op de verkoop van personenvoertuigen, onderdelen en accessoires aan onafhankelijke importeurs in zo’n 35 Europese landen. “We vallen onder de Frans-Japanse alliantie Renault, Nissan, Mitsubishi en behoren daarmee tot de grootste automobielgroepen wereldwijd”, begint Lillo. “Van de goederen die we inkopen is negentig procent afkomstig van onze eigen vestigingen in Japan en Thailand. De andere tien procent betrekken we van externe partijen uit andere landen.”

Lillo kan bogen op een indrukwekkende carrière. Na een start in de productieomgeving van NedCar, dat later in handen kwam van Mitsubishi, en na diverse andere functies, is hij nu ruim twintig jaar verantwoordelijk voor customs compliance. Hierbij kijkt hij ook naar het bredere plaatje. “Douane is maar één compliance-aspect in de hele keten; bij compliance komen meer disciplines kijken. De verschillende afdelingen moeten elk de compliancezaken op hun werkterrein in de gaten houden.”

Compliance vormt binnen Mitsubishi een zeer belangrijk aspect van de bedrijfsvoering. Lillo: “De auto-industrie is namelijk sterk gereglementeerd. Wij moeten met heel veel EU-verordeningen, richtlijnen en andere wetgeving rekening houden. In algemene zin zie je dat zowel bedrijven als autoriteiten de laatste jaren hun pijlen gericht hebben op compliance in de internationale handel. De autoriteiten zijn steeds meer gaan inzetten op audits en controle op handhaving. Je merkt dat compliance geen modewoord meer is.”

Niet reactief

Het is een uitdagende exercitie een goede balans te vinden tussen enerzijds commercie en compliance, vervolgt Lillo. “Temeer ook omdat we niet alleen binnen de Europese Unie opereren maar ook daarbuiten, denk aan landen als Turkije, Oekraïne en Rusland. We moeten voldoen aan de regelgeving in al die verschillende landen om onze producten daar te kunnen afzetten. Tot op heden slagen we hier goed in maar we zullen ons nog meer moeten gaan wijden aan compliance willen we ons kunnen handhaven in Europa en de rest van de wereld. Je moet niet reactief zijn en maar staan afwachten. Hierbij geldt wel dat je nooit honderd procent compliant kunt zijn maar je moet er wel naar streven.”

Als we Lillo vragen hoe je goed op de hoogte kunt blijven van de diverse lokale regelgeving, zegt hij: “Dat is een hele kluwen en een lastige opgave. Contractueel leggen we met onze importeurs vast dat zij verplicht zijn ons op de hoogte te stellen van veranderingen in de lokale regelgeving die voor onze producten en verkooptransacties in dat land belangrijk zijn. Daarnaast zijn er ook tools die ervoor zorgen dat je zelf goed geïnformeerd blijft zoals nieuwsbrieven van de Big Four-kantoren, vakliteratuur en seminars maar zeker ook de informatie die evofenedex beschikbaar stelt via diverse kanalen.”

Platform

Om zoveel mogelijk compliant te zijn, meent Lillo dat de medewerkers van de verschillende afdelingen goed met elkaar moeten samenwerken. “Compliance begint namelijk bij de inkoop en de productie van je goederen en eindigt bij de verkoop op een bepaalde markt. Op dit moment is Mitsubishi bezig afgevaardigden van alle afdelingen die met compliance te maken hebben, zoals finance, sales en douane, onder leiding van een compliance manager te plaatsen. De managers van de verschillende afdelingen wijzen ieder een medewerker aan, de zogeheten stakeholders. Deze stakeholders vormen samen een platform dat regelmatig bijeen komt. Ikzelf ben de stakeholder van de afdeling douane. Tijdens de vergaderingen krijgt iedereen tien minuten voor het delen van informatie omtrent onder meer nieuwe producten, belangrijke ontwikkelingen en bestaande kwesties. Zo kun je trade compliance-issues binnen een onderneming goed in kaart brengen en kun je in een vroeger stadium mogelijke problemen identificeren en oplossen. Eventuele problemen rondom de technische compliance van een product kunnen namelijk effect hebben op een andere afdeling zoals sales. Op deze manier kun je veel van elkaar leren en til je de onderneming naar een hoger niveau. De compliance manager coördineert het geheel intern en extern en is verantwoordelijk voor de rapportage en verdere begeleiding.” Met een dergelijk platform creëer je volgens Lillo ook een breder draagvlak voor compliancekwesties binnen de organisatie. “Je betrekt medewerkers van de verschillende afdelingen erbij en je maakt ze verantwoordelijk voor hun eigen vakgebied.”

Processen automatiseren

Voor het doen van douaneaangiften maakt Mitsubishi zoveel mogelijk gebruik van een standaard softwarepakket. “Op het vlak van managementsystemen voor douaneaangiften (DMS) zijn genoeg goede softwarepakketten beschikbaar. Maar helaas zul je altijd aanpassingen moeten doen op zo’n pakket vanwege de eigen achterliggende processen.” Over de toegevoegde waarde van een pakket is Lillo duidelijk. “Een pakket is zo goed als de input en de afbakening zoals in de eigen bedrijfsprocessen weergegeven. Dit betekent dat je altijd een vakdeskundige nodig hebt die de grenzen en criteria vastlegt in zo’n geautomatiseerd proces. Als je een stap verder wilt gaan door hierin ook andere complianceprocessen mee te nemen, dan moet je dit wel uitvoerig onderzoeken. Belangrijke vraag die een onderneming zich hierbij moet stellen is: hoever wil je gaan met het automatiseren van processen? Wordt de voorkeur gegeven aan het door een specialist onderhouden van ver doorgevoerde geautomatiseerde complianceprocessen of aan het behouden van de knowhow bij de diverse compliance-experts? Hierin zul je een bepaalde balans moeten vinden. Mijn voorkeur zou zelf uitgaan naar het volledig automatiseren van de complianceprocessen, waarbij de compliance manager continu de zaken blijft monitoren”, aldus Lillo.

Japanse cultuur

Bij het aankaarten van compliancezaken zijn er soms wat accentverschillen tussen de Nederlandse en Japanse cultuur merkbaar, legt Lillo uit. “Mijn collega bij het moederbedrijf in Japan die verantwoordelijk is voor de leveringen aan ons, zal bijvoorbeeld nooit een discussie met de douane aangaan. Dat zit niet ingebakken in de Japanse cultuur. Verder vinden Japanners het belangrijk om compliant te zijn naar de autoriteiten. Daardoor is het voor ons gemakkelijk dit soort zaken te bespreken met onze moedermaatschappij. We zijn ook verplicht compliancekwesties te melden bij hen, ook al willen ze het misschien liever niet horen. Dit levert nooit een discussie op. Er komt altijd een gedegen oplossing voor zowel het moederbedrijf als voor ons uit voort.”

Op de vraag waar evofenedex (meer) op zou moeten inzetten in het Overleg Douane Bedrijfsleven (ODB), zegt Lillo: “evofenedex heeft een duidelijke stem binnen het ODB en ik zie vooralsnog geen andere aandachtspunten. Aan de nieuwsbrieven die jullie uitsturen merk ik dat evofenedex weet wat er leeft onder haar leden, op douanevlak maar ook op tal van andere onderwerpen zoals bijvoorbeeld de ICC Incoterms® of de brexit. Misschien dat customs compliance nog wat meer aan de orde mag komen. Maar ik ben ervan overtuigd dat dit reeds ingezet is door de oprichting van de task force trade compliance.”

Beter inleven

Tot slot heeft Lillo nog enkele tips voor exportmanagers. “Zorg ervoor dat je, samen met collega’s, kennis hebt van de lokale regelgeving rondom transport en logistiek. Dit voorkomt verdere problemen als je producten bijvoorbeeld niet voorzien zijn van de nodige documenten. Daarnaast komen kennis van het land, de cultuur en gewoonten je bijzonder goed van pas in de volledige exportketen. Hierdoor kun je je beter inleven in je klanten maar ook in de autoriteiten van de landen waarnaar je exporteert. En als je gebruik maakt van douaneagenten in de exportlanden, bouw dan een vertrouwensrelatie met hen op.”

Over het bedrijf

• Gevestigd in: Born
• Actief met: verkoop van personenvoertuigen, onderdelen en accessoires
• Aantal medewerkers: gemiddeld 235
• Omzet fiscaal jaar 2020: 1.022.057K
• Website: www.mitsubishi-motors-europe.com