Digitale transformatie van import- en exportprocessen

Uitdagingen een stap voor zijn

Door middel van digitale transformatie en digitalisering krijg je sneller inzicht in jouw import- en/of exportprocessen en supply chains. Wat gaat goed, waar kan het beter? Veranderingen in vraag en aanbod worden eerder zichtbaar, waardoor je uitdagingen een stap voor kunt zijn door daar op te anticiperen.

Papierloos werken

Het ligt voor de hand, maar digitaliseren omvat ook het wegnemen van papieren documenten uit het proces. Dit kan leiden tot forse besparingen. De douane in binnen- en buitenland en de transportsector zijn hier al langer mee bezig. Denk bijvoorbeeld aan Atlas Zelos van de Duitse douane met een geprognotiseerde besparing van 5 miljoen afgedrukte documenten dankzij het digitaal uitwisselen van documenten (bron: www.zoll.de). Daarnaast hebben veel vervoers-, handels- en douanedocumenten tegenwoordig een digitale opvolger. Alleen de omschrijving in het Codeboek Douane herinnert ons aan hun papieren oorsprong.

Binnen jouw supply chain ligt mogelijk ook een voordeel in papierloos werken. Het digitaal opmaken, delen en bewaren van documenten zorgt niet alleen voor kortere doorlooptijden, maar ook voor minder verstoringen en frustraties door zoekgeraakte papieren en vastgelopen printers. Papierloos werken levert bovendien een bijdrage aan duurzaamheidsdoelstellingen en kan leiden tot serieuze besparingen. Zo heeft een van onze klanten onlangs een papierloos magazijnproces geïmplementeerd. Dit bedrijf bespaart hiermee zo’n 15.000 kilometer papier per jaar. Een stevig fundament onder een businesscase.

Slimme software voorkomt fouten

Kleine fouten sluipen soms eenvoudig in de douaneaangifte. Ze leiden tot onnodige vertraging en soms zelfs tot vervelende gevolgen, zoals opmerkingen of naheffingen vanuit de douane. Niet zelden worden niet-geaccepteerde aangiften gezien als een ergerlijk onderdeel van het werk. Opvallend genoeg wordt het telkens corrigeren van terugkerende fouten daarentegen ook stilzwijgend aanvaard. Met slimme software kun je dit soort fouten in jouw proces en gegevens tijdig opmerken en voorkomen. Het structureel aanpakken van de oorzaak levert tijdwinst op en blijkt vaak eenvoudiger dan gedacht.

Benut digitale potentie

De woorden ‘juist’, ‘tijdig’ en ‘volledig’ zijn bekend in de douanewereld en gelden daar als belangrijk uitgangspunt voor de inhoud van de douaneaangifte en het aangifteproces. Deze drie woorden zijn ook de randvoorwaarden voor het automatiseren van routinematige activiteiten. Het verkrijgen van de benodigde gegevens door middel van digitalisering kan hierbij helpen. Denk bijvoorbeeld aan het tijdig en correct vastleggen en uitwisselen van container- en kentekennummers door middel van scannen ‘aan de poort’ of het ophalen van gewichtsinformatie via integratie met weegsystemen.

Integreer de import- en exportadministratie met jouw supply planning en werkelijke partijconsumptie tijdens de productie. Zorg daarmee voor juiste factuurverklaringen en pas preferentiële regelingen optimaal toe. Een volautomatische douaneaangifte is in veel gevallen geen utopie maar een haalbaar streven. In plaats van je bezig te houden met iedere afzonderlijke aangifte, kun je je concentreren op de uitzonderingen en heb je meer tijd voor andere werkzaamheden.

Waarde toevoegen

In de internationale handel bestaan diverse instrumenten om het beperken van kosten en het vereenvoudigen van processen mogelijk te maken en de handel te bevorderen. Denk hierbij aan bijzondere douaneregelingen, zoals het douane-entrepot of actieve en passieve veredeling. Of anderzijds de handelsverdragen voor het verlagen of zelfs elimineren van invoerrechten. Zeker in deze tijd van supply chain verstoringen, sterk veranderende vraag en aanbod, en krapte op de arbeidsmarkt komt niet iedereen eraan toe de mogelijkheden toe te passen.

Digitaliseren levert gemak en tijdwinst op. Laat jouw import- en exportsysteem voor je werken in plaats van andersom. Zo kom je toe aan de zaken die er toe doen, waar je verstand van hebt en waarmee je vanuit jouw functie en expertise op het gebied van import en export waarde kunt toevoegen en kostenbesparingen kunt realiseren. Je zult dan niet de eerste zijn die van de supply chain directeur hoort dat het een forse inspanning vergt om een ton te kunnen besparen in de logistieke operatie, terwijl jij door de inzet van jouw kennis miljoen(en) euro’s bespaart door het eindelijk kunnen implementeren van een of meerdere van dit soort instrumenten.

Goede voorbereiding essentieel

Wellicht ben je nu geïnspireerd en begin je te denken in kansen en mogelijkheden van digitalisering. Waarom zou je er niet mee beginnen? Hoe zet je jouw wensen om in een plan en voorkom je valkuilen? Bij het digitaliseren van import- en exportprocessen is een goede voorbereiding essentieel. Alleen zo kun je de juiste aanpak kiezen.

Dit artikel is geschreven door Marcel Jetten. Marcel is businessconsultant bij Quinso met ruim 16 jaar IT- en businesservaring in het automatiseren van douane- en supply chain processen. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.

De Dag van de Exportbinnendienst

Tijdens de Dag van de Exportbinnendienst deelt Marcel Jetten zijn ervaringen en spreekt hij over het kiezen van de juiste aanpak bij het digitaliseren van import- en exportprocessen. Dit evenement vindt donderdag 16 juni plaats in Rotterdam, en staat dit jaar in het teken van digitalisering.