Coronavirus: Met rust en focus op impact de crisis door

Wat er precies gedaan kan worden, verschilt volgens Damen per bedrijf. “Maar het belangrijkste is wel dat er rust is. Van ’s ochtends zes uur tot middernacht doorwerken heeft geen zin. De crisis is er namelijk morgen ook nog en zal nog wel even blijven. Dus ontspan, blijf gezond eten en stel bijvoorbeeld een ploegendienst in om de klanten te helpen. Daar hoef je echt niet de hele tijd zelf voor aanwezig te zijn.”

Scheiden van hoofd- en bijzaak in crisistijd

Het gaat er volgens Damen om dat je als directie of managementteam direct begint met het scheiden van de hoofd- en bijzaak. “Belangrijk daarbij is om te focussen om de impact. Kijk waar deze binnen de organisatie het grootste is en denk na wat dat gaat betekenen voor de lange termijn. Scheidt de dagelijkse gang van zaken van beleid richting de toekomst. Vandaag een tekort aan iets los je niet op, maar wie zich richt op de toekomst kan zorgen dat er weer wel voldoende is. Denk na hoe je kunt leveren , produceren en goederen geleverd kunt blijven krijgen. Wellicht via andere kanalen dan gebruikelijk. Laat overleggen ook niet te lang duren en maak een vaste agenda, dat geeft structuur. En leg zo vele mogelijk vast in een logboek. Dat hoeft geen memoires te zijn, maar dat kan achteraf helpen om besluiten terug te vinden. Denk ook na over de post-crisistijd. Dat lijkt zo in de eerste weken nog ver weg, maar dat kan misschien wel sneller zijn dan gedacht.”

De adviezen van Hans Damen op een rij:

1. Zorg voor rust. De crisis gaat langer dan een paar dagen duren. Blijf gezond eten, ga op tijd naar huis, probeer te slapen en ontspannen. Stel indien nodig ploegendiensten in.

2. Focus op de impact. Denk na. Maak een scherpe diagnose. Welke impact heeft de crisis op direct betrokkenen en op de organisatie zelf? Focus daar op. Stel expliciet doelen en prioriteiten, maar giet ze niet in beton.

3. Taken en verantwoordelijkheden. Zorg voor eenhoofdige leiding binnen een heldere hiërarchische structuur. In een crisis is geen tijd voor zelfsturende teams en consensusbesluitvorming. Zorg voor een duidelijke verdeling van rollen, taken en verantwoordelijkheden in het crisisteam. Bewaak de rolverdeling.

4. Scheid en beleid en uitvoering. Voorkom fixatie op een korte termijndoel. Creëer een planningsteam dat zich niet met de waan van vandaag bezighoudt, maar vooruit kijkt naar morgen, volgende week volgende maand. Het team beschouwt scenario’s en ontwikkelt opties.

5. Structureer het overleg. Kies één of twee korte overlegmomenten per dag. Gebruik een vaste agenda voor de bijeenkomst. Bewaak ieders rol in het overleg. Beperk het tijdsbeslag. Beperk de discussie. Vergadering kan door chef of door iemand anders (chef staf) geleid te worden. Zorg voor een ongestoord verloop.

6. Structureer het informatieproces. Zorg voor een snel en zorgvuldig informatieproces wat leidt tot een effectieve beeldvorming. Blijf niet zoeken naar volledige informatie: die bestaat niet. Hou een logboek bij, zodat alle acties, planning en verantwoordelijkheden vanaf de start helder zijn en gevolgd kunnen worden.

7. Communicatie. Zorg voor een actieve en open communicatie naar eigen medewerkers, klanten, bevolking, media. Bepaal zelf wat je wanneer naar buiten brengt. “Geen commentaar” vermijden. Plan je eigen communicatiemomenten. Zeg wat je doet en doe wat je zegt,

8. Effectief en efficiënt gebruik van de middelen. Beperk niet-essentiële processen. Zet medewerkers elders in, denk aan alternatief gebruik van middelen. Gebruik online vergadertools als bijvoorbeeld Zoom en Google Hangouts.

9. Denk nu al na over nazorg. Het komt goed. Begin nu al met nadenken hoe je na hoe je weer naar de normale situatie terug gaat keren.

Hulp bij crisismanagement

Voor verdere vragen over crisismanagement, crisiscommunicatie of logistiek biedt Hans Damen met een aantal gepensioneerde collega’s concrete hulp op deze gebieden. Dit is gratis en vertrouwelijk. Meer informatie tref je aan op www.insparcom.nl. Damen is ook lid van onze Raad van logistieke kennis.