Overgang van AGS naar DMS gaat volgend jaar beginnen

Het huidige Aangiftensysteem (AGS) wordt in 2022 vervangen door het Douaneaangiften Management Systeem (DMS). Bedrijven die nu alleen aangifte doen met AGS, moeten dit volgend jaar gaan doen met het nieuwe DMS 4.0, de opvolger van AGS 3.1. Wie een aanvullende aangifte doet via de Geautomatiseerde Periodieke Aangifte (GPA) of Schriftelijke Periodieke Aangifte (SPA), moet dit vanaf 1 januari 2023 elektronisch doen in DMS 4.1. De reden hiervoor is dat GPA en SPA niet voldoen aan de huidige Europese douanewetgeving. Deze verandering geldt ook voor vergunninghouders Inschrijving In de Administratie van de Aangever (IIAA), plaatsing douane-entrepot, actieve veredeling en tijdelijke invoer.

Voor DMS 4.1 heeft de douane drie scenario’s ontwikkeld, waarmee bedrijven die nu met een GPA- of SPA-vergunning werken, straks aangifte kunnen doen. Allereerst kun je overgaan op scenario A: de ‘normale’ procedure om aangifte te doen in DMS 4.0. Bedrijven kunnen hun aangiften ook indienen in DMS 4.1, een onderdeel van DMS dat momenteel door de douane wordt ontwikkeld. Hierbij zijn twee opties, waarvoor je een IIAA-vergunning dient te hebben en achteraf een periodieke aanvullende aangifte doet. Deze moet je indienen binnen tien dagen na het verstrijken van het tijdvak (één kalenderdag) waarbinnen de goederen zijn ingeschreven in de administratie. Het is daarom niet meer mogelijk een maandaangifte te doen. Als bedrijf kun je ervoor kiezen bij de douane zogeheten realtime aanbrengberichten in te dienen. Hierin laat je weten dat je van plan bent de goederen aan te geven, zoals de Europese wet voorschrijft. Dit is scenario B.

Bij scenario C kies je voor een zo ruim mogelijke ontheffing van die verplichting tot aanbrengen. Deze ontheffing van aanbrengen is gekoppeld aan de zogeheten ‘ketenregeling’. Dit houdt in dat bedrijven meerdere IIAA-vergunningen dienen te hebben, namelijk voor elkaar opvolgende (bijzondere) douaneprocedures. Een andere voorwaarde is dat de goederen onder de elkaar opvolgende vergunningen worden geboekt in dezelfde bedrijfsadministratie. Ook moet je als aangever je voorraadverloop kunnen laten zien met een auditfile voorraadverloop. Hiermee houdt de douane zicht op de goederen, ook als deze bijvoorbeeld eerst worden opgeslagen, dan veredeld en vervolgens weer opgeslagen.
De douane wil bij voorkeur op 1 juni maar uiterlijk op 1 juli dit jaar inzicht hebben in hoe GPS- en SPA-bedrijven vanaf 1 januari 2023 aangifte willen doen. Daarna volgt de fase van de daadwerkelijke implementatie van DMS 4.1. Hiervoor moet je een softwareleverancier vinden, contractonderhandelingen voeren, budget reserveren en mensen met de juiste kennis en vaardigheden in huis halen of inhuren. Allemaal stappen die de komende anderhalf jaar gezet moeten worden.

Duizenden transacties per dag

“Bij de meeste bedrijven zal de omzetting naar DMS 4.0 geen groot verschil uitmaken voor hun logistieke proces. Want of je nu aangifte doet in AGS of DMS, maakt als het goed is niets uit”, aldus Yasar Cosgun van Herbalife Nutrition Europa. De omzetting van AGS naar DMS 4.0 zelf is volgens hem wel een forse operatie, die je beter niet kunt onderschatten. “Alle aangifteapplicaties moeten immers opnieuw ontwikkeld, gebouwd en getest worden. Bovendien hebben veel bedrijven geautomatiseerde koppelingen gebouwd tussen hun aangiftesysteem en diverse interne bedrijfssystemen, zoals hun transport- en warehousemanagementsystemen en ERP. Mijn ervaring is dat een minimale aanpassing in een dergelijke opstelling vaak al vraagt om het opzetten van vrij forse projecten, waarbij je rekening moet houden met de betrokkenheid en beschikbaarheid van verschillende interne en externe afdelingen. Die koppelingen tussen de aangifteapplicaties en de bedrijfssystemen moeten dan ook opnieuw ingesteld en getest worden. Dit alles legt nu vooral een zeer forse druk op de softwareontwikkelaars maar raakt uiteindelijk alle bedrijven die momenteel hun aangiften in AGS doen.”
De omzetting naar DMS 4.1 zal volgens Yasar voor veel bedrijven een grotere impact hebben. “We moeten immers omschakelen van achteraf maandelijks aangeven naar realtime aangeven middels een aanbrengbericht met binnen tien dagen daarna een aanvullende aangifte. Daarnaast verwacht ik dat het werken met aanbrengberichten tot gevolg heeft dat goederen langer op het dok staan voordat deze ingeslagen of verstuurd mogen worden. Omdat het bij grote bedrijven al snel over vele duizenden transacties per dag gaat, is dit een enorme uitdaging.”

Continu logistiek proces

Bij Herbalife Nutrition doet een team van gespecialiseerde logistiek medewerkers alle douaneaangiften op locatie in het distributiecentrum in Venray. “Dat is een douane-entrepot met alle denkbare vergunningen voor douanevereenvoudiging, waarbij wij gebruikmaken van een maandelijkse GPA om douanegoederen aan te geven. Het overgrote deel van deze goederen wordt aangeleverd onder dekking van een NCTS T1-document [New Computerised Transit System, red.]. Daarna volgt het inslaan van de goederen in het douane-entrepot door middel van de IIAA-procedure”, legt Yasar uit.
“Aan de uitgaande kant maakt ons logistieke team voor leveringen naar landen buiten de Europese Unie (EU) dagelijks in AGS de uitvoer- en wederuitvoeraangiften. Op basis van de huidige beschikbare informatie vanuit de douane, verwacht ik hier geen ingrijpende wijzigingen in de werkwijze. Douanegoederen die wij naar EU-landen versturen, maken we in de huidige opstelling vrij via de IIAA-regeling. Omdat alle transacties administratief worden bijgehouden in de verschillende systemen en we de transacties pas achteraf aangeven via de GPA, lopen de operationele processen zonder enig oponthoud bij de douane door en merken de collega’s in het distributiecentrum daar niets van. Wij hebben dus een continu logistiek proces, waarbij de goederen volledig geautomatiseerd met loopbanden en scanners door de magazijnen gaan. Een douaneaangifte die realtime gedaan moet worden, terwijl daarnaast gewacht moet worden op een toestemming tot vrijgave is in dit logistieke proces niet mogelijk. Het overschakelen naar DMS 4.1 is daarom ook voor ons een stevige uitdaging.”

Nagenoeg ondoenlijk

Yasar verwacht dat na de vervanging van het huidige GPA-proces door DMS 4.1 meer (fysieke) controles zullen plaatsvinden in de logistieke keten. “Bedrijven moeten dan immers realtime aangiften gaan indienen, waar een risicoprofilering overheen zal worden gegoten door de douane. Een controle moet natuurlijk kunnen. Deze moet mijns inziens zo efficiënt en effectief mogelijk worden ingezet en niet om alleen te controleren om te kunnen controleren. Het is echter de grote vraag of de douane in 2023 wel over voldoende capaciteit beschikt om deze stroom aan controles tijdig te kunnen verwerken.”
De douaneman van Herbalife Nutrition vindt dan ook dat de manier van controle efficiënter ingericht moet worden, zodat de logistiek bij bedrijven zo min mogelijk wordt verstoord. “Dit zou kunnen via systeemtoezicht, waarbij de controle niet op het daadwerkelijke aangifteniveau ligt maar wordt gedaan op basis van achterliggende bedrijfsprocessen die beoordeeld en vastgelegd zijn. Op basis hiervan kunnen bijvoorbeeld de frequentie en intensiteit van de controles bij een bedrijf worden aangepast. Daarnaast zou het moment van controle zo vroeg mogelijk in het logistieke proces moeten plaatsvinden. Bij veel bedrijven is dat aan de voorkant, bij de daadwerkelijke inslag van de goederen. Op dat moment is namelijk al rekening gehouden met het douaneproces en is er doorgaans nog geen al te hoge druk voor uitlevering naar klanten.”
Een controle op moment van uitgang vindt Yasar niet wenselijk. “Zeker in een situatie zoals bij ons, waarbij al jaren gewerkt wordt met een pick-to-lightsysteem en zowel vrije als douanegoederen via een geautomatiseerd systeem continue gealloceerd, gepicked, gepacked en gereedgemaakt worden voor verzending naar onze klanten in bijna alle EU-landen. Omdat een controle binnen dit proces nagenoeg ondoenlijk is, willen wij met de douane kijken hoe we dit het beste kunnen opvangen. Want dit geautomatiseerde systeem en proces zijn een resultaat van de douanevergunningen en (ERP-)audits die we destijds van de douane hebben gekregen. Met de komst van DMS 4.1 is dit een van de processen die we compleet opnieuw moeten analyseren om te zien wat wel en wat niet mogelijk is.”

Aangeven in bulk

Hiermee komen we op het punt dat veel bedrijven hun logistieke proces om de gekozen douanevergunning heen hebben gebouwd. Als je douaneaangifte verandert, kan dit ingrijpende gevolgen voor je supply chain hebben. “Bijna alle logistieke processen in ons distributiecentrum zijn ontwikkeld op basis van onze douanevergunningen”, legt Yasar uit. “Deze bepalen de voorwaarden waar je je als bedrijf aan moet houden voor de douaneprocessen en de vereenvoudigingen daarvan. Bij ons gaat het dan voornamelijk om het registeren van alle transacties om zo de GPA te kunnen genereren. Hiervoor hebben wij allerlei complexe maatwerkoplossingen geïmplementeerd tussen verschillende interne en externe systemen. De complexiteit zit hem vooral in het aantal en soort transacties die door de verschillende systemen aan elkaar worden gekoppeld en het onderhouden daarvan. De overgang naar DMS 4.1 geeft ons de kans dit proces goed te analyseren en beoordelen, en zo onze supply chain te optimaliseren. Wat hebben wij straks echt nodig en waarom? Het antwoord op deze vragen zal ook bepalen of we voor scenario B of C kiezen. Want die hebben beide hun voor- en nadelen.”
Zo zoekt Herbalife Nutrition momenteel uit of het aangiftemoment voor het in het vrije verkeer brengen van de goederen eerder in de logistieke keten kan plaatsvinden. Yasar: “Door de druk eerder in de supply chain te leggen, proberen we slim om te gaan met het overschakelen naar DMS 4.1. Dan hoeft niemand te rennen achterin de keten. Dus geen aangifte op het moment dat de goederen verstuurd worden, maar tijdens een interne beweging of voorallocatie van de goederen van waaruit deze gepicked worden voor de verzending naar diverse EU-bestemmingen. Een bijkomend voordeel hiervan zou zijn dat we in bulk kunnen aangeven in plaats van op orderniveau. Zo hoeven we veel minder aangiften op te maken en in te dienen, waardoor het aangifteproces overzichtelijker en beter controleerbaar wordt. Het wel of niet mogelijk zijn van deze opties kan ook een rol spelen bij de uiteindelijke beslissing voor welke scenario we kiezen. Bijvoorbeeld omdat er geen (douane)druk meer is aan de achterkant van het logistieke proces. Dan kun je kiezen voor het scenario waarbij je een aanbrengbericht moet indienen maar vrijgesteld bent van de auditfile voorraadverloop zoals in scenario B. Uiteindelijk komt het er dan op neer dat je moet kiezen tussen werken met realtime aanbrengberichten of met een complexe auditfile voorraadverloop.”

Yasar adviseert bedrijven zich echt nu al voor te bereiden op de overgang van AGS naar DMS. “Hou daarbij rekening met budget en begrotingen, denk alvast na over welk scenario het beste past bij jouw bedrijf; je moet immers uiterlijk op 1 juli een keus bekend hebben gemaakt bij de douane. Blijf ook voortdurend in contact met je softwareontwikkelaar en houd de website van de douane in de gaten.”

Over Yasar Cosgun

Yasar Cosgun (39) is senior manager Customs and Trade compliance EMEA bij het distributiecentrum van Herbalife Nutrition Europa in Venray. Hij is daar verantwoordelijk voor alle douanezaken in de EMEA-regio. Het bedrijf is lid van ondernemersvereniging evofenedex en Yasar behartigt namens zijn werkgever de belangen van het bedrijfsleven in de klankbordgroep IIAA DMS 4.0 en 4.1 van het Overleg Douane Bedrijfsleven-IT. “Mijn rol is op kritische wijze te sparren met de douane over de veranderingen die deze wil doorvoeren in 2022, om de impact daarvan zo goed mogelijk in te schatten voor de dagelijkse praktijk bij bedrijven. Dit doe ik door te kijken naar de douaneprocessen bij Herbalife Nutrition en op basis van mijn eerdere ervaringen over douane-entrepot en GPA bij vorige werkgevers.”

Over het bedrijf

Herbalife Nutrition is een Amerikaanse wereldmarktleider in maaltijdvervangende shakes en voedingssupplementen. De producten zijn niet in winkels te koop, maar worden gedistribueerd door onafhankelijke verkopers, Members genoemd. Vanuit Venray verzorgen 260 medewerkers de distributie van de producten naar de Members binnen Europa en distributiecentra wereldwijd. Daarnaast vervult het EDC een expertise- en auditrol op het gebied van douane- en transportzaken en voorraadmanagement voor alle Herbalife Nutrition-vestigingen in de EMEA-regio.
 

Dit artikel is ook verschenen in globe, het vakblad voor internationaal ondernemen van evofenedex.