Betrek binnendienst bij keuze Incoterms®-regels

Maar al te vaak is sales niet goed op de hoogte van wat de gevolgen zijn van de keuze van een bepaalde ICC Incoterms® 2020-regel en welke risico’s daarmee gepaard gaan. Dit wordt ook niet van hen verwacht, zij moeten immers verkopen en de klant tevreden stellen. De binnendienst daarentegen, voert dagelijks uit wat sales afspreekt en weet daarom heel goed wat in de praktijk wel en niet uitvoerbaar is. Als beide afdelingen niet goed met elkaar communiceren, ontstaan vaak problemen.

Om deze situatie te voorkomen is het belangrijk dat sales goed beseft wat er fout kan gaan als zij voor een verkeerde Incoterms®-regel kiest. Zorg er daarom als exportmanager voor dat je de binnendienstafdeling tijdig bij het verkoopproces betrekt. Hiermee voorkom je dat je een Incoterms®-regel in je verkoopovereenkomst opneemt, die in de praktijk niet uitvoerbaar is. Bijvoorbeeld als je onder de Incoterms®-regel Delivered Duty Paid (DDP) wilt leveren aan een klant in Rusland, dan verbiedt Russische wetgeving dat de inklaring en betaling van invoerrechten en btw aan de douane wordt gedaan door/in opdracht van een buitenlandse partij. Volgens Russische wetgeving mogen alleen Russische ingezetenen dit doen.

Onvoorziene kosten en risico’s

Nog te vaak kiest sales een Incoterms®-regel uit gewoonte of omdat de klant het zo wil, zonder zich af te vragen wat dit voor gevolgen heeft voor de eigen organisatie. Er is dan geen sprake van een bewuste keuze en er wordt vooraf geen gedegen risicoafweging gemaakt. Zo is het een misverstand dat je door zo min mogelijk verplichtingen op je te nemen weinig risico’s loopt. Een goed voorbeeld hiervan is de Incoterms®-regel ExWorks (EXW). Nog steeds een populaire term bij sales, aangezien daarbij (bijna) alle verantwoordelijkheden bij de buitenlandse koper liggen.

Maar is dit wel zo simpel? Een binnendienstmedewerker zou stellig ‘nee’ zeggen en ook de financiële afdeling zou principieel tegen EXW moeten zijn. Je hebt namelijk geen enkel bewijs van levering buiten Nederland, dus kun je eigenlijk geen nul procent btw op de factuur hanteren. Verder zullen de medewerkers van de afdeling expeditie/logistiek hierbij ook hun bedenkingen hebben, omdat er geen zekerheid is wanneer de goederen worden afgehaald. Om misverstanden achteraf te voorkomen, moet je vooraf een aantal praktische vragen stellen zoals:

• Wie maakt de uitvoeraangifte op?
• Wie gaat er laden?
• Welk btw-tarief hanteren we op de factuur?
• Wanneer komt de koper de goederen afhalen uit ons magazijn en wat doen we als de goederen langer in opslag moeten staan?

Dit zijn belangrijke vragen, die altijd gesteld en beantwoord zouden moeten worden voordat de deal gesloten wordt. Anders liggen onvoorziene kosten en risico’s op de loer. Daarom is het zo belangrijk dat sales de input van collega’s van de binnendienst, en ook van de afdelingen financiën, logistiek, productie en juridische zaken, meeneemt bij de keuze van de Incoterms®-regel(s).

Erkenning vanuit directie

Het is van belang dat sales en directie erkennen dat er risico’s zitten aan verkeerd gekozen Incoterms®-regel(s) en dat zij inzien wat er vereist is om tot een verantwoorde keuze te komen. Dit is een belangrijke eerste stap. Daarbij moet niet alleen naar het belang voor de klant en sales worden gekeken, maar ook naar de bedrijfsbelangen. Welke risico’s wil je als bedrijf lopen? De binnendienst vervult hierbij een belangrijke rol, dus betrek deze in een vroeg stadium bij de keuze van de juiste Incoterms®-regel(s) omdat de binnendienstmedewerkers:

• Goed zicht hebben op de interne organisatie;
• Weten welke eisen internationaal ondernemen met zich meebrengt;
• Goed weten wat in de praktijk wel en niet goed uitvoerbaar is.

Vergeet tot slot niet afspraken over de keuze van Incoterms®-regel(s) vast te leggen en deze afspraken in de werkprocessen van de verschillende afdelingen te verankeren. Spreek met alle betrokkenen af dat iedereen in de organisatie zich hieraan moet houden en spreek collega’s erop aan als zij dit niet doen.

Dit artikel is geschreven door Alice Boonstoppel, ledenadviseur Internationaal Ondernemen bij evofenedex. Het artikel is ook verschenen in globe, het vakmagazine voor internationaal ondernemen.

Meer weten? Raadpleeg dan het dossier ICC Incoterms® 2020. Het boek Incoterms® 2020 in de praktijk biedt een goede handleiding bij het bepalen van Incoterms®-regels en het opzetten en monitoren van een doelmatige Incoterms®-policy. evofenedex geeft incompany sparringsessies en trainingen over ICC Incoterms® 2020. Als je nog vragen hebt, neem dan contact op met de ledenadviseurs via +31 (0)79 3467 346 of [email protected]l.