Effectieve samenwerking tussen Sales en Binnendienst
Als exportmedewerker binnendienst ben je een ware 'spin in het web'; de schakel tussen klanten, sales, productie en logistiek. De binnendienst verzorgt alle werkzaamheden die nodig zijn om de verkoop en levering van de producten op de juiste wijze te laten verlopen. Daarvoor is de samenwerking met andere afdelingen belangrijk. En toch is de realiteit dat werknemers het vaker wel dan niet uitdagend vinden om gemakkelijk en evenwichtig samen te werken. Want deel uitmaken van een team betekent niet dat teamwerk vanzelf gaat.
Succesfactoren
Het succes van een goede samenwerking is afhankelijk van een aantal factoren. De belangrijkste drie zijn:
- De organisatiecultuur. Deze bestaat uit de normen en waarden die gelden in de organisatie, die de spelregels bepalen hoe je je in de organisatie moet gedragen (gedragsnormen). Dit noemen we ook wel de ‘ongeschreven regels’.
- De omgang tussen en het voorbeeldgedrag van, directieleden en het management. Elke leidinggevende is dan ook potentieel een grote cultuurveranderaar.
- Effectieve communicatie en luisteren naar elkaar. Dit is de sleutel tot het overbrengen van de juiste informatie en tot het oplossen van problemen.
De samenwerking met sales
In 2008 ben ik bij het toenmalige Fenedex (nu evofenedex) begonnen als projectmanager opleidingen en trainingen en vanuit die hoedanigheid heb ik verschillende trainingen ontwikkeld en evenementen georganiseerd voor zowel sales-, als binnendienstmedewerkers. Sinds jaar en dag hoor ik de binnendienstmedewerkers tegen dezelfde uitdagingen aanlopen in de samenwerking met sales.
Commercieel voortraject
Het begint vaak al bij het commercieel voortraject. Sales spreekt een ICC Incoterms®-regel af die gunstig is voor de koper, maar die in de praktijk onuitvoerbaar is voor de binnendienst, door de ‘onbekende’ vereiste documenten en certificaten en door de specifieke douanewetgeving. Een klein voorbeeld: sales sluit een verkoopcontract af met een koper uit Brazilië waarbij de Incoterms®-regel DDP is afgesproken. Bij de totstandkoming van de offerte is er van tevoren geen overleg met de binnendienst geweest. Terwijl Brazilië een lastig land is om zaken mee te doen, door onder meer een complex belastingstelsel en door afwijkende juridische regels. Als het gaat om importgoederen kan het product bijna twee keer zo duur worden, als het in Brazilië op de markt komt na inklaring. Het sluiten van een dergelijke overeenkomst vergt een nauwkeurige voorbereiding waarbij de export binnendienstafdeling vanaf het begin betrokken zou moeten zijn om te voorkomen dat je straks onderaan de streep niets overhoudt.
Patronen doorbreken
Hoe zorg je, als binnendienstmedewerker, ervoor dat je meer grip op de situatie krijgt in de samenwerking met Sales? evofenedex heeft in het verleden trainingen georganiseerd over dit onderwerp, waarbij zowel de sales, als de binnendienst, werden aangemoedigd in het vinden van een werkbare samenwerking. Echter, in de praktijk, valt men vaak toch weer terug in het oude gedragspatroon. Goed samenspel tussen Sales en Binnendienst is onmisbaar voor een succesvolle import- en exportorganisatie. Maar hoe krijg je dat nu voor elkaar? evofenedex verzorgt jaarlijks de Dag van de Binnendienst. Op deze dag krijg je via workshops inzicht in je eigen gedrag en in hoe je dit gedrag effectief kunt inzetten voor het bereiken van, naast een optimale samenwerking, het gewenste resultaat. Deze workshops helpen jou bepaalde patronen te doorbreken. Hou onze evenementen pagina in de gaten voor de volgende editie.
Dit artikel is geschreven door Wiemela Mangroo. Zij werkt bij evofenedex als product developer en is daarnaast gespecialiseerd in gedragsverandering.
Vragen over internationaal ondernemen?
Evert-Jan en zijn collega's helpen je graag verder
