Incoterms®-kennis efficiënt naar hoger plan tillen

Beste keuzes

“Uiteindelijk komen de Incoterms® bij elk transport dat we doen wel aan de orde”, legt Pit uit. “Wij ondersteunen de collega’s van projectmanagement, inkoop, logistiek, sales en aftersales bij het maken van de beste keuzes op dat vlak.” Niet alle van de in totaal elf Incoterms®-regels zijn even relevant voor Huisman. “Wij doen luchtvracht, zeevracht en wegtransport. In de praktijk betekent dit dat van de elf regels er vijf of zes heel regelmatig voorbijkomen, en de rest zelden of nooit.” Het bedrijf heeft twee soorten klanten: intern, in de vorm van de eigen productielocaties wereldwijd, en extern. “Het belang van Incoterms® zit vooral aan de voorkant van het traject”, legt Pit uit. “Je verkoopt iets, daarna maak je afspraken over de levering en daar vind je dan de juiste regel bij, die voor alle betrokken partijen het beste werkt.”

Pit geeft aan dat het voor vele tientallen collega’s belangrijk is goed op de hoogte te zijn van de Incoterms®-regels. De afgelopen jaren hebben daarom vele tientallen medewerkers van Huisman de incompanytraining gevolgd, die evofenedex over Incoterms® verzorgt. Zo werden alleen al in 2022 drie groepen medewerkers getraind. Huisman is van plan deze training periodiek te blijven afnemen. Het idee daarachter is dat er soms collega’s die de kennis hebben vertrekken, en er nieuwe mensen worden aangenomen die nog niet of onvoldoende bekend zijn met de Incoterms®-regels en hoe ze daar het beste mee kunnen omgaan.

Opgenomen in cursusprogramma

Het laten verzorgen van de cursus op het eigen kantoor door evofenedex was volgens Pit een logische oplossing voor de wens om de kennis over Incoterms® op peil te houden. “Wij zijn in 2011 lid geworden van evofenedex voor de ondersteuning, kennis en opleidingen. Toen we een opleiding over de Incoterms® wilden afnemen, hebben we er dan ook geen moment aan getwijfeld dat evofenedex die goed kan verzorgen. De mogelijkheid de opleiding incompany met grote groepen te doen, maakte het bovendien een stuk efficiënter dan wanneer al die mensen ergens anders op cursus hadden gemoeten.”

Huisman heeft deze training opgenomen in zijn vaste cursusprogramma voor medewerkers. Alle nieuwe medewerkers wordt aanbevolen deze training te volgen. Telkens als zich voldoende mensen hebben aangemeld, wordt er een datum geprikt en kan de training weer worden gegeven. Gemiddeld doen daaraan zo’n tien deelnemers per keer mee.

Bewustzijn toegenomen

Zelf nam Pit ook deel aan de training, uiteraard met al veel kennis van Incoterms® op zak. In die zin bracht het voor hem en sommige andere collega’s weinig nieuws. Toch vond hij het nuttig de cursus te volgen. “Ik kon voorbeelden uit de praktijk aandragen van zaken waar we tegenaan zijn gelopen, waarover we dan met de cursusleider in gesprek gingen. Zo’n discussie met iemand die er veel verstand van heeft, helpt ons weer bij het maken van afwegingen en keuzes voor de toekomst.”

Wat zijn collega’s uit de training hebben gehaald, verschilt volgens Pit per persoon. “In het algemeen ging het ons erom meer awareness te creëren over Incoterms®. Deze regels hebben te maken met kosten, verantwoordelijkheden, risico’s voor onszelf en andere partijen. Het is daarom belangrijk dat we ons daar allemaal bewust van zijn. Eist een klant bijvoorbeeld dat een bepaalde regel van toepassing is, dan moeten wij wel weten wat daarvan voor ons de gevolgen zijn qua risico’s en kosten. Het volgen van de training heeft er absoluut voor gezorgd dat dit bewustzijn is toegenomen. Dat al die collega’s nu meer kennis over Incoterms® hebben, en dus weten dat ze over hetzelfde praten, zorgt daarnaast voor minder onverwachte kosten en vertragingen. Het komt daarom ook onze bedrijfsvoering ten goede.”

Kennisniveau verhogen

In de nucleaire geneeskunde worden radioactieve stoffen gebruikt voor diagnoses en behandelingen door onder meer ziekenhuizen, onderzoekinstellingen en apotheken. Von Gahlen uit Zevenaar ontwikkelt en maakt de producten waarmee dat werk veilig kan worden gedaan. Zowel de inkoop als verkoop heeft bij dit bedrijf een sterk internationaal karakter. “Van het hele commerciële dossier zijn de Incoterms® uiteraard een belangrijk onderdeel”, legt directeur-eigenaar Jaap Duiker uit.

“Bedrijven waar internationaal vervoer een rol speelt, hebben doorgaans een aantal medewerkers die echt veel met Incoterms® te maken hebben. Zij begrijpen over het algemeen goed wat het is en hoe het werkt. Daarnaast heb je de groep voor wie Incoterms® geen dagelijkse kost is, waardoor er behoefte was om hun kennisniveau te verhogen. Vanuit de functies van deze medewerkers zorgt de juiste kennis van de regels ervoor dat er geen fouten mee worden gemaakt. Daar hebben we gelukkig nooit problemen mee gehad, maar als je alles goed op orde hebt, wordt de kans daarop nóg veel kleiner.”

“Er zijn in totaal elf verschillende Incoterms®-regels. Daarvan hebben wij er in de praktijk maar een of twee nodig, maar we moeten ze wél goed toepassen om te zorgen dat de commerciële en logistieke processen op elkaar aansluiten.” Tijdens de training merkte Duiker dat er wat dat betreft nog wel winst te boeken was. “Wij hadden het idee dat de keuze die wij voor een van de Incoterms®-regels hadden gemaakt, in combinatie met onze transportverzekering de beste strategie opleverde. Maar tijdens de cursus bleek dat niet het geval te zijn. Intussen hebben we onze strategie dan ook aangepast. Zelfs als je al goed thuis bent in deze materie, kan een update in de vorm van zo’n training dus heel nuttig zijn. In dit geval omdat het ons heeft geholpen onze risico’s nog beter af te dekken.”

Discussiëren en leren

Uit het totale personeelsbestand van circa honderd mensen liet Von Gahlen een brede groep van zo’n vijftien medewerkers aan de training deelnemen. De afdelingen inkoop, verkoop, financiën, logistiek en calculatie waren daarbij allemaal vertegenwoordigd. “We wilden onze mensen juist graag bij elkaar zetten voor deze cursus, zodat ze met elkaar in discussie konden gaan en van elkaar konden leren. Daarom was het incompany laten verzorgen van de training de beste oplossing, waarbij het ook gewoon efficiënt was dat die mensen niet allemaal op pad hoefden”, aldus Duiker.

Waar Huisman de training vaker heeft afgenomen en dit ook periodiek wil blijven doen, is dat voor Von Gahlen voorlopig niet aan de orde. Duiker geeft aan dat alle collega’s voor wie het relevant is, nu bijgespijkerd zijn op het gebied van Incoterms®. “Tenzij we met veel nieuwe medewerkers te maken krijgen, is zo’n training voor ons niet iets wat we regelmatig hoeven te doen. Het was belangrijk hier aandacht aan te schenken en de basis die we wilden creëren, is nu aanwezig.”

Toch ziet Duiker nog wel een uitdaging: zorgen dat de kennis over Incoterms® die nu bij de juiste mensen aanwezig is, in de hele organisatie doorspeelt. “De kennis zit nu in de hoofden van onze medewerkers en ik ben er niet bang voor dat die zal wegzakken. Maar wat je vaak merkt bij trainingen is dat mensen ze enthousiast volgen, maar de vervolgstappen qua documenteren en communiceren niet altijd even goed worden gezet. Daarom gaan we er nu voor zorgen dat de opgedane kennis in het bedrijf wordt geborgd, zodat iedereen begrijpt waarom we bepaalde strategische keuzes maken op het gebied van Incoterms®.”

Dit artikel is geschreven door Vincent Krabbendam. Het is ook verschenen in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen.