Meer grip op je goederen met de juiste Incoterms®-regel

Voor de lezers die niet weten wat ICC Incoterms® 2020 zijn: dit zijn standaardleveringsvoorwaarden die bepalen welke verplichtingen de verkoper en koper hebben bij het uitvoeren van zowel nationale als internationale transacties. Incoterms® worden wereldwijd gebruikt en eens in de tien jaar aangepast door de Internationale Kamer van Koophandel, de ICC. De laatste versie dateert van 2020. Momenteel zijn er elf Incoterms®-regels waaruit ondernemingen kunnen kiezen.

Boonstoppel ziet vaak dat een salesafdeling of exportmanager van een bedrijf voor de Incoterms®-regel ‘Ex Works’ kiest, omdat deze bijvoorbeeld qua prijsstelling transparant en aantrekkelijk is. “Ex Works gaat uit van een basisprijs, zonder iets erop of eraan. De verkoper zorgt enkel ervoor dat de goederen goed verpakt zijn en klaarstaan. De koper regelt verder alles: het vervoer en alles daaromheen, ook de exportformaliteiten.” 

Machtiging

Volgens Boonstoppel gaat het bij deze formaliteiten vaak mis. “Europese douanewetgeving bepaalt dat de uitvoeraangifte alleen mag worden gedaan door een partij die binnen de Europese Unie is gevestigd. Maar bij bijvoorbeeld een Zwitserse afnemer is dat niet het geval. De logistiek dienstverlener of expediteur klopt dan vaak bij de verkoper aan voor een machtiging om de uitklaring van de goederen te kunnen doen.

Maar dan lever je als verkoper niet meer volgens Ex Works.” Ex Works brengt volgens Boonstoppel nog meer risico’s met zich mee. “Zo moet de koper de goederen laden, terwijl veel bedrijven geen onbekende vervoerders toelaten op hun bedrijventerrein of in hun magazijn. In de praktijk zie je dan vaak dat de verkoper zelf gaat laden, met alle kosten en risico’s van dien.” Ze vervolgt: “We horen heel vaak: dit doen wij al jaren zo en het gaat altijd goed. Tótdat het een keer wel fout gaat. Achteraf repareren is dan lastig, want het kwaad is al geschied. Je krijgt dan vaak een discussie die je als verkoper verliest. Wij proberen daarom bij evofenedex zoveel mogelijk via voorlichting en opleidingen onze achterban vooraf goed te informeren over Incoterms®. De boodschap daarbij is: denk goed na over welke Incoterms®-regels je kiest en handel daar ook naar.” Andere afdelingen Een ander advies dat Boonstoppel aan bedrijven geeft is om meerdere afdelingen te betrekken bij de keuze voor een Incoterms®-regel. “De exportmanager is degene die met de klant aan de tafel zit en afspraken maakt over een order. Voordat hij dat gesprek voert, doet hij er goed aan zijn licht op te steken bij collega’s van de binnendienst, logistiek of desnoods de financiële afdeling. Informeer bij hen naar de gevolgen van de keuze voor een Incoterms®-regel. Want zij kijken heel anders naar een transactie. Iemand in een warehouse kijkt bijvoorbeeld naar de ruimte die een zending inneemt. Als de koper niet op tijd de goederen ophaalt, heeft dat gevolgen voor het magazijn.” Het beste is, volgens Boonstoppel, dan ook om intern duidelijke afspraken te maken over het gebruik van Incoterms®. “Dan is er van tevoren goed nagedacht over de risico’s van bepaalde regels.

Grip op goederen

De laatste jaren ziet Boonstoppel gelukkig wel iets veranderen in de houding van bedrijven. “Steeds meer bedrijven willen meer grip op hun goederen houden en stappen over van Ex Works naar bijvoorbeeld de Incoterms®-regel 'Free Carrier', afgekort FCA. Een positieve ontwikkeling, vind ik. Want bij FCA, zeker bij transacties buiten de Europese Unie, houd je als verkoper iets meer grip op de goederen. De verkoper regelt namelijk zelf de uitklaring van goederen en weet waar zijn goederen naartoe gaan. Pas ná het laden gaat de verantwoordelijkheid over op de koper.” Boonstoppel voegt daar wel meteen aan toe dat FCA niet altijd toereikend is. “En naast Ex works en FCA zijn er nog negen Incoterms®-regels, met elk hun eigen voor- en nadelen en valkuilen. In onze opleidingen gaan de docenten daar dieper op in. Zij komen vaak zelf uit het bedrijfsleven en nemen echte casussen mee naar de les, wat zeer leerzaam is. En tussen medecursisten ontstaan vaak interessante discussies.”

Dit artikel is ook verschenen in evofenedex magazine 7/2023.